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Come utilizzare lo spazio condiviso del team per gestire i contenuti della tua organizzazione

Gli account di team Dropbox ti consentono di tenere facilmente traccia di tutti i dati e i contenuti della tua organizzazione. Sono progettati per concedere l’accesso agli amministratori, fornendo al contempo alle organizzazioni la sicurezza di cui hanno bisogno.

13 minuti di lettura

Lavorare ovunque ti trovi

Dropbox per aziende è un ottimo modo per condividere contenuti e collaborare con i tuoi colleghi, ma tutte queste attività implicano molti spostamenti di file.

Spazi di lavoro del team e cartelle del team

Sei alla ricerca di un ottimo modo per gestire i dati di proprietà dell'azienda? Vuoi organizzare i contenuti per reparto o funzione? Gli spazi del team gestiti sono la soluzione giusta per te!

Che cosa sono gli spazi del team?

Con Dropbox per aziende, il tuo team condivide uno spazio del team che funziona come un’unità condivisa per l’intero team. Ogni membro del team può accedere a questo spazio e vedere la stessa struttura di cartelle. Questa struttura offre a tutti lo stesso contesto e aiuta il team a rimanere organizzato senza rischiare un sovraccarico di cartelle condivise.

Che aspetto hanno gli spazi del team?

Puoi immaginare lo spazio di lavoro del team come un'alternativa a cartelle condivise o server file di reparto. Se il tuo team di vendita sta pianificando una riunione di revisione trimestrale e ha bisogno di uno spazio per i contenuti utilizzabile da tutti i membri, valuta la possibilità di creare una cartella dedicata all'interno dello spazio di lavoro del team. Tutto ciò di cui avranno bisogno si troverà in un'unica posizione centralizzata.

Qual è il mio ruolo come amministratore di uno spazio di lavoro del team?

Quando si tratta di spazi del team, gli amministratori sono importanti. Essi possono visualizzare, controllare, creare e gestire l'accesso ai contenuti del team. Gli amministratori hanno anche il potere di consentire agli utenti di creare i propri gruppi gestiti dall'utente che possono essere assegnati agli spazi del team. Hai davvero tante opzioni!

Che cos'è una cartella del team?

Nello spazio di lavoro del team sono presenti cartelle condivisibili con persone diverse, inclusi i membri del team e altre persone che invece non ne fanno parte. Puoi visualizzare o modificare le cartelle; tuttavia potresti non avere accesso ad alcuni dei contenuti di una specifica cartella.

Che differenza c’è tra cartelle personali e del team?

Ogni utente dispone di due diversi tipi di cartelle.

Cartelle del team

  • Tutti possono creare cartelle del team per impostazione predefinita, ma gli amministratori possono gestire tale autorizzazione

  • Le cartelle del team possono essere condivise con tutto il team, determinati gruppi o singoli individui

  • All’interno di una cartella del team, ogni file o sottocartella può essere condiviso con un diverso gruppo di persone

  • Gli amministratori possono scegliere di consentire ad altri di visualizzare o modificare i file di una cartella del team, o bloccarne completamente l’accesso

  • I membri del team possono creare sottocartelle all’interno delle cartelle del team, se dispongono delle autorizzazioni di modifica

Cartelle personali

  • Una cartella personale è uno spazio privato dell’utente. Tuttavia, l’utente può scegliere di condividere i file nella sua cartella personale con altri membri del team. In qualità di amministratore degli account del team Dropbox, puoi visualizzare i file nella cartella personale di un utente facendo il login come membro

Chi usa le cartelle del team?

Spesso gli spazi del team sono organizzati attorno a funzioni o reparti all'interno di un'azienda, che forniscono ai team uno spazio dedicato per i loro file.

Tuttavia, solo perché tutti i membri del team vedono la stessa struttura di cartelle nello spazio di lavoro condiviso, non significa che tutti possono vedere tutti i contenuti all'interno delle cartelle. Qualsiasi utente Dropbox del team può aggiungere o rimuovere chiunque da qualsiasi cartella che può modificare.

Dove sono le cartelle del team?

Il primo livello è quello in cui si trova la prima serie di cartelle, che poi contengono le sottocartelle. Le cartelle di primo livello sono visibili nella sezione Tutti ifile dell’account su dropbox.com.

Per i membri del team, ciò include le cartelle di primo livello e la cartella personale. Gli amministratori controllano chi può modificare le cartelle del team al primo livello. I membri del team con accesso in modifica al primo livello di uno spazio di lavoro possono convertire una cartella condivisa nel loro spazio personale in una cartella del team. Scopri come creare una cartella del team al primo livello.

Con un piccolo gesto si può fare molto

Creare una cartella del team e organizzare gli spazi di lavoro è semplice. Vuoi sapere come si fa? Continua a leggere per scoprire di più su spazi di lavoro e cartelle del team.

Spazio del team

Dropbox è organizzato come uno spazio di lavoro condiviso. Tutti i membri del team possono vedere la stessa struttura di cartelle e possono personalizzare l’accesso. Se puoi modificare una cartella nello spazio di lavoro condiviso, significa che puoi anche aggiungere o rimuovere utenti.

Cartelle del team

As an admin, you can organize the folder structure in the team space.

To create a top-level folder in the team space:

  1. Open your admin console.

  2. Under Products, click the dropdown to the left of Dropbox.

  3. Click Content.

  4. Click Create team folder.

From there, you can choose if you want everyone on your team to have access to this folder or only specific members. Certain types of admins can also manage membership of any shared content from the content manager too.

And if you create or move a shared folder in a team space, other members of the team can access it too.

Accedi come uno dei membri del tuo team

Stai cercando un altro modo per gestire i dati aziendali? Puoi dare un’occhiata ad altri account se accedi come membro. Quando utilizzi questa funzionalità, puoi intraprendere qualsiasi azione che gli utenti possono compiere nel proprio account.

Può essere d'aiuto quando è necessario effettuare l'onboarding o aiutare a configurare un nuovo membro del team, risolvere problemi o mantenere in movimento i progetti se un membro del team è assente.

Monitorare le attività del team Dropbox

La pagina Attività nella Console amministratore consente di monitorare l’attività degli utenti. Da questa visualizzazione puoi monitorare il modo in cui i dati vengono condivisi sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione.

Gli account di team Dropbox registrano tutte le azioni di condivisione, consentendoti di vedere:

  • Chi crea le cartelle o i link condivisi

  • Chi partecipa a cartelle condivise

  • Le modifiche apportate a tali cartelle

  • Le modifiche alle autorizzazioni dei link condivisi

  • Chi condivide i documenti di Paper

Se vuoi vedere un’attività più dettagliata all’interno del tuo team, puoi anche visualizzare l’attività di condivisione del team.

Desideri avere ulteriori informazioni? Gli account di team Dropbox ti consentono di integrare app di terze parti per un monitoraggio più completo, come le informazioni sulla sicurezza e il software di gestione degli eventi.

Guarda video su come gestire i tuoi dati

Dai un'occhiata a queste esercitazioni per scoprire di più su come gestire i dati.

Creazione di una cartella del team

Le cartelle del team rappresentano un modo perfetto per gestire i contenuti del team e la loro configurazione è molto semplice.

Gestione dello spazio di lavoro condiviso

Se il tuo account Dropbox utilizza uno spazio di lavoro del team condiviso, puoi visualizzare, controllare, creare e gestire l’accesso ai contenuti del team dalla pagina Contenuti.

Esaminare l'attività di un team

Se hai bisogno di monitorare un’azione o un utente specifici, la creazione di un rapporto sulle attività può aiutarti a tenere sotto controllo ciò che accade con i dati del tuo team.

Rivedere l'attività degli utenti della cartella condivisa

Tieni d'occhio cosa succede all'interno delle cartelle condivise.

Review shared folder user activity - Start at your home base

Inizia dalla tua home base

Poiché si tratta di un’azione da amministratore, inizia dalla console amministratore. Da lì, fai clic su Attività: vedrai un modulo nella parte superiore dello schermo.

Domande frequenti

Hai una domanda su come tenere traccia dei dati? Probabilmente abbiamo una risposta. Se hai una domanda che non è elencata qui, consulta il nostro Centro assistenza per visualizzare ulteriori risposte.

Qual è la differenza tra una cartella del team e una cartella condivisa?

Le cartelle condivise sono cartelle gestite dagli utenti e possono essere condivise con persone esterne al team (se il tuo amministratore lo consente). Nello spazio di lavoro del team sono presenti cartelle condivisibili con persone diverse, inclusi i membri del team e altre persone che invece non ne fanno parte.

Come posso eliminare o archiviare una cartella del team?

Solo gli amministratori possono archiviare le cartelle del team. Vai alla Console amministratore, fai clic su Contenuti e poi sull’icona dell’ingranaggio accanto alla cartella che desideri modificare. Dal menu a discesa, fai clic su Archivia.

C'è un limite al numero di collaboratori che possono accedere a una cartella del team?

C'è, ed è in atto per assicurarsi che le cartelle siano ancora sincronizzate correttamente. Se raggiungi il limite, puoi rimuovere membri o riorganizzare le cartelle del team per risolvere il problema.