¿Cómo administro los accesos a Dropbox de mi equipo?
Independientemente de cuántos seáis en tu equipo, como administrador de equipo de Dropbox tienes muchas opciones para gestionar el acceso a la plataforma.
13 min de lectura
La gestión, simplificada
Tanto si estás incorporando miembros a tu equipo como si estás eliminándolos, Dropbox Business facilita la gestión de usuarios.
Gestionar miembros frente a gestionar grupos
Si tienes un equipo grande, puedes crear grupos personalizados para organizar a los miembros. Desde la Consola de administración puedes gestionar los permisos para que solo las personas adecuadas tengan acceso a los archivos correctos, tanto a nivel individual como de grupo.
Los tipos de grupo
Hay dos tipos de grupos:
Los grupos gestionados por empresas solo los pueden crear los administradores. Los miembros del equipo no pueden unirse ni abandonar estos grupos de forma voluntaria.
Los grupos gestionados por usuarios están habilitados por defecto y pueden crearlos tanto administradores como miembros del equipo. Las personas pueden solicitar unirse o abandonar los grupos de forma voluntaria. Tanto los administradores como los responsables de grupo pueden añadir o eliminar miembros de un grupo.
Los administradores pueden deshabilitar los grupos gestionados por usuarios en la Consola de administración o convertir un grupo gestionado por usuarios en un grupo gestionado por la empresa cuando quieran tomar el control del mismo.
Gestionar miembros
Para administrar a los miembros de tu cuenta de equipo de Dropbox, tienes varios controles disponibles.
Puedes:
Restablece las contraseñas.
Suspende o elimina a los miembros del equipo.
Consulta los registros de actividad individuales. Para ello, haz clic en Miembros en la Consola de administración.
Haz seguimiento de la actividad
Como administrador, el registro de actividad será tu nuevo aliado. Desde allí podrás ver lo que sucede en relación con todos los usuarios de tu cuenta, por ejemplo, qué contenido comparten, cuándo y con quién, cuándo inician sesión en sus cuentas o cambian sus contraseñas y cuándo han vinculado aplicaciones de terceros o dispositivos nuevos. Aquí también podrás consultar cuándo se añade o elimina a alguien del equipo.
Para acceder a los registros de actividad, haz clic en Actividad en la Consola de administración.
Revisar el acceso de los miembros con informes
Al gestionar el acceso de un equipo, los informes pueden ayudarte a ver a qué contenido pueden acceder los miembros y dónde podría ser necesario realizar un seguimiento.
Utiliza el:
Informe de acceso de los miembros para ver a qué carpetas puede acceder un miembro concreto.
Informe de datos de miembros para analizar el uso, los límites de almacenamiento y el acceso a los archivos de cada miembro.
Informe de almacenamiento del equipo para ver qué está consumiendo el almacenamiento del equipo en las carpetas del equipo, las carpetas compartidas y las carpetas de los miembros.
Informe de carpetas del equipo: para analizar los detalles de almacenamiento y acceso de las carpetas y subcarpetas del equipo, incluido el contenido activo y archivado.
Informe de carpetas compartidas: para analizar los detalles de almacenamiento, acceso y uso compartido de las carpetas compartidas, incluido si las carpetas son internas, externas o huérfanas.
Nota: Los informes disponibles dependen de tu rol de administrador y del plan de tu equipo.
Gestionar grupos
Con los grupos podrás crear listas de personas que deben tener acceso a los mismos archivos y carpetas. Esta opción es especialmente útil si quieres organizar a los miembros del equipo por departamento o función.
Otra ventaja es que puedes compartir carpetas al instante con todo el grupo y decidir si concederles permiso de edición o de solo lectura.
Para crear y editar grupos, haz clic en Grupos en la Consola de administración.
Los tipos de grupo
Hay dos tipos de grupos:
Los grupos gestionados por empresas solo los pueden crear los administradores. Los miembros del equipo no pueden unirse ni abandonar estos grupos de forma voluntaria.
Los grupos gestionados por usuarios están habilitados por defecto y pueden crearlos tanto administradores como miembros del equipo. Las personas pueden solicitar unirse o abandonar los grupos de forma voluntaria. Tanto los administradores como los responsables de grupo pueden añadir o eliminar miembros de un grupo.
Los administradores pueden deshabilitar los grupos gestionados por usuarios en la Consola de administración o convertir un grupo gestionado por usuarios en un grupo gestionado por la empresa cuando quieran tomar el control del mismo.
Gestionar miembros
Para administrar a los miembros de tu cuenta de equipo de Dropbox, tienes varios controles disponibles.
Puedes:
Restablece las contraseñas.
Suspende o elimina a los miembros del equipo.
Consulta los registros de actividad individuales. Para ello, haz clic en Miembros en la Consola de administración.
Haz seguimiento de la actividad
Como administrador, el registro de actividad será tu nuevo aliado. Desde allí podrás ver lo que sucede en relación con todos los usuarios de tu cuenta, por ejemplo, qué contenido comparten, cuándo y con quién, cuándo inician sesión en sus cuentas o cambian sus contraseñas y cuándo han vinculado aplicaciones de terceros o dispositivos nuevos. Aquí también podrás consultar cuándo se añade o elimina a alguien del equipo.
Para acceder a los registros de actividad, haz clic en Actividad en la Consola de administración.
Revisar el acceso de los miembros con informes
Al gestionar el acceso de un equipo, los informes pueden ayudarte a ver a qué contenido pueden acceder los miembros y dónde podría ser necesario realizar un seguimiento.
Utiliza el:
Informe de acceso de los miembros para ver a qué carpetas puede acceder un miembro concreto.
Informe de datos de miembros para analizar el uso, los límites de almacenamiento y el acceso a los archivos de cada miembro.
Informe de almacenamiento del equipo para ver qué está consumiendo el almacenamiento del equipo en las carpetas del equipo, las carpetas compartidas y las carpetas de los miembros.
Informe de carpetas del equipo: para analizar los detalles de almacenamiento y acceso de las carpetas y subcarpetas del equipo, incluido el contenido activo y archivado.
Informe de carpetas compartidas: para analizar los detalles de almacenamiento, acceso y uso compartido de las carpetas compartidas, incluido si las carpetas son internas, externas o huérfanas.
Nota: Los informes disponibles dependen de tu rol de administrador y del plan de tu equipo.
Gestionar grupos
Con los grupos podrás crear listas de personas que deben tener acceso a los mismos archivos y carpetas. Esta opción es especialmente útil si quieres organizar a los miembros del equipo por departamento o función.
Otra ventaja es que puedes compartir carpetas al instante con todo el grupo y decidir si concederles permiso de edición o de solo lectura.
Para crear y editar grupos, haz clic en Grupos en la Consola de administración.
Los tipos de grupo
Hay dos tipos de grupos:
Los grupos gestionados por empresas solo los pueden crear los administradores. Los miembros del equipo no pueden unirse ni abandonar estos grupos de forma voluntaria.
Los grupos gestionados por usuarios están habilitados por defecto y pueden crearlos tanto administradores como miembros del equipo. Las personas pueden solicitar unirse o abandonar los grupos de forma voluntaria. Tanto los administradores como los responsables de grupo pueden añadir o eliminar miembros de un grupo.
Los administradores pueden deshabilitar los grupos gestionados por usuarios en la Consola de administración o convertir un grupo gestionado por usuarios en un grupo gestionado por la empresa cuando quieran tomar el control del mismo.
Incorpora a todo el mundo
¿Usas Active Directory? ¡Excelente! Usa el conector de Dropbox AD para aprovisionar, desaprovisionar y administrar fácilmente usuarios y grupos en Dropbox.
Nota: el conector de Dropbox AD está disponible para los equipos de Dropbox con un plan Advanced o Enterprise.
Los cambios en tu conector de AD se verán reflejados en Dropbox, pero no alterarán ningún archivo ni contenido de tu cuenta. A esto también se le llama sincronización unidireccional.
Consejo: configura una sincronización de usuario y una sincronización de grupo independiente al configurar tu anuncio con Dropbox. Esto te dará más flexibilidad a la hora de aprovisionar a los usuarios.
Con Dropbox, hay muchas maneras de aprovisionar usuarios además del Conector AD. También puedes hacerlo a través de la Consola de administración e IAM/IdP. Elige la forma que más te convenga, pero ten en cuenta que algunos de estos métodos requieren ciertos conocimientos técnicos.
Identifícate
Si ya utilizas un proveedor de gestión de identidades o tienes un Active Directory complejo y multibosque que deseas conservar, puedes conectarlo a tu cuenta de Dropbox.
Gestores de identidad (IDM)
Para gestionar las identidades, los administradores cuentan con un sólido conjunto de herramientas diseñadas para simplificar las operaciones del ciclo de vida del usuario, incluida la creación y eliminación de cuentas de Dropbox.
El inicio de sesión único (SSO, por sus siglas en inglés) está disponible para los equipos de Dropbox con un plan Advanced o Enterprise.
El SSO permite a los equipos iniciar sesión en Dropbox con un proveedor de identidades centralizado. Esto le hace la vida más fácil a los usuarios, ya que tendrán una contraseña menos que recordar. Si ya usas un proveedor de identidades en el que confías y es compatible con Dropbox, podrás configurarlo fácilmente. Si también gestionas el SSO con proveedor de identidades en la nube, puedes manejar todo fácilmente con tu proveedor de identidades.
Suspender a un usuario y borrado remoto
Hay dos formas de eliminar el acceso de un usuario a tu equipo de Dropbox y ambas están disponibles a través de la Consola de administración.
Suspensión de usuarios
Al suspender a un usuario, este perderá acceso a su cuenta de equipo de Dropbox y a los documentos de Paper de manera instantánea. Solo un administrador puede anular la suspensión.
Al suspender una cuenta, no se libera una licencia ni se elimina ningún archivo. La cuenta sigue existiendo, por lo que todavía se está usando la licencia. Para liberar la licencia, hay que eliminar la cuenta.
Borrado remoto
El borrado remoto te permite eliminar una cuenta de equipo de Dropbox de los dispositivos vinculados de un miembro. Con esta función, puedes eliminar datos de un dispositivo incluso si el miembro de tu equipo lo pierde.
Una vez que desvincules un dispositivo y utilices el borrado remoto, ese dispositivo dejará de sincronizarse automáticamente.
Restaurar eliminados
¿Has eliminado por error a un miembro del equipo? ¿No querías hacerlo? ¡No pasa nada!
Al restaurar a un miembro, la cuenta se reactiva con los mismos archivos y permisos, por lo que estará exactamente igual que antes de su eliminación.
como si nada hubiera pasado.
Nota: los administradores de equipos y los administradores de gestión de usuarios pueden restaurar a los usuarios eliminados.
Cómo fusionar equipos de Dropbox
Si hay más de un equipo de Dropbox Business en tu organización, o si estás trabajando codo con codo con otro equipo, quizás quieras fusionar estos dos equipos.
Cómo añadir usuarios existentes de Dropbox a tu equipo
Invita al miembro de tu equipo como lo harías con cualquier miembro nuevo. Si decide unirse al equipo, se le pedirá que elija qué quiere hacer con sus archivos existentes: fusionarlos con la cuenta del equipo de Dropbox o crear una cuenta personal de Dropbox para sus archivos.
Además, ten en cuenta que si esa persona forma parte de un equipo de Dropbox existente, no podrá unirse a un segundo equipo (con la misma dirección de correo electrónico).
