Comment partager mes documents et collaborer avec mon équipe ?
Un compte d’équipe Dropbox peut vous aider, mais aussi aider vos collègues et clients, à collaborer et à suivre de près chaque projet, le tout sans avoir à vous inquiéter de la taille de vos fichiers, des conflits de versions et des commentaires supprimés. La collaboration atteint ainsi un niveau de simplicité inégalé.
10 minutes de lecture
Une nouvelle façon de travailler ensemble
Travailler avec les membres de votre équipe sur des projets est encore plus simple et amusant.
Organisez vos fichiers et vos dossiers
Quelle que soit votre façon de travailler, Dropbox vous aide à organiser vos fichiers à l’aide de différents types de dossiers et d’options de collaboration.
Chaque option a ses avantages. Tout dépend de ce que vous voulez faire.
Consultez notre guide vidéo pour savoir comment importer et télécharger des fichiers.
Dossiers privés
Les icônes des dossiers privés s’affichent sans signalétique particulière. Un dossier privé ressemble à n’importe quel autre dossier : vous pouvez le déplacer, le renommer, y ajouter des éléments ou le supprimer.
Remarque : vous seul (et vos administrateurs d’équipe) avez accès au contenu d’un dossier privé de votre compte d’équipe Dropbox.
Si vous invitez quelqu’un à accéder au dossier, il ne s’agit plus d’un dossier privé.
Dossiers partagés
Les dossiers partagés sont associés à une icône représentant des utilisateurs.
En partageant vos dossiers, vous permettez aux autres de réviser et modifier vos fichiers. Tous les collaborateurs doivent posséder un compte Dropbox pour modifier ou réviser vos fichiers. Les personnes qui ont accès à vos dossiers partagés peuvent consulter chacun des fichiers ou des images qu’ils contiennent.
Vous pouvez aussi renommer un dossier partagé. Dans ce cas, ce changement s’applique à vous uniquement. Par conséquent, si vous recevez une invitation à rejoindre un dossier partagé intitulé “Ventes”, mais que vous utilisez déjà deux autres dossiers portant ce nom, vous pouvez le renommer “Ventes France” sans que cela prête à confusion pour les autres membres du dossier.
Toutefois, si vous modifiez un sous-dossier, tout le monde pourra voir ce changement de nom.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le partage de fichiers et de dossiers dans Dropbox, consultez notre tutoriel.
Dossiers d’équipe
Les dossiers d’équipe sont configurés par les administrateurs informatiques et contiennent généralement des fichiers gérés par une entreprise. Ils sont semblables à des dossiers partagés, à ceci près que l’administrateur de l’équipe peut en gérer l’accès. Comment reconnaître un dossier d’équipe ? Ils portent une icône représentant un bâtiment.
Espaces d’équipe
Les espaces d’équipe sont des espaces de travail partagés auxquels tous les membres d’une équipe ont accès. Ils fonctionnent comme un lecteur partagé par une même équipe, ce qui signifie que leur structure est la même pour tous les membres de l’équipe. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que tous les membres ont accès au contenu de tous les dossiers. S’ils sont autorisés à modifier un dossier, les membres de l’équipe peuvent gérer les accès à ce dossier.
Groupes
Les membres d’une équipe peuvent créer des groupes gérés par les utilisateurs si leur administrateur les y autorise :
- Connectez-vous au site dropbox.com.
- Cliquez sur le nom de votre équipe en bas à gauche de l’écran.
- Cliquez sur le bouton situé à côté du nom de votre équipe : Groupes et membres.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Attribuez un nom au groupe.
- Ce nom sera visible par tous les membres de l’équipe. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.
- Cliquez sur Créer un groupe.
Découvrez comment ajouter des membres à un groupe et en supprimer.
Définissez vos propres règles de partage
Avec Dropbox, vous pouvez choisir la manière dont vous voulez partager vos fichiers et dossiers les plus importants.
Si vous voulez que les membres de votre équipe vous donnent leur avis sur votre travail, vous pouvez leur accorder un accès en écriture à votre dossier partagé. Mais si vous ne souhaitez pas qu’ils modifient vos documents, partagez plutôt des liens. De cette façon, ils pourront seulement consulter vos documents.
Par ailleurs, vous n’avez jamais à vous soucier de la sécurité de vos fichiers. Vous pouvez les partager de façon sécurisée en autorisant uniquement certaines personnes à y accéder grâce au "partage authentifié". Cette fonctionnalité oblige les destinataires à se connecter pour consulter vos fichiers et les empêche de les partager avec n’importe qui.
Plusieurs options s’offrent donc à vous pour partager vos documents en définissant vos propre règles.
Sécurisez (encore plus) votre compte
Si vous travaillez avec des documents confidentiels ou des informations sensibles, vous pouvez contrôler la façon dont vos contenus sont consultés. Vous pouvez définir qui peut consulter votre lien partagé et ajouter un mot de passe ou un délai de validité.
Vous pouvez aussi contrôler l’accès à vos fichiers partagés en indiquant le nom des personnes auxquelles vous autorisez l’accès. Pour cela, cliquez sur le bouton Partager sur dropbox.com, dans l’application de bureau ou sur le Badge Dropbox dans n’importe quel fichier Microsoft Office enregistré dans votre Dropbox. Saisissez ensuite l’adresse e‑mail des personnes que vous autorisez à accéder au fichier.
C’est ce que nous appelons le partage authentifié. Le destinataire doit posséder un compte Dropbox et être connecté pour accéder au fichier.
Didacticiels sur le partage et la collaboration
Regardez ces tutoriels pour en savoir plus sur le partage de fichiers et la collaboration.
Partager, c’est mieux (et facile)
L’une des premières choses à faire lorsque vous commencez à collaborer avec un membre de votre équipe, c’est partager un dossier. C’est un excellent moyen de s’assurer que chacun a accès aux documents dont il a besoin et de synchroniser le travail de l’équipe.
Partage de dossiers et configuration des autorisations
Autoriser d’autres utilisateurs à accéder à vos dossiers via Dropbox est une excellente façon de collaborer. Vous voulez savoir comment faire ?
Partage de liens et configuration des autorisations
Si vous voulez que les membres de votre équipe soient les seuls à consulter vos fichiers, vous pouvez partager des liens au lieu de partager des dossiers entiers.
Partager des fichiers dans des dossiers d’équipe
Lorsque vous ajoutez des fichiers dans un dossier d’équipe, ceux-ci sont automatiquement partagés avec l’ensemble des personnes ayant accès au dossier. Il est également facile de partager ces fichiers avec des utilisateurs externes à l’équipe.
Conseils et astuces concernant le partage de contenus
Vous aimeriez savoir comment renommer ou déplacer un dossier partagé ? Ou comment organiser vos dossiers comme vous l’entendez ?
Questions fréquentes
Une question sur le partage et la collaboration avec votre équipe ? Nous avons sûrement la réponse. Si votre question n’est pas répertoriée ici, consultez la page help.dropbox.com sur laquelle vous trouverez d’autres réponses.
Est-il possible d’annuler le partage d’un dossier ?
Oui, il est possible d’annuler le partage d’un dossier. Lorsque vous annulez le partage d’un dossier, vous pouvez décider si les membres de l’équipe peuvent conserver une copie du dossier.
Mon lien partagé ne fonctionne plus. Pour quelle raison ?
Un lien peut ne plus fonctionner pour plusieurs raisons. Par exemple, le lien peut avoir expiré, le propriétaire peut avoir modifié les paramètres du lien ou vous n’êtes peut-être pas connecté à Dropbox. Les destinataires des liens authentifiés doivent être connectés à un compte Dropbox pour y avoir accès.
J’ai ajouté un dossier auquel je n’ai plus besoin d’accéder. Comment m’en débarrasser ?
Rien de plus simple. Tout d’abord, connectez-vous à votre compte sur dropbox.com et sélectionnez Partagés dans la barre latérale de gauche. Dans l’onglet Dossiers , faites défiler l’écran jusqu’au dossier en question, puis cliquez sur l’icône représentant trois points (⋯) à côté du dossier. Cliquez ensuite sur Supprimer de Dropbox .
Ne supprimez pas le dossier ! N’oubliez pas que toutes les actions que vous effectuez sur un dossier partagé auront une incidence pour tous les autres utilisateurs de ce dossier, y compris sa suppression.
Partagez du contenu à partir de l’Explorateur de fichiers ou du Finder
La procédure de partage depuis votre ordinateur est très simple également. Faites simplement un clic droit sur le dossier, puis cliquez sur Partager .
Partagez des contenus sur dropbox.com
Cela fonctionne de la même façon sur dropbox.com. Déplacez le curseur sur le fichier à partager, puis cliquez sur le bouton Partager situé à droite.
Ajoutez un dossier qu’un autre utilisateur a partagé avec vous
Si un utilisateur vous invite à rejoindre un dossier partagé, vous recevez une invitation par e‑mail et une notification dans la zone de notification ou la barre des menus.
Ajouter le dossier
Ajoutez le dossier à votre compte Dropbox pour commencer à collaborer avec votre équipe.