Wie verwalte ich den Zugriff meines Teams auf Dropbox?
Ganz gleich, wie groß Ihr Team ist, als Dropbox-Team-Admin haben Sie viele Möglichkeiten, den Dropbox-Zugang zu verwalten.
13 Minute(n) Lesezeit
Verwaltung leicht gemacht
Egal, ob Sie Mitglieder hinzufügen oder entfernen möchten: Dropbox Business macht die Nutzerverwaltung leicht.
Nutzer- und Gruppenverwaltung
Wenn Sie ein großes Team haben, können Sie benutzerdefinierte Gruppen erstellen, um Ihre Teammitglieder zu organisieren. Über die Verwaltungskonsole können Sie Berechtigungen verwalten, um sicherzustellen, dass jeder nur Zugriff auf die richtigen Dateien hat, sowohl auf Einzel- als auch auf Gruppenebene.
Gruppentypen unterscheiden
Es gibt zwei Arten von Gruppen, die Sie verwenden können:
Unternehmensverwaltete Gruppen können nur von Admins erstellt werden. Teammitglieder können diesen Gruppen nicht ohne weiteres beitreten oder sie verlassen.
Nutzerverwaltete Gruppen sind standardmäßig aktiviert und können von Admins und Teammitgliedern erstellt werden. Personen können beantragen, den Gruppen beizutreten oder sie selbst verlassen. Sowohl Admins als auch Gruppenmanager können Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen.
Admins können nutzerverwaltete Gruppen über die Verwaltungskonsole deaktivieren oder eine nutzerverwaltete Gruppe zu einer unternehmensverwalteten Gruppe machen, wenn Sie die Kontrolle darüber übernehmen möchten.
Nutzer verwalten
Bei der Verwaltung der Mitglieder Ihres Dropbox-Teamkontos stehen Ihnen mehrere Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Setzen Sie Passwörter zurück.
Sperren oder löschen Sie Mitglieder.
Sehen Sie sich einzelne Aktivitätsprotokolle an. Klicken Sie dazu in der Verwaltungskonsole auf Mitglieder.
Alle Aktivitäten im Blick behalten
Als Admin ist das Aktivitätsprotokoll Ihr neuer bester Freund. Von hier aus können Sie sehen, was bei allen Mitgliedern Ihres Kontos passiert. Dazu gehört, wann, was und mit wem Ihre Mitglieder teilen, wann sie sich in ihre Konten einloggen oder ihre Passwörter ändern und wann sie Drittanbieter-Apps oder neue Geräte verknüpft haben. Sie können auch einsehen, wenn ein Nutzer zum Team hinzugefügt oder aus dem Team entfernt wird.
Um auf die Aktivitätsprotokolle zuzugreifen, klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf Aktivität.
Mitgliederzugriff mit Berichten überprüfen
Wenn Sie den Zugriff für ein Team verwalten, können Sie mithilfe von Berichten sehen, auf welche Inhalte Mitglieder zugreifen können und wo Sie möglicherweise Maßnahmen ergreifen müssen.
Verwenden Sie:
einen Bericht über den Mitgliederzugriff, um zu sehen, auf welche Ordner ein bestimmtes Mitglied zugreifen kann
einen Bericht über Mitgliederdaten, um die Nutzung, die Speicherplatzlimits und den Dateizugriff jedes Mitglieds zu überprüfen
einen Bericht über den Teamspeicher, um zu sehen, was den Teamspeicher in Team-Ordnern, freigegebenen Ordnern und Mitgliederordnern belegt
einen Bericht über Team-Ordner, um Speicherplatz- und Zugriffsdetails für Team-Ordner und Unterordner zu überprüfen, einschließlich aktiver und archivierter Inhalte
einen Bericht über freigegebene Ordner, um Speicherplatz-, Zugriffs- und Freigabedetails für freigegebene Ordner zu überprüfen, einschließlich der Angabe, ob Ordner intern, extern oder verwaist sind
Hinweis: Welche Berichte Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer Admin-Rolle und Ihrem Team-Abo ab.
Gruppen verwalten
Mit Gruppen können Sie Listen von Personen erstellen, die Zugriff auf dieselben Dateien und Ordner haben sollen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Teammitglieder nach Abteilung oder Funktion organisieren möchten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ordner sofort für die gesamte Gruppe freigeben können und entscheiden können, ob diese Bearbeitungs- oder nur Lesezugriff haben.
Klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf Gruppen, um Gruppen zu erstellen und zu bearbeiten.
Gruppentypen unterscheiden
Es gibt zwei Arten von Gruppen, die Sie verwenden können:
Unternehmensverwaltete Gruppen können nur von Admins erstellt werden. Teammitglieder können diesen Gruppen nicht ohne weiteres beitreten oder sie verlassen.
Nutzerverwaltete Gruppen sind standardmäßig aktiviert und können von Admins und Teammitgliedern erstellt werden. Personen können beantragen, den Gruppen beizutreten oder sie selbst verlassen. Sowohl Admins als auch Gruppenmanager können Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen.
Admins können nutzerverwaltete Gruppen über die Verwaltungskonsole deaktivieren oder eine nutzerverwaltete Gruppe zu einer unternehmensverwalteten Gruppe machen, wenn Sie die Kontrolle darüber übernehmen möchten.
Nutzer verwalten
Bei der Verwaltung der Mitglieder Ihres Dropbox-Teamkontos stehen Ihnen mehrere Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Setzen Sie Passwörter zurück.
Sperren oder löschen Sie Mitglieder.
Sehen Sie sich einzelne Aktivitätsprotokolle an. Klicken Sie dazu in der Verwaltungskonsole auf Mitglieder.
Alle Aktivitäten im Blick behalten
Als Admin ist das Aktivitätsprotokoll Ihr neuer bester Freund. Von hier aus können Sie sehen, was bei allen Mitgliedern Ihres Kontos passiert. Dazu gehört, wann, was und mit wem Ihre Mitglieder teilen, wann sie sich in ihre Konten einloggen oder ihre Passwörter ändern und wann sie Drittanbieter-Apps oder neue Geräte verknüpft haben. Sie können auch einsehen, wenn ein Nutzer zum Team hinzugefügt oder aus dem Team entfernt wird.
Um auf die Aktivitätsprotokolle zuzugreifen, klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf Aktivität.
Mitgliederzugriff mit Berichten überprüfen
Wenn Sie den Zugriff für ein Team verwalten, können Sie mithilfe von Berichten sehen, auf welche Inhalte Mitglieder zugreifen können und wo Sie möglicherweise Maßnahmen ergreifen müssen.
Verwenden Sie:
einen Bericht über den Mitgliederzugriff, um zu sehen, auf welche Ordner ein bestimmtes Mitglied zugreifen kann
einen Bericht über Mitgliederdaten, um die Nutzung, die Speicherplatzlimits und den Dateizugriff jedes Mitglieds zu überprüfen
einen Bericht über den Teamspeicher, um zu sehen, was den Teamspeicher in Team-Ordnern, freigegebenen Ordnern und Mitgliederordnern belegt
einen Bericht über Team-Ordner, um Speicherplatz- und Zugriffsdetails für Team-Ordner und Unterordner zu überprüfen, einschließlich aktiver und archivierter Inhalte
einen Bericht über freigegebene Ordner, um Speicherplatz-, Zugriffs- und Freigabedetails für freigegebene Ordner zu überprüfen, einschließlich der Angabe, ob Ordner intern, extern oder verwaist sind
Hinweis: Welche Berichte Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer Admin-Rolle und Ihrem Team-Abo ab.
Gruppen verwalten
Mit Gruppen können Sie Listen von Personen erstellen, die Zugriff auf dieselben Dateien und Ordner haben sollen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Teammitglieder nach Abteilung oder Funktion organisieren möchten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ordner sofort für die gesamte Gruppe freigeben können und entscheiden können, ob diese Bearbeitungs- oder nur Lesezugriff haben.
Klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf Gruppen, um Gruppen zu erstellen und zu bearbeiten.
Gruppentypen unterscheiden
Es gibt zwei Arten von Gruppen, die Sie verwenden können:
Unternehmensverwaltete Gruppen können nur von Admins erstellt werden. Teammitglieder können diesen Gruppen nicht ohne weiteres beitreten oder sie verlassen.
Nutzerverwaltete Gruppen sind standardmäßig aktiviert und können von Admins und Teammitgliedern erstellt werden. Personen können beantragen, den Gruppen beizutreten oder sie selbst verlassen. Sowohl Admins als auch Gruppenmanager können Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen.
Admins können nutzerverwaltete Gruppen über die Verwaltungskonsole deaktivieren oder eine nutzerverwaltete Gruppe zu einer unternehmensverwalteten Gruppe machen, wenn Sie die Kontrolle darüber übernehmen möchten.
Alle an Bord holen
Verwenden Sie Active Directory? Super! Mit dem Dropbox AD-Connector können Sie Nutzer und Gruppen in Dropbox einfach bereitstellen, die Bereitstellung aufheben und verwalten.
Hinweis: Der Dropbox AD-Connector ist für Dropbox-Teams mit einem Advanced- oder Enterprise-Abo verfügbar.
Änderungen in Ihrem AD-Connector werden in Dropbox widergespiegelt, ändern aber keine Dateien oder Inhalte in Ihrem Dropbox-Konto. Dies wird auch als Einweg-Synchronisation bezeichnet.
Tipp: Richten Sie eine Benutzersynchronisierung und eine separate Gruppensynchronisierung ein, wenn Sie Ihr AD mit Dropbox einrichten. Dies bietet Ihnen mehr Flexibilität bei der Bereitstellung von Nutzern.
Dropbox bietet neben dem AD-Connector noch viele weitere Möglichkeiten zur Bereitstellung von Nutzern, z. B. die Verwaltungskonsole und IAM/IdP. Wählen Sie die für Sie geeignete Methode (und beachten Sie, dass einige dieser Methoden technisches Wissen erfordern).
Identifizierung
Wenn Sie bereits einen Identitätsmanagement-Anbieter verwenden oder ein komplexes, mehrere Verzeichnisse umfassendes Active Directory haben, das Sie beibehalten möchten, können Sie dieses mit Ihrem Dropbox-Konto verbinden.
Identitätsmanager (IDMs)
Das Identitätsmanagement bietet Admins eine Reihe robuster Tools zur Vereinfachung des Nutzerlebenszyklus, einschließlich der Erstellung und Entfernung von Dropbox-Konten.
Das Einmalige Anmelden (SSO) ist für Dropbox-Teams mit einem Advanced- oder Enterprise-Abo verfügbar.
Mit SSO kann sich Ihr Team über einen zentralen Identitätsanbieter bei Dropbox anmelden. Das macht Ihren Nutzern das Leben leichter – sie müssen sich ein Passwort weniger merken. Wenn Sie bereits einen Identitätsanbieter verwenden, dem Sie vertrauen und der von Dropbox unterstützt wird, ist die Einrichtung ganz einfach. Wenn Sie SSO auch mit Ihrem Cloud IDM verwalten, können Sie alles ganz einfach mit Ihrem IDM-Anbieter verwalten.
Nutzer sperren und Remote-Löschen
Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Nutzer den Zugriff auf Ihr Dropbox-Team zu entziehen, und die Methoden sind über die Verwaltungskonsole zugänglich.
Nutzer sperren
Die Sperrung eines Benutzers bedeutet, dass er sofort den Zugriff auf sein Dropbox-Teamkonto und seine Paper-Dokumente verliert. Nur ein Admin kann die Sperrung aufheben.
Durch die Sperrung eines Kontos wird keine Lizenz freigegeben und es werden keine Dateien gelöscht. Das Konto existiert noch, d. h. es verwendet immer noch diese Lizenz. Um die Lizenz freizugeben, müssen Sie das Konto löschen.
Remote-Löschen
Mit Remote-Löschen können Sie ein Dropbox-Teamkonto von den verknüpften Geräten eines Team-Mitglieds löschen. Mit dieser Funktion können Sie Daten von einem Gerät löschen, selbst wenn Ihr Teammitglied es verloren hat.
Sobald Sie die Verknüpfung zu einem Gerät aufheben und die Option „Remote-Löschen“ nutzen, beendet das Gerät sofort die Synchronisierung.
Wiederherstellung gelöscht
Sie haben versehentlich ein Teammitglied entfernt oder wollten einen Nutzer gar nicht löschen? Kein Problem!
Das Wiederherstellen eines Mitglieds reaktiviert das Konto mit den gleichen Dateien und Berechtigungen, so dass das Konto genau so wiederhergestellt wird, wie es vor dem Löschen war.
Als wäre nie etwas geschehen.
Hinweis: Team-Admins und Nutzer-Admins können gelöschte Nutzer wiederherstellen.
Dropbox-Teams zusammenführen
Wenn Ihr Unternehmen über mehr als ein Dropbox Business-Team verfügt oder Sie eng mit einem anderen Team zusammenarbeiten, kann es hilfreich sein, diese Teams zu einem Team zusammenzuführen.
So fügen Sie bestehende Dropbox-Nutzer Ihrem Team hinzu
Laden Sie Ihr Teammitglied wie jedes andere neue Mitglied ein. Wenn sie sich entscheiden, dem Team beizutreten, werden sie aufgefordert, zu entscheiden, was sie mit ihren vorhandenen Dateien tun möchten: ihre Dateien mit dem Dropbox-Teamkonto zusammenführen oder ein separates privates Dropbox-Konto für ihre Dateien erstellen.
Wenn dieses Teammitglied Teil eines bestehenden Dropbox-Teams ist, kann es (mit derselben E-Mail-Adresse) keinem zweiten Team beitreten.
