Come si fa a impostare le autorizzazioni a livello di gruppo?

Impostare controlli di accesso precisi per le autorizzazioni del tuo team è un ottimo modo per sfruttare al meglio l'account di team Dropbox. Continua a leggere per scoprire come gestire le autorizzazioni in modo tale che l'accesso per ogni file su Dropbox sia disponibile solo per le persone idonee, sia a livello individuale che di gruppo.

10 minuti di lettura

Autorizzazioni di condivisione del team

Impostare le autorizzazioni di condivisione a livello di team è fondamentale per il lavoro di qualsiasi amministratore. Scegli tu se accordare agli utenti la possibilità di condividere esternamente file o cartelle o se preferisci che mantengano tutto all’interno dell’azienda.

Prima di impostare tali autorizzazioni, è importante capire come lavora il tuo team. I contenuti vengono inviati di frequente ai clienti perché possano valutarli e reinviarli una volta rivisti? In tal caso, limitare la loro capacità di condividere contenuti esternamente potrebbe rallentare le operazioni.

Consiglio: le autorizzazioni non sono retroattive! Se modifichi le autorizzazioni di condivisione per limitare la condivisione esterna, i file, le cartelle e i link precedentemente condivisi con persone esterne all’azienda non subiranno variazioni.

Autorizzazioni cartella condivisa

Le cartelle condivise sono ideali per gruppi di persone che lavorano e collaborano sugli stessi file. Se un utente possiede una cartella condivisa, può modificare le autorizzazioni, con estrema flessibilità. Tieni presente che ogni utente può possedere una cartella condivisa e impostare le autorizzazioni per essa, non solo gli amministratori.

Se sei il proprietario della cartella condivisa

Se crei una cartella condivisa, significa che sei il proprietario (a meno che la cartella non sia stata creata all'interno di una cartella del team). I proprietari possono:

Visualizzare i contenuti della cartella
Visualizzare i membri della cartella condivisa e i loro ruoli
Invitare, rimuovere e contattare via email i membri
Modificare i ruoli dei membri
Abbandonare o annullare la condivisione della cartella
Decidere chi può essere invitato e chi può gestire la cartella
Rendere proprietario un altro membro

Se sei un editor

Per impostazione predefinita, i membri di una cartella condivisa dispongono di autorizzazioni di modifica. Gli editor possono:

Visualizzare i contenuti della cartella
Visualizzare i membri della cartella condivisa e i loro ruoli
Invitare e rimuovere membri (tranne il proprietario)
Abbandonare la cartella
Inviare email ai membri
Modificare i contenuti della cartella
Modificare i ruoli dei membri

Se hai un accesso di sola visualizzazione

I visualizzatori possono:

Visualizzare i contenuti della cartella
Visualizzare i membri della cartella condivisa e i loro ruoli
Abbandonare la cartella
Inviare email ai membri

Se disponi di autorizzazioni di sola visualizzazione, vedrai una piccola icona a forma di lucchetto sulla cartella condivisa.

Autorizzazioni per i link condivisi

Se vuoi condividere l'accesso a un file, puoi anche condividere un link.

Sono disponibili link specifici per la modifica e link specifici per la visualizzazione, semplificando così la gestione dell'accesso in modifica a documenti e cartelle condivisi.

Gli amministratori hanno la visibilità e il controllo dei link condivisi attraverso strumenti come il registro delle attività e il rapporto sulla visibilità della condivisione esterna.

In qualità di amministratore, puoi controllare in che modo i membri del tuo team condividono i link con persone esterne al team dalla Console amministratore.

Quando i link condivisi sono impostati su Solo per i membri, solo i membri possono accedervi. Le persone esterne al team non potranno aprire questi link.
Questa impostazione si applica anche ai link condivisi in precedenza. Qualsiasi utente al di fuori del tuo team che aveva accesso in precedenza non sarà più in grado di visualizzarli; solo i membri manterranno l'accesso.

Per gestire le impostazioni delle autorizzazioni di condivisione:

Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa a sinistra di Dropbox.
Fai clic su Impostazioni.
Controlla e gestisci le impostazioni nella pagina Condivisione esterna.

Domande frequenti

Hai una domanda sulle autorizzazioni a livello di team? Probabilmente abbiamo una risposta. Se hai una domanda che non è elencata qui, consulta il nostro Centro assistenza per visualizzare ulteriori risposte.

Il mio link condiviso non funziona più. Perché?

Se un link condiviso smette di funzionare, potrebbero esserci diversi motivi. Controlla se il link è stato disabilitato o è scaduto. È anche possibile che un amministratore abbia cambiato le impostazioni di condivisione per il team, quindi ricorda di controllarle.

Perché la mia cartella condivisa ha smesso di sincronizzarsi?

È possibile che la cartella non sia condivisa attivamente tra i collaboratori. Accedi a dropbox.com e fai clic sulla scheda Condivisi. Se accanto alla cartella è presente la dicitura Non partecipi a questa cartella, significa che non l’hai ancora aggiunta al tuo Dropbox. Fai clic su Partecipa e dovrebbe sincronizzarsi con il tuo Dropbox.

La partecipazione a una cartella condivisa incide sul mio spazio di archiviazione?

Sì, a meno che tutti i membri della cartella non facciano parte dello stesso account di team Dropbox. In questo caso, la cartella condivisa verrà conteggiata una sola volta rispetto allo spazio di archiviazione condiviso del team.