Comment définir des autorisations de partage pour toute l’équipe ?

Définir des contrôles d’accès précis pour les autorisations de votre équipe est un excellent moyen de tirer le meilleur parti de votre compte d’équipe Dropbox. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment gérer les autorisations afin de vous assurer que seules les bonnes personnes peuvent accéder aux fichiers appropriés dans Dropbox, à la fois au niveau de l’utilisateur et du groupe personnalisé.

10 minutes de lecture

Autorisations de partage pour l’équipe

La configuration d’autorisations de partage à l’échelle d’une équipe est essentielle pour tout administrateur. À vous de voir si vous souhaitez que les utilisateurs puissent ou non partager des fichiers et dossiers avec des personnes extérieures à l’équipe.

Il est important d’identifier les besoins de l’équipe avant d’accorder des autorisations. Les membres de l’équipe échangent-ils des fichiers avec des clients pour examen et approbation ? Si oui, des restrictions de partage avec l’extérieur risquent de ralentir l’avancement des projets.

Conseil : les autorisations ne sont pas rétroactives ! Si vous modifiez les autorisations de partage pour limiter le partage externe, les fichiers, dossiers et liens précédemment partagés avec des personnes extérieures à l’entreprise ne seront pas affectés par cette modification.

Autorisations pour les dossiers partagés

Les dossiers partagés sont parfaits pour les groupes de personnes qui travaillent ensemble et collaborent sur les mêmes fichiers. Un utilisateur qui est propriétaire d’un dossier partagé peut modifier les autorisations de partage du dossier, ce qui lui permet de travailler avec plus de souplesse. N’oubliez pas que n’importe quel utilisateur peut posséder un dossier partagé et en définir les autorisations. Ceci n’est pas réservé aux administrateurs.

Si vous êtes le propriétaire du dossier partagé

Si vous créez un dossier partagé, cela signifie que vous en êtes le propriétaire (à moins qu’il n’ait été créé dans un dossier d’équipe). Les propriétaires sont autorisés à effectuer les opérations suivantes :

Afficher le contenu du dossier
Afficher les membres des dossiers partagés et leurs droits d’accès
Inviter ou supprimer des membres, et leur envoyer un e‑mail
Changer les droits d’accès des membres
Quitter un dossier ou annuler son partage
Définir qui peut être invité et qui peut gérer le dossier
Définir un autre membre comme propriétaire

Si vous avez une autorisation de modification

Par défaut, les membres d’un dossier partagé bénéficient d’une autorisation de modification. Les éditeurs sont autorisés à effectuer les opération suivantes:

Afficher le contenu du dossier
Afficher les membres des dossiers partagés et leurs droits d’accès
Inviter et supprimer des membres (à l’exception du propriétaire)
Quitter le dossier
Envoyer un e-mail aux membres
Modifier le contenu du dossier
Changer les droits d’accès des membres

Si vous disposez d’une autorisation de lecture seule

Les lecteurs peuvent:

Afficher le contenu du dossier
Afficher les membres du dossier partagé et leurs droits
Quitter le dossier
Envoyer un e-mail aux membres

Si vous disposez d’autorisations de lecture seule, une petite icône représentant un cadenas est affichée sur le dossier partagé.

Autorisations relatives aux liens partagés

Si vous souhaitez partager l’accès à un fichier, vous pouvez également le faire via un lien.

Il existe des liens spécifiques pour la modification et des liens spécifiques pour la consultation, ce qui facilite la gestion de l’accès aux documents et dossiers partagés.

Les administrateurs disposent d’une visibilité et d’un contrôle sur les liens partagés grâce à des outils tels que le journal d’activité et le rapport Visibilité du partage en externe.

En tant qu’administrateur, vous pouvez contrôler les liens partagés par les membres de votre équipe avec des utilisateurs externes depuis l’interface d’administration.

Lorsque les liens partagés sont définis sur Membres uniquement, ils ne sont accessibles qu’aux membres. Les personnes extérieures à votre équipe ne pourront pas ouvrir ces liens.
Ce paramètre s’applique également aux liens qui ont été partagés précédemment. Toute personne extérieure à votre équipe qui y avait accès auparavant ne pourra plus les consulter. Seuls les membres conserveront l’accès.

Pour gérer les paramètres de vos autorisations de partage :

Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale de gauche.
Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à gauche de Dropbox.
Cliquez sur Paramètres.
Consultez et gérez vos paramètres sur la page Partage externe.

Questions fréquentes

Vous avez une question sur les autorisations à l’échelle de l’équipe ? Nous pouvons probablement y répondre. Si vous avez une question qui n’est pas répertoriée ici, consultez notre centre d’assistance pour obtenir d’autres réponses.

Mon lien partagé ne fonctionne plus. Pour quelle raison ?

Le mauvais fonctionnement d’un lien partagé peut avoir différentes causes. Vérifiez si le lien a été désactivé ou si son délai de validité a expiré. Demandez aussi aux administrateurs si l’un d’entre eux a modifié les paramètres de partage pour l’équipe.

Pourquoi mon dossier partagé ne se synchronise-t-il plus ?

Il se peut que le dossier ne soit pas correctement partagé entre les collaborateurs. Connectez-vous sur dropbox.com et cliquez sur l’onglet Partagé. Si le dossier indique Vous n’avez pas rejoint ce dossier, cela signifie que vous ne l’avez pas encore ajouté à votre Dropbox. Il vous suffit de cliquer sur Rejoindre pour le synchroniser avec votre Dropbox.

Si je rejoins un dossier partagé, les fichiers de ce dossier seront-ils comptabilisés dans mon espace de stockage ?

Oui, à moins que tous les membres du dossier appartiennent au même compte d’équipe Dropbox. Dans ce cas, le dossier partagé ne sera comptabilisé qu’une fois dans l’espace de stockage partagé par l’équipe.