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Comment partager mes documents et collaborer avec mon équipe ?

Un compte d’équipe Dropbox peut vous aider, mais aussi aider vos collègues et clients, à collaborer et à suivre de près chaque projet, le tout sans avoir à vous inquiéter de la taille de vos fichiers, des conflits de versions et des commentaires supprimés. La collaboration atteint ainsi un niveau de simplicité inégalé.

10 minutes de lecture

Une nouvelle façon de travailler ensemble

Travailler avec les membres de votre équipe sur des projets est encore plus simple et amusant.

Organisez vos fichiers et vos dossiers

Quelle que soit votre façon de travailler, Dropbox vous aide à organiser vos fichiers à l’aide de différents types de dossiers et d’options de collaboration.

Chaque option a ses avantages. Tout dépend de ce que vous voulez faire.

Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur le transfert et le téléchargement de fichiers.

Dossiers privés

Un dossier privé est un dossier simple, bleu, sans icône. Un dossier privé fonctionne comme n’importe quel autre dossier : vous pouvez le déplacer, le renommer, y ajouter du contenu ou le supprimer.

Remarque : le contenu d’un dossier privé de votre compte d’équipe Dropbox n’est accessible qu’à vous (et à vos administrateurs d’équipe). Si vous invitez quelqu’un dans ce dossier, il n’est plus privé.

Dossiers partagés

Les dossiers partagés sont associés à une icône représentant des utilisateurs.

En partageant vos dossiers, vous permettez aux autres de réviser et modifier vos fichiers. Tous les collaborateurs doivent posséder un compte Dropbox pour modifier ou réviser vos fichiers. Les personnes qui ont accès à vos dossiers partagés peuvent consulter chacun des fichiers ou des images qu’ils contiennent.

Vous pouvez également renommer un dossier partagé, le changement de nom ne sera visible que par vous. Le nouveau nom n’apparaîtra pas dans les comptes Dropbox des autres membres du dossier partagé.
De cette façon, si vous recevez une invitation de dossier partagé pour « Ventes », mais que vous avez déjà deux autres dossiers sous ce nom, vous pouvez le changer en « Ventes du Midwest » sans causer de confusion à quiconque.

Cependant, si vous renommez un sous-dossier, le changement de nom se répercutera sur tout le monde.

Regardez ce didacticiel pour découvrir comment partager des fichiers et dossiers dans Dropbox.

Dossiers d’équipe

Les dossiers d’équipe sont configurés par les administrateurs informatiques et contiennent généralement des fichiers gérés par une entreprise. Ils sont semblables à des dossiers partagés, à ceci près que l’administrateur de l’équipe peut en gérer l’accès.

Comment savoir s’il s’agit d’un dossier d’équipe ? Il y a un symbole de deux bâtiments sur le dossier.

Espaces d’équipe

Les espaces d’équipe sont des espaces de travail partagés auxquels tous les membres d’une équipe ont accès. Ils fonctionnent comme un lecteur partagé par une même équipe, ce qui signifie que leur structure est la même pour tous les membres de l’équipe.

Cela ne signifie pas pour autant que tous les membres de l’équipe ont accès à tous les fichiers dans ces dossiers. Chaque membre peut ajouter ou supprimer des utilisateurs dans les dossiers qu’il a le droit de modifier.

Groupes

Les membres d’une équipe peuvent créer des groupes gérés par les utilisateurs si leur administrateur les y autorise :

  1. Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.

  2. Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).

  3. Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.

  4. Cliquez sur Créer un groupe.

  5. Attribuez un nom au groupe.

    • Remarque : ce nom sera visible par tous les membres du groupe, qui l’utiliseront pour inviter le groupe à rejoindre de nouveaux dossiers partagés. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.

  6. Cliquez sur Créer.

Découvrez comment ajouter et supprimer des membres d’un groupe.

Avec Dropbox, vous pouvez choisir la façon de partager vos fichiers et dossiers les plus importants.

Si vous souhaitez que votre équipe vous fasse part de ses commentaires sur votre travail, vous pouvez lui accorder l’accès en écriture à votre dossier partagé. Si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes modifient votre travail, vous pouvez partager des liens, ce qui leur donnera un accès en lecture seule.

Vous n’avez jamais à vous inquiéter pour la sécurité de vos fichiers. Vous pouvez partager des fichiers en toute sécurité en autorisant uniquement certaines personnes à accéder à votre fichier. Seules les personnes que vous invitez peuvent accéder à vos fichiers et dossiers. Si une personne qui n’a pas été invitée reçoit le lien, elle ne peut pas l’ouvrir.

Plusieurs options s’offrent donc à vous pour partager vos documents en définissant vos propre règles.

Partage d’un fichier ou d’un dossier depuis dropbox.com

  1. Connectez-vous au site dropbox.com.

  2. Pointez sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Partager.

    • Remarque : vous pouvez afficher les pages d’un document, faire défiler une vidéo ou parcourir le contenu d’un dossier sans l’ouvrir. Pour cela, assurez-vous d’utiliser le mode grille, puis déplacez le curseur horizontalement sur le fichier ou le dossier.

  3. Saisissez l’adresse e-mail, le nom ou le groupe de la ou des personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager, puis cliquez pour les sélectionner parmi les résultats.

    • Remarque : vous pouvez inviter autant de personnes que vous le souhaitez.

  4. Sélectionnez modification autorisée ou lecture seule.

  5. Ajoutez un message si vous le souhaitez.

  6. Cliquez sur Partager le fichier ou Partager le dossier.

La personne ou le groupe recevra un e‑mail avec un lien permettant d’accéder au fichier ou au dossier.

Sécurisez (encore plus) votre compte

Lorsque vous traitez des documents confidentiels ou sensibles, vous avez la possibilité de contrôler l’accès à votre contenu. Vous pouvez définir qui peut consulter votre lien partagé et ajouter des mots de passe ainsi que des dates d’expiration à votre lien.

Afin de contrôler davantage l’accès à vos fichiers partagés, il vous est également possible de saisir les personnes à qui vous désirez accorder l’accès. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager sur dropbox.com, sur l’application de bureau ou sur le badge de n’importe quel fichier Microsoft Office enregistré dans votre Dropbox. Saisissez ensuite les adresses e-mail des personnes à qui vous souhaitez accorder l’accès.

Keep it (even more) secure - How do I share and collaborate with my team?

Didacticiels sur le partage et la collaboration

Regardez ces tutoriels pour en savoir plus sur le partage de fichiers et la collaboration.

Partager, c’est mieux (et facile)

L’une des premières choses à faire lorsque vous commencez à collaborer avec un membre de votre équipe, c’est partager un dossier. C’est un excellent moyen de s’assurer que chacun a accès aux documents dont il a besoin et de synchroniser le travail de l’équipe.

Partage de dossiers et configuration des autorisations

Autoriser d’autres utilisateurs à accéder à vos dossiers via Dropbox est une excellente façon de collaborer. Vous voulez savoir comment faire ?

Partage de liens et configuration des autorisations

Si vous voulez que les membres de votre équipe soient les seuls à consulter vos fichiers, vous pouvez partager des liens au lieu de partager des dossiers entiers.

Partager des fichiers dans des dossiers d’équipe

Lorsque vous ajoutez des fichiers dans un dossier d’équipe, ceux-ci sont automatiquement partagés avec l’ensemble des personnes ayant accès au dossier. Il est également facile de partager ces fichiers avec des utilisateurs externes à l’équipe.

Conseils et astuces concernant le partage de contenus

Vous aimeriez savoir comment renommer ou déplacer un dossier partagé ? Ou comment organiser vos dossiers comme vous l’entendez ?

Questions fréquentes

Vous avez une question sur le partage ou la collaboration avec votre équipe ? Nous pouvons probablement y répondre. Si vous avez une question qui n’est pas répertoriée ici, parcourez notre centre d’assistance pour obtenir d’autres réponses.

Est-il possible d’annuler le partage d’un dossier ?

Oui, il est possible d’annuler le partage d’un dossier. Lorsque vous annulez le partage d’un dossier, vous pouvez décider si les membres de l’équipe peuvent conserver une copie du dossier.

Pourquoi mon lien partagé ne fonctionne-t-il plus ?

Plusieurs raisons peuvent empêcher un lien de fonctionner. Par exemple, le lien a peut-être expiré, le propriétaire a peut-être modifié les paramètres du lien, ou vous n’êtes peut-être pas connecté à Dropbox. Les utilisateurs doivent être connectés pour consulter les liens authentifiés.

J’ai ajouté un dossier auquel je n’ai plus besoin d’accéder. Comment m’en débarrasser ?

Rien de plus simple. Tout d’abord, connectez-vous sur dropbox.com et cliquez sur Partagé dans la barre latérale de gauche. Sur la page Dossiers, faites défiler vers le bas jusqu’au dossier en question et cliquez sur les points de suspension (…) figurant à côté du dossier. Ensuite, cliquez sur Supprimer de Dropbox.

Remarque : ne supprimez pas le dossier. N’oubliez pas que toute action que vous effectuez sur un dossier partagé affectera tout le monde dans ce dossier, même la suppression.