Come posso gestire l’accesso del mio team a Dropbox?
Non importa quanto sia grande il tuo team: in qualità di amministratore di team hai a disposizione molte opzioni per gestire l’accesso a Dropbox.
13 minuti di lettura
Gestione semplificata
Sia che tu stia aggiungendo o rimuovendo dei membri nel tuo team, Dropbox Business semplifica la gestione degli utenti.
Gestione dei membri vs. gruppi
Se hai un team numeroso, creare gruppi personalizzati è un ottimo modo per organizzare i vari membri. Dalla Console amministratore puoi gestire le autorizzazioni in modo tale che l'accesso per ogni file sia disponibile solo per le persone idonee, sia a livello individuale che di gruppo.
Conosci i tuoi tipi di gruppi
Esistono due tipi di gruppi che puoi utilizzare:
I gruppi gestiti dall’azienda possono essere creati solo dagli amministratori. I membri del team non possono unirsi o lasciare volontariamente questi gruppi.
I gruppi gestiti dagli utenti sono attivati per impostazione predefinita e possono essere creati dagli amministratori e dai membri del team. Le persone possono richiedere di unirsi o lasciare volontariamente questi gruppi. Sia gli amministratori che i gestori di gruppo possono aggiungere o rimuovere membri da un gruppo.
Gli amministratori possono disattivare i gruppi gestiti dagli utenti tramite la console amministratore o trasformarli in gruppi gestiti dall’azienda quando desiderano assumerne il controllo.
Gestire i membri
Al momento di gestire i membri del tuo account di team Dropbox, hai a disposizione diversi controlli.
Puoi:
Reimpostare le password.
Sospendere o eliminare membri.
Visualizzare i registri delle attività individuali. Per eseguire questa operazione, fai clic su Membri nella Console amministratore.
Visualizza le attività degli utenti
In qualità di amministratore, il registro delle attività è il tuo nuovo migliore amico. Da qui, puoi vedere cosa accade a tutti i membri sul tuo account. Puoi scoprire, ad esempio, quando e con chi i membri condividono cosa, quando accedono ai loro account o modificano la password e quando collegano app di terze parti o nuovi dispositivi. Inoltre, ti consente di sapere quando un utente viene aggiunto o rimosso dal team.
Per accedere ai registri delle attività, fai clic su Attività nella Console amministratore.
Rivedi l’accesso dei membri con i report
Quando gestisci l’accesso all’interno di un team, i report possono aiutarti a vedere a cosa possono accedere i membri e dove potrebbe essere necessario intervenire.
Usa un:
Report sull’accesso dei membri per visualizzare a quali cartelle può accedere un membro specifico.
Report sui dati dei membri per esaminare l’utilizzo, i limiti di archiviazione e l’accesso ai file di ciascun membro.
Report sullo spazio di archiviazione del team per vedere cosa sta utilizzando lo spazio di archiviazione nelle cartelle del team, in quelle condivise e in quelle dei membri.
Report sulle cartelle del team per esaminare i dettagli di archiviazione e accesso per le cartelle e le sottocartelle del team, compresi i contenuti attivi e quelli archiviati.
Report sulle cartelle condivise per esaminare i dettagli di archiviazione, accesso e condivisione per le cartelle condivise, indicando anche se le cartelle sono interne, esterne od orfane.
Nota. Gli strumenti e i report sullo spazio di archiviazione a tua disposizione dipendono dal tuo ruolo di amministratore e dal piano per team.
Gestiscono i gruppi
Con i gruppi puoi creare elenchi di persone che devono avere accesso agli stessi file e cartelle. È una funzione particolarmente utile se desideri organizzare i membri del team per reparto o funzione.
Un altro vantaggio è che puoi condividere le cartelle con l’intero gruppo istantaneamente e decidere se concedere al gruppo l’accesso in modifica o in sola visualizzazione.
Per creare e modificare i gruppi, fai clic su Gruppi nella console amministratore.
Conosci i tuoi tipi di gruppi
Esistono due tipi di gruppi che puoi utilizzare:
I gruppi gestiti dall’azienda possono essere creati solo dagli amministratori. I membri del team non possono unirsi o lasciare volontariamente questi gruppi.
I gruppi gestiti dagli utenti sono attivati per impostazione predefinita e possono essere creati dagli amministratori e dai membri del team. Le persone possono richiedere di unirsi o lasciare volontariamente questi gruppi. Sia gli amministratori che i gestori di gruppo possono aggiungere o rimuovere membri da un gruppo.
Gli amministratori possono disattivare i gruppi gestiti dagli utenti tramite la console amministratore o trasformarli in gruppi gestiti dall’azienda quando desiderano assumerne il controllo.
Gestire i membri
Al momento di gestire i membri del tuo account di team Dropbox, hai a disposizione diversi controlli.
Puoi:
Reimpostare le password.
Sospendere o eliminare membri.
Visualizzare i registri delle attività individuali. Per eseguire questa operazione, fai clic su Membri nella Console amministratore.
Visualizza le attività degli utenti
In qualità di amministratore, il registro delle attività è il tuo nuovo migliore amico. Da qui, puoi vedere cosa accade a tutti i membri sul tuo account. Puoi scoprire, ad esempio, quando e con chi i membri condividono cosa, quando accedono ai loro account o modificano la password e quando collegano app di terze parti o nuovi dispositivi. Inoltre, ti consente di sapere quando un utente viene aggiunto o rimosso dal team.
Per accedere ai registri delle attività, fai clic su Attività nella Console amministratore.
Rivedi l’accesso dei membri con i report
Quando gestisci l’accesso all’interno di un team, i report possono aiutarti a vedere a cosa possono accedere i membri e dove potrebbe essere necessario intervenire.
Usa un:
Report sull’accesso dei membri per visualizzare a quali cartelle può accedere un membro specifico.
Report sui dati dei membri per esaminare l’utilizzo, i limiti di archiviazione e l’accesso ai file di ciascun membro.
Report sullo spazio di archiviazione del team per vedere cosa sta utilizzando lo spazio di archiviazione nelle cartelle del team, in quelle condivise e in quelle dei membri.
Report sulle cartelle del team per esaminare i dettagli di archiviazione e accesso per le cartelle e le sottocartelle del team, compresi i contenuti attivi e quelli archiviati.
Report sulle cartelle condivise per esaminare i dettagli di archiviazione, accesso e condivisione per le cartelle condivise, indicando anche se le cartelle sono interne, esterne od orfane.
Nota. Gli strumenti e i report sullo spazio di archiviazione a tua disposizione dipendono dal tuo ruolo di amministratore e dal piano per team.
Gestiscono i gruppi
Con i gruppi puoi creare elenchi di persone che devono avere accesso agli stessi file e cartelle. È una funzione particolarmente utile se desideri organizzare i membri del team per reparto o funzione.
Un altro vantaggio è che puoi condividere le cartelle con l’intero gruppo istantaneamente e decidere se concedere al gruppo l’accesso in modifica o in sola visualizzazione.
Per creare e modificare i gruppi, fai clic su Gruppi nella console amministratore.
Conosci i tuoi tipi di gruppi
Esistono due tipi di gruppi che puoi utilizzare:
I gruppi gestiti dall’azienda possono essere creati solo dagli amministratori. I membri del team non possono unirsi o lasciare volontariamente questi gruppi.
I gruppi gestiti dagli utenti sono attivati per impostazione predefinita e possono essere creati dagli amministratori e dai membri del team. Le persone possono richiedere di unirsi o lasciare volontariamente questi gruppi. Sia gli amministratori che i gestori di gruppo possono aggiungere o rimuovere membri da un gruppo.
Gli amministratori possono disattivare i gruppi gestiti dagli utenti tramite la console amministratore o trasformarli in gruppi gestiti dall’azienda quando desiderano assumerne il controllo.
Arruolamento di tutti i membri
Utilizzi Active Directory? Fantastico! Puoi utilizzare il Connettore AD Dropbox per eseguire facilmente il provisioning, il de-provisioning e la gestione di utenti e gruppi in Dropbox.
Nota: il Connettore AD Dropbox è disponibile per i team Dropbox con un piano Advanced o Enterprise.
Le modifiche al tuo Connettore AD si riflettono in Dropbox, ma non alterano alcun file o contenuto nel tuo account. Si tratta della cosiddetta sincronizzazione unidirezionale.
Consiglio: imposta una sincronizzazione utente e una sincronizzazione di gruppo separata quando configuri l’AD con Dropbox. Ciò ti offrirà una maggiore flessibilità nell’esecuzione del provisioning degli utenti.
Oltre al connettore AD, Dropbox offre molti modi per eseguire il provisioning degli utenti, ad esempio la Console amministratore e la gestione IAM/IDP. Scegli la soluzione migliore per te, ma ricorda che alcuni di questi metodi richiedono anche alcune conoscenze tecniche.
Identificati
Se stai già utilizzando un provider di gestione dell'identità o desideri mantenere la tua Active Directory complessa e con più foreste, puoi collegarli al tuo account Dropbox.
Gestori delle identità (IDM)
La gestione delle identità offre agli amministratori una solida serie di strumenti progettati per semplificare le operazioni del ciclo di vita degli utenti, tra cui la creazione e la rimozione degli account Dropbox.
Il Single sign-on (SSO) è disponibile per i team Dropbox con un piano Advanced o Enterprise.
L’SSO consente al tuo team di accedere a Dropbox con un provider di identità centralizzato. Ciò semplifica la vita dei tuoi utenti e permette loro di dover ricordare una password in meno. Se stai già utilizzando un provider di identità di cui ti fidi e supportato da Dropbox, configurarlo è facile. Se gestisci l’SSO anche con il tuo Cloud IDM, puoi controllare facilmente tutto con il tuo provider IDM.
Sospensione utente e pulizia remota
Esistono due metodi per rimuovere l’accesso di un utente al tuo team Dropbox, entrambi accessibili tramite la console amministratore.
Sospensione degli utenti
Sospendere un utente significa che perde immediatamente l’accesso al proprio account di team Dropbox e ai documenti di Paper. Solo un amministratore può rimuovere la sospensione.
Sospendere un account non libera una licenza né elimina alcun file. L’account esiste ancora, il che significa che sta ancora utilizzando quella licenza. Per liberare la licenza, devi eliminare l’account.
Pulizia remota
La cancellazione remota consente di eliminare un account di team Dropbox dai dispositivi collegati di un membro del team. Grazie a questa funzionalità, puoi eliminare i dati da un dispositivo anche se il membro del team lo smarrisce.
Una volta scollegato un dispositivo e utilizzata la pulizia remota, quel dispositivo interromperà immediatamente la sincronizzazione.
Ripristina utente eliminato
Hai rimosso per errore un membro del team? Non volevi cancellare qualcuno? Nessun problema.
Il ripristino di un membro riattiva l'account con gli stessi file e autorizzazioni, quindi l'account torna esattamente come prima dell'eliminazione.
È come se nulla fosse accaduto.
Nota: gli amministratori di team e di gestione utenti possono ripristinare gli utenti eliminati.
Come unire dei team Dropbox
Se nella tua organizzazione ci sono più team Dropbox Business o se stai lavorando a stretto contatto con un altro team, potrebbe rivelarsi utile unire tutti i team in uno unico.
Come aggiungere utenti Dropbox esistenti al tuo team
Invita il membro del team come faresti con qualsiasi nuovo membro. Se sceglie di unirsi al team, dovrà decidere cosa vuole fare con i file esistenti: unirli all’account del team Dropbox o creare un account Dropbox personale separato.
Inoltre, ricorda che se quel membro del team fa parte di un team Dropbox esistente, non può unirsi a un secondo team (utilizzando lo stesso indirizzo email).
