Organiser les fichiers et les dossiers d’équipe dans Dropbox

Les projets sont souvent amenés à se développer rapidement.

À mesure que le nombre de contributeurs augmente, les fichiers se multiplient. De nouveaux dossiers apparaissent, les documents sont mis à jour, et les équipes doivent pouvoir s’appuyer sur une méthode simple pour tout organiser.

Une structure de dossiers claire permet à chacun de savoir où classer ses documents, ce qui facilite la recherche d’informations, évite les doublons et garantit une bonne coordination au fur et à mesure que les projets évoluent.

Dans ce module, vous découvrirez comment organiser le contenu de votre équipe dans Dropbox et créer un espace de travail facile à utiliser pour tous.

Organiser votre travail en un seul endroit

Lorsque tout le monde enregistre son travail au même endroit, il est plus facile de retrouver des informations, d’éviter les doublons et de faire avancer les projets.

Dropbox offre à votre équipe un espace de travail partagé où les fichiers restent bien organisés et facilement accessibles tout au long d’un projet.

La première étape consiste à choisir le dossier approprié pour le projet en cours.

Dossiers personnels

Votre dossier personnel est votre espace privé au sein du compte de l’équipe. Utilisez-le pour les fichiers qui ne doivent pas encore être partagés avec votre équipe, comme les brouillons ou les travaux en cours.

Dossiers partagés

Un dossier partagé permet à certaines personnes d’accéder aux mêmes fichiers.

Utilisez les dossiers partagés lorsque vous devez collaborer avec un groupe de collègues déterminé. Si vous partagez un dossier à partir de votre dossier personnel, seul le contenu que vous sélectionnez est partagé.

Dossiers d’équipe

Les dossiers d’équipe sont utilisés pour le contenu appartenant à une équipe, un service, un groupe ou un projet.

Un dossier d’équipe peut être partagé avec l’ensemble de l’équipe, certains groupes ou des personnes en particulier. Vous ne voyez que les dossiers d’équipe et le contenu auxquels vous avez le droit d’accéder.

Utilisez les dossiers d’équipe pour les ressources partagées, la documentation du service, les fichiers de projet et les modèles.

Méthode de travail

Enregistrez les informations qui concernent l’ensemble de l’équipe dans un dossier d’équipe plutôt que dans le dossier d’une personne. Cela facilite la recherche et la gestion des ressources importantes au fil du temps.

Mettre en place une structure de dossiers que votre équipe pourra suivre

Une structure de dossiers cohérente permet à chacun de savoir où classer les fichiers et facilite la navigation au sein des projets à mesure qu’ils prennent de l’ampleur.

Il est souvent plus efficace d’organiser les dossiers par projet, par client ou par service que de regrouper les fichiers par type.

Bonnes pratiques

• Mettez-vous d’accord sur une structure simple que votre équipe pourra suivre.

• Utilisez des noms de dossiers clairs et cohérents.

• Ajoutez des sous-dossiers lorsqu’un dossier devient difficile à parcourir.

• Enregistrez les fichiers au bon endroit au fur et à mesure de l’avancement d’un projet.

• Supprimez régulièrement les fichiers en double et les contenus dont votre équipe n’a plus besoin.

Pour en savoir plus, consultez ces conseils sur la gestion des fichiers numériques.

Exemple

Votre équipe RH prépare actuellement son plan de recrutement.

Créez un dossier de projet comportant des sections clairement organisées pour les budgets, les fonctions et les services, afin que chacun sache où enregistrer les informations et où trouver celles dont il a besoin.

Importer les fichiers de votre équipe

Une fois votre structure de dossiers prête, vous pouvez commencer à ajouter du contenu.

Importer des fichiers et des dossiers

1. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter du contenu.

2. Cliquez sur Importer.

3. Sélectionnez Fichiers ou Dossier.

4. Sélectionnez le contenu à importer.

5. Patientez jusqu’à la fin de l’importation.

Une fois l’importation effectuée, vérifiez que vos fichiers sont stockés au bon endroit afin que vos collègues puissent les trouver facilement.

Trouvez vos fichiers rapidement

Au fur et à mesure que votre équipe ajoute du contenu à Dropbox, il se peut que vous ne vous souveniez pas toujours exactement de l’emplacement de stockage d’un fichier.

Utilisez la fonction de recherche de Dropbox pour trouver des fichiers par leur nom et affinez vos résultats à l’aide de filtres lorsque vous recherchez un élément précis.

Méthode de travail

Utilisez des noms de fichiers clairs et des filtres de recherche pour trouver ce dont vous avez besoin, plutôt que de parcourir les dossiers un par un.

Conserver une seule version partagée

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet, la présence de copies distinctes peut compliquer l’identification du fichier le plus récent.

Conservez les fichiers du projet dans le dossier partagé ou le dossier d’équipe convenu, et travaillez à partir de ces fichiers plutôt que de télécharger, renommer et transférer de nouvelles copies.

Les membres de votre équipe peuvent ainsi :

• Trouver le fichier actuel.

• Regrouper toutes les modifications apportées par chacun.

• Éviter les doublons.

Méthodes de travail

• Mettez à jour le fichier partagé existant au lieu de créer une nouvelle copie.

• Utilisez l’historique des versions si vous devez revenir à une version antérieure.

• Stockez les fichiers appartenant à l’équipe dans le dossier d’équipe approprié.

• Déplacez les fichiers inactifs vers l’emplacement d’archivage convenu par votre équipe.

• Respectez la structure des dossiers et les conventions de nommage de votre équipe.

Vérifier que vos fichiers sont à jour

Lorsque l’application de bureau Dropbox est en cours d’exécution et que vous êtes connecté à Internet, vos modifications sont synchronisées partout où vous utilisez Dropbox.

Cela signifie que toutes les personnes disposant d’un accès au fichier peuvent consulter les dernières modifications apportées sur dropbox.com, dans l’application de bureau ou depuis l’application mobile.

Dans l’Explorateur de fichiers ou le Finder, les icônes de synchronisation vous permettent de vérifier rapidement si un fichier ou un dossier est toujours en cours de synchronisation ou s’il est à jour.

Méthode de travail

Si vous ne constatez aucune modification récente, vérifiez l’état de la synchronisation et votre connexion Internet avant de créer une autre copie.

Sélectionner les dossiers qui s’affichent sur votre ordinateur

Au fur et à mesure que vous ajoutez du contenu à Dropbox, il se peut que vous ayez accès à des dossiers dont vous n’avez pas besoin sur tous les ordinateurs que vous utilisez.

La synchronisation sélective est un paramètre de l’application de bureau Dropbox qui vous permet de choisir les dossiers qui sont enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur.

Lorsque vous supprimez un dossier à l’aide de la synchronisation sélective, il est conservé dans votre compte Dropbox et reste disponible sur dropbox.com. Il cesse simplement d’apparaître dans le dossier Dropbox de cet ordinateur.

Vos choix relatifs à la synchronisation sélective ne s’appliquent qu’à l’ordinateur sur lequel vous les définissez.

Utilisez la synchronisation sélective.

1. Sélectionnez l’icône Dropbox dans la barre des tâches sur Windows ou la barre de menus sur Mac.

2. Sélectionnez votre avatar.

3. Sélectionnez Préférences, puis Synchroniser.

4. Sélectionnez Modifier à côté du paramètre Synchronisation sélective.

5. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez conserver sur votre ordinateur.

6. Désélectionnez les dossiers dont vous n’avez pas besoin sur cet ordinateur.

7. Sélectionnez Mettre à jour.

Synchronisation sélective ou accès en ligne ?

Ces deux options, qui fonctionnent différemment, peuvent vous aider à gérer l’espace sur le disque dur.

Utilisez la synchronisation sélective lorsque vous ne souhaitez pas qu’un dossier entier apparaisse sur un ordinateur spécifique.

Rendez un fichier ou un dossier accessible en ligne lorsque vous souhaitez qu’il reste visible dans votre dossier Dropbox sans occuper trop d’espace sur votre disque dur.

Méthode de travail

Conservez les dossiers que vous utilisez régulièrement synchronisés sur votre ordinateur et utilisez la synchronisation sélective pour les dossiers dont vous n’avez pas besoin localement. Vous gagnez ainsi de l’espace sur le disque dur et gardez votre espace de travail sur le bureau bien organisé.

Vous savez désormais comment organiser le contenu de votre équipe, choisir le type de dossier adapté, mettre en place une structure de dossiers claire, importer des fichiers et organiser vos projets autour d’un seul dossier partagé.