Dropbox Dash チームメンバー向けオンボーディングガイド
10 分読むのにかかります
Dash とは
Dropbox Dash は、AI によるユニバーサル検索と整理機能に、あらゆるコンテンツへのアクセス制御を組み合わせたものです。Dash を日常的に使用するアプリと連携させることで、会社の情報を一元管理するハブを作成できます。強力なアクセス権限管理機能により、Dash の内外を問わず、会社のコンテンツを適切なユーザーのみが閲覧できるようになります。
ユニバーサル検索、AI を活用したインサイト、コンテンツ コレクションを備えた Dash なら、作業ファイルの検索、整理、共有、保護を容易に行えます。
Dash は、あらゆる規模の企業に高度なコンテンツ アクセス制御と検索機能を提供するため、大量のコンテンツを扱い、機密情報の保護に配慮する企業に最適です。
Dash を使い始めるには
管理者から、Dash への参加リンクが記載された招待メールが届きます。
管理者からのメールを開き、［招待を承諾する］をクリックします。
Dropbox Dash のログインページにリダイレクトされます。
仕事用のメールアドレスと Dropbox の認証情報を使用してログインします。Dropbox アカウントをお持ちでない場合は、アカウントを作成するよう求められます。
ツールとアプリを追加
ログイン後、Dropbox Dash にアプリを追加するよう求められます。これにより、Dash はこれらのアプリのドキュメント、メール、カレンダー、その他のコンテンツ ソース全体を検索できるようになります。
必要なアプリを追加できない場合は、管理者にお問い合わせください。
管理者が追加したアプリ
場合によっては、組織の管理者が特定の主要アプリをすでに追加済みです。これらのアプリはログイン時に利用可能です。これにより、アクセス権限のあるチームコンテンツを検索して開くことができます。
一般的に追加されるアプリの例：
Google ドライブ：アクセス権限のあるチーム コンテンツを検索して開きます。
Microsoft 365：Outlook、Teams、SharePoint、OneDrive のコンテンツでチーム コンテンツを検索して開きます。
メンバーが追加したアプリ
管理者が追加したアプリに加えて、頻繁に使用する他のアプリを追加して、Dash のエクスペリエンスを向上できます。たとえば、Asana を追加すると、共有されたタスクやプロジェクトを検索して、チームのワークフローを把握できます。
アプリを最大限に活用する
アプリを多く追加すればするほど、結果と回答の質が向上します。Dash は利用可能なすべてのコンテンツにインデックスを付け、迅速かつ包括的な検索を容易にします。管理者が追加したアプリと自分で追加したアプリの両方を使用することで、必要なコンテンツのすべてに Dropbox Dash からアクセスできます。
アプリを追加するには：
オンボーディングのステップで、利用可能なアプリのリストが表示されます。
追加するアプリの横にある［+］（プラス記号）をクリックします。
追加すると、これらのアプリは Dash の検索機能と連携し、ファイルやメッセージなどのコンテンツを検索できるようになります。
オンボーディングの完了後は、左側のサイドバーでアプリをクリックすると、さらにアプリを追加できます。
最初の検索を実行する
アプリが追加されたため、次に Dropbox Dash の主な機能である強力な検索機能についてご説明します。
1. 検索バーに入力して開始します。Dash は、ドキュメントのタイトルとファイル内のコンテンツの両方を検索します。Word や Google のドキュメント、PDF、プレゼンテーション、その他の一般的な形式が含まれるため、検索結果の関連性が向上します。
2. また、 Dash はコンテンツのレビューや編集などのインタラクションも考慮して、結果をカスタマイズします。表示される内容は、追加したアプリと Dash で利用可能なコンテンツによって異なるため、結果は異なる場合があります。
3. 入力すると、Dash はアプリ全体を検索し、一致するコンテンツのプレビューを表示します。 Enter キーを押すと、検索結果の完全なリストが表示されます。
4. 検索結果の上部にあるフィルターを使用し、Google Docs、Outlook などの特定のアプリで並べ替えることができます。
タイプアヘッド フィルタリングを使用して、入力時に以下を含む検索を絞り込むこともできます。
from：特定の人からのファイルやメッセージを検索
in：特定のアプリ内を検索
time：日付でフィルタリング
type：ファイルの種類（ドキュメント、スプレッドシート、メールなど）で検索
Dash はこれらのフィルターを検索結果に自動的に適用し、一貫したユーザー体験を実現します。
キーワードを入力すると、入力中にオートコンプリートの候補が表示され、必要なものを簡単に見つけることができます。
注：Dropbox Dash ブラウザ拡張機能がインストールされている場合は、Google Chrome と Microsoft Edge のアドレスバーに「ds」とスペースキーを直接入力して検索することもできます。「Dropbox Dash |」が表示され、クエリの入力を開始できます。
ドキュメントについて要約して質問する
ドキュメントを見つけたら、特定の情報を検索したり、共有したりできます。一部の検索結果には、ファイル名の横に「きらめき」が表示されます。これは、Dash がドキュメントから関連情報を抽出して、質問に迅速に回答できることを示しています。利用することで、時間と労力を削減できます。
注：現在、要約機能は単一のドキュメントのみに対応しています。
要約のスニペットに必要な情報が含まれている場合は、そこで停止してください。より多くの関連情報が必要な場合は、［新しい質問をする］をクリックすると、ドキュメント内の情報に基づき、追加の質問をすることができます。
「要約して質問する」機能を使用するメリット
時間の節約：Dash によってファイル内から直接回答が提供されるため、ドキュメントを開いてすべてに目を通さずに済みます。
回答の質の向上：Dash は、ユーザーとのやり取りから学習し、ファイルからの回答精度を徐々に向上させるため、時間の経過とともに回答の質が上がります。
Dropbox Dash で回答機能を使用する
Dropbox Dash では、検索に関連する質問に対する回答として、コンパクトなサイズの情報を提供します。Dash で回答を得るには、次の 2 つの方法があります。
キーワードだけではなく、質問形式で入力する：Dash はコンテンツ全体から質問への回答を探し、最適な回答と情報源を表示します。そのため、必要に応じて確認したり、他の情報を探したりすることもできます。
キーワードで検索して、おすすめの質問と回答を確認する：「会社の計画」と検索した場合、Dash は回答機能を使ってさらに一歩進むためのお手伝いをします。たとえばユーザーに対して「会社の計画のタイムラインはどのように設定されていますか？」や「会社の計画の目標は何ですか？」といった関連する質問と回答を提案します。
回答は、dash.ai では検索結果の上のセクションに、Dash デスクトップ アプリでは検索結果の右側のパネルに表示されます。回答の生成に使用された情報源は、dash.ai では回答の横にある［情報源］に、Dash デスクトップ アプリでは回答の下に表示されます。
Dropbox Dash のスタート ページを使用する
スタート ページは、Dropbox Dash を使用する際に主に使用する画面です。最近、今後のイベント、アクティビティ フィード、スタックなどの主要な機能を含め、作業を開始する際に必要な情報をすべて一目で確認できます。
Dropbox Dash でアクティビティフィードを使用する
アクティビティフィードでは、仕事に関連する最近のアクティビティや更新情報を常に把握できます。これがアプリからの変更を一元化することで、アプリを切り替ることなく、更新の追跡やアクションの実行が簡単にできます。アクティビティフィードには次のものが表示されます。
ドキュメントの更新：ドキュメントの変更事項、およびアクセス可能なスタック。
チームアクティビティ：共有コンテンツに関するチームの仲間による更新。
新規追加：アプリから最近作成されたファイルまたはプロジェクト。
アプリを多く追加すればするほど、フィードはより優れたさらに包括的なものになります。 アイテムは時系列で表示され、最新の更新が一番上に表示されます。フィードの各アイテムには、次のものが表示されます。
最終更新者。
更新されたアイテムを開くための直接リンク。
更新元となったアプリ（Google ドキュメントや Outlook など）。
最終更新日時。
スタックを使用して作業を整理する方法
Dash では、関連するコンテンツをまとめて「スタック」を作成することもできます。これにより、情報やファイルを常に整理整頓しておくことができます。Dash チームが事前に作成したスタックを閲覧するには：
Dash スタートページで、左側のサイドバーの［スタック］をクリックします。
［Dash スタートガイド］スタックをクリックすると、Dash を最大限に活用するために役立つドキュメントが表示されます。
スタックは、ドキュメント、メール、リンクを一箇所にまとめるのに最適で、チームとのコラボレーションをより効率的に行えます。また、独自のスタックを作成して、リンク、ドキュメント、その他の情報を収集し、Dash から簡単にアクセスできるようにすることができます。
スタックを作成するには：
［スタック］ページで、［スタックを作成］をクリックします。
スタックに関連のある名前を付けます（例：「マーケティングプロジェクト」または「クライアントのオンボーディング」など）。
キーワードを入力するか、検索結果からリンクをコピーして貼り付け、スタックにコンテンツを追加します。Dash が追加できるアイテムを提案します。+（追加記号）をクリックすると、これらをスタックに含めることができます。
スタックが作成されたら、これをチームと共有、またダッシュボードの上部に固定してすばやくアクセスすることができます。
「質問する」と「書く」を使用する
Dropbox Dash では、生産性を高め、効率的にコンテンツを作成できるように設計された強力な AI ツールをご用意しています。このツールには、ワークフローの異なる側面をサポートするように設計された 2 つの主要な機能、「質問する」と「書く」が含まれています。「質問する」は、質問、要約、データ抽出を通じて、コンテンツとのインタラクションを支援します。「書く」は下書きや編集に重点を置いた機能で、ユーザーのアイデアを洗練させます。
Dash でできること、できないこと
できること：
「質問する」を使用して質問に答え、ドキュメントの隠されたインサイトを明らかにする
「書く」を使用してコンテンツ作成を効率化し、さまざまな種類のコンテンツを生成する
ドキュメントとメールを要約する
組織のブランド イメージに合わせて、プリセットのトーンと会社のトーンを組み込む
カスタムの書き方やテンプレートを作成してコンテンツをパーソナライズし、常に自分らしさを表現する
できないこと：
ユーザーの権限外のタスクを実行する
追加されていないアプリのコンテンツにアクセスする
アップロードしたソース ファイルを共有する
スプレッドシートを要約する
デスクトップ版 Dropbox Dash をダウンロード
Dropbox Dash デスクトップ アプリをダウンロード：
オンボーディング フローで、デスクトップ アプリをダウンロードボタンをクリックします。
ダウンロード ページにリダイレクトされ、お使いのオペレーティング システム（Windows または Mac）に適したバージョンを選択します。
ご使用のデバイスのインストール手順に従ってください。
Windows：.exe ファイルをダブルクリックし、画面の指示に従います。
Mac：.dmg ファイルを開き、Dash アイコンを「アプリケーション」フォルダにドラッグします。
インストール後、アプリを開き、Dropbox の認証情報でログインします。Dash は自動的にローカル ファイルのインデックス作成を開始します。
Windows では Control + E、Mac では Command + E を押して、Dash アプリを起動します。
これで、クラウド アプリとデスクトップ ファイルを 1 か所で検索できるようになりました。
注：
Dropbox Dash を使用して、それぞれのデスクトップアプリでファイルを開くには、次の 2 つの方法があります。
デスクトップに Zoom、Microsoft Word、Excel、PowerPoint のアプリがインストールされている場合は、これらのアプリでファイルを開きます。
Dropbox Dash デスクトップ アプリの左下にあるアバターをクリックします。
［設定］をクリックします。
［設定］まで下にスクロールします。
［デスクトップアプリでファイルを開く］の横にあるチェックボックスをオンにします。
または、Dash がローカルファイルを検索してデスクトップデスクトップ アプリアプリで開くようにすることもできます。
［設定］をクリックします。
［ローカルファイル］タブに移動します。
［Dash がローカルファイルを検索できるようにする］の横にあるチェックボックスをオンにします。
ヒント：ファイルを検索するときは、ローカルファイルフィルターを適用して、ファイル（ダウンロードした Dropbox ファイルを含む）がそれぞれのデスクトップアプリで開くようにします。
Dash モバイルアプリをダウンロード
Android および iOS デバイスで Dropbox Dash モバイル アプリを利用すると、Dash アクティビティ フィードの表示やスタックの閲覧、コンテンツに関する検索や質問を行うことができます。
Dash モバイル アプリをインストールするには
モバイル デバイスが Dash モバイル アプリのシステム要件を満たしていることを確認します。
Google Play ストア（Android）または App Store（iOS）を開きます。
Dropbox Dash を検索します。
アプリをインストールします。
Dropbox Dash モバイル アプリを開きます。
Dropbox Dash アカウントの認証情報でログインします。
Dropbox Dash モバイル アプリをインストールすると、最近のアクティビティを閲覧したり、検索バーをタップしてコンテンツの検索や質問を開始したり、スタックにアクセスしたりできます。
Chrome または Microsoft Edge 用の Dropbox Dash ブラウザ拡張機能をダウンロードする
さらに便利にお使いいただくために Dropbox Dash では、Chrome と Microsoft Edge の両方でブラウザ拡張機能を提供しています。 この拡張機能は、Dash をブラウザに直接統合するため、今いるワークフローを離れることなくコンテンツを整理し、ブラウザのアクティビティに基づいて検索を強化できます。
Dash ブラウザ拡張機能をインストールすると、新しいタブからアプリのコンテンツをすばやく検索できます。
Microsoft Edgeへのインストール：
Dash スタートページで、［ダウンロード］をクリックします。
拡張機能を追加をクリックします。
Microsoft Edge のアドオンページにリダイレクトされます。そこで、［Edge に追加］をクリックします。
確認のポップアップが表示されます。［拡張機能を追加］をクリックしてインストールを完了します。
インストール後、Edge ツールバーに Dash アイコンが表示されます。アイコンをクリックして、Dropbox の認証情報でログインすると、Edge ブラウザから直接 Dash を使用できるようになります。
新しいタブを Dash に変更するかどうかを尋ねられたら、［そのままにする］を押します。
注：Microsoft Edge ブラウザ拡張機能が不要になった場合は、設定で無効にできます。
Google Chrome へのインストール：
Dash スタートページで、［ダウンロード］をクリックします。
拡張機能を追加をクリックします。
この場合 Chrome ウェブストアにリダイレクトされます。そこで、［Chrome に追加］をクリックします。
確認のポップアップが表示されます。［拡張機能を追加］をクリックしてインストールを完了します。
インストールが完了すると、Chrome ツールバーに Dash アイコンが表示されます。アイコンをクリックして、Dropbox の認証情報でログインすると、ブラウザで Dash を使用できるようになります。
新しいタブを Dash に変更するかどうかを尋ねられたら、［そのままにする］を押します。
注：Chrome ブラウザ拡張機能が不要になった場合は、設定で無効にできます。
新しいブラウザタブを開くと、Dash が自動的に読み込まれ、ブラウザから直接アプリを検索したり、コンテンツを整理したりできます。
