Par où commencer en tant qu’administrateur Dropbox ?
Commencez à configurer votre compte d’équipe Dropbox en suivant ces étapes !
11 minutes de lecture
Simplifiez le déploiement
En tant qu’administrateur Dropbox Business, vous êtes responsable de tâches essentielles, telles que la configuration des comptes de votre équipe. L’interface d’administration permet de réaliser ces tâches facilement.
Commencez par les paramètres
Si vous avez parcouru l’interface d’administration, vous aurez peut-être remarqué qu’il existe de nombreuses options à explorer dans la page Paramètres.
Cette section contient l’essentiel de ce que vous pouvez faire en tant qu’administrateur Dropbox : ajuster les informations de votre compte d’équipe, contrôler les paramètres d’authentification et de mot de passe ou gérer les appareils, les autorisations et le contenu, pour ne nommer que quelques-unes des actions que vous pouvez entreprendre.
Le moment est donc idéal pour accorder les contrôles de notre console à vos politiques de sécurité organisationnelles. En général, les clients trouvent trois paramètres particulièrement utiles :
Contrôle des sessions Web
La gestion des sessions Web permet de protéger l’accès aux données de l’organisation en permettant aux administrateurs de contrôler la durée pendant laquelle les membres de l’équipe peuvent être connectés à dropbox.com. Par exemple, un administrateur peut configurer ce paramètre pour faire en sorte que l’utilisateur soit déconnecté après une semaine ou après 48 heures consécutives d’inactivité.
Restrictions de l’appareil
Si vous ne souhaitez pas que les membres de votre équipe accèdent à un compte Dropbox personnel et à un compte Dropbox professionnel sur leur ordinateur via l’application de bureau, vous pouvez choisir de n’autoriser qu’un seul compte sur chaque ordinateur.
Partage à l'extérieur de l'équipe
Ce paramètre détermine si les membres de l’équipe peuvent inviter des personnes en dehors de l’équipe à consulter ou à modifier des fichiers et des dossiers. Le paramètre peut autoriser le partage total (peu importe l’adresse e-mail/domaine de messagerie), le partage réservé aux membres de l’équipe ou un partage intermédiaire au sein de l’équipe, en incluant des tiers approuvés (par e-mail ou domaine de messagerie).
Vous pouvez aussi activer l’accès en avant-première aux dernières fonctionnalités Dropbox et configurer d’autres outils comme Dropbox Paper ou les extensions Microsoft Office.
Si vous souhaitez réaliser une visite guidée de l’interface d’administration, suivez notre tutoriel.
Déploiement et gestion de domaine
Maintenant que vous savez où vous pouvez configurer vos paramètres, vous êtes en mesure de vérifier votre domaine et de lancer le déploiement.
La validation du domaine permet à certains types d’administrateurs de vérifier la propriété d’un domaine de messagerie avec Dropbox.
Remarque : la validation du domaine est disponible pour les équipes Dropbox disposant d’un forfait Advanced, Business Plus ou Enterprise.
Obligation à rejoindre l’équipe
Si vous disposez d’un forfait Advanced, Business Plus ou Enterprise, vous pouvez faciliter et accélérer l’ajout de nouveaux membres d’équipe en combinant la validation du domaine et l’obligation à rejoindre l’équipe.
Pourquoi activer l’obligation à rejoindre l’équipe ? Parce que cette fonctionnalité permet d’empêcher l’utilisation non autorisée de Dropbox sur un domaine d’entreprise en demandant aux utilisateurs invités de choisir comment gérer les données de leur compte Basic existant.
Si vous activez cette fonctionnalité, elle s’appliquera à toutes les invitations à venir sur votre domaine: les utilisateurs devront décider du sort des données contenues dans leurs comptes existants et les administrateurs bénéficieront d’un contrôle supplémentaire sur tous les utilisateurs non gérés.
Si vous optez pour l’obligation à rejoindre l’équipe, sachez que cela n’affectera que les invitations envoyées après l’activation de cette fonctionnalité.
Si un utilisateur invité possède déjà un compte personnel sur le domaine de votre entreprise, son compte ne se synchronisera plus jusqu’à ce que cet utilisateur décide du sort de ses données. S’il souhaite que ce compte reste personnel, Dropbox mettra à sa disposition un nouveau compte professionnel vide.
Vous souhaitez configurer l’obligation à rejoindre l’équipe ? Rien de plus simple.
Accédez à l’interface d’administration.
Cliquez sur Paramètres.
Faites défiler jusqu’à la section Membres.
Sélectionnez Domaines.
À partir du domaine vérifié, vous pouvez activer l’obligation à rejoindre l’équipe en cliquant sur Utilisateurs invités.
Capture de compte
Il existe une autre fonctionnalité réservée aux forfaits Enterprise qui permet d’empêcher toute utilisation non autorisée sur un domaine d’entreprise : la capture de compte.
Consultez notre module consacré à la capture de compte pour en savoir plus.
Remarque : la capture de compte est disponible pour les équipes Dropbox disposant d’un forfait Enterprise.
Conseils pour bien commencer en tant qu'administrateur Dropbox
Regardez ces tutoriels pour un guide de prise en main du rôle d’administrateur.
Visite guidée de l’interface d’administration
Que vous découvriez l’interface d’administration ou que vous ne l’ayez pas utilisée depuis longtemps, il est toujours intéressant de faire une petite visite guidée. Quelle que soit la taille de votre équipe, vous retrouverez ici de nombreux outils très pratiques.
Cliquez sur le bouton de lecture pour lancer la visite guidée.
Valider votre domaine
Vous souhaitez découvrir comment vérifier le domaine de votre organisation ?
Regardez cette vidéo pour en savoir plus.
Configuration de l’accès en avant-première
Vous souhaitez que votre équipe puisse bénéficier d’un accès anticipé aux dernières fonctionnalités Dropbox avant leur lancement officiel ?
Regardez cette vidéo pour en savoir plus.
Configurez l’interface d’administration
Essayez les actions suivantes lorsque vous configurez votre propre interface d’administration. Commencez par cliquer sur l’onglet Paramètres.
Interdisez le partage des données avec des utilisateurs externes
Tout d’abord, si vous souhaitez vous assurer que les membres de l’équipe ne partagent pas de contenu avec des personnes extérieures à votre équipe, accédez aux Paramètres, faites défiler la page jusqu’à Contenu, puis sélectionnez Partage.
Ajoutez des membres à votre équipe
Maintenant que vos paramètres sont conformes aux politiques de sécurité de votre organisation, il est temps d’ajouter des membres à votre équipe.
Les administrateurs peuvent inviter des personnes individuellement via une adresse e-mail, ou en masse avec un fichier CSV.
Pour une approche encore plus simplifiée, un administrateur peut automatiquement inviter des membres à l’aide du connecteur Active Directory (AD) de Dropbox.
Découvrez comment une petite entreprise utilise ces outils pour fonctionner avec Dropbox.