Tu guía para ser administrador de Dropbox
30 min de lectura
Con una cuenta de equipo de Dropbox, todo el trabajo de tu equipo está en un solo lugar. Gracias a su intuitiva consola de administración, el espacio para equipos y las potentes funciones de seguridad, Dropbox te ofrece las herramientas que necesitas para que tu equipo trabaje de forma óptima.
Esta guía te presenta las funciones, los permisos y los controles de seguridad que gestionarás como nuevo administrador. Para obtener más información sobre las principales funciones de Dropbox (por ejemplo, cómo sincronizar y compartir), consulta la guía para miembros del equipo.
Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox como administrador
Inicia sesión en tu cuenta de administrador de Dropbox
Como administrador de una cuenta de Dropbox Business, camino comienza en dropbox.com. Iniciar sesión es rápido y sencillo. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
Accede a www.dropbox.com.
Haz clic en Iniciar sesión en la esquina superior derecha.
Introduce el correo electrónico y la contraseña que usaste para configurar la cuenta de Dropbox de tu equipo.
Cómo acceder a las herramientas de administración
Después de iniciar sesión, busca la Consola de administración en la barra lateral izquierda. Desde allí podrás gestionar los usuarios, la configuración y todas las funciones de administración disponibles para tu equipo.
Nota: Si no ves la consola de administración, comprueba que estás utilizando el correo electrónico de administrador correcto de tu cuenta Business.
Cómo acceder a la consola de administración
La consola de administración es una ubicación centralizada donde tienes visibilidad y control sobre todo. Para acceder a ella, basta con seguir estos dos sencillos pasos:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Dependiendo de tu rol de administrador, verás diferentes opciones que te ayudarán a supervisar a los miembros, revisar el flujo de trabajo de tu equipo e invitar a los miembros del equipo a crear cuentas.
¿Quieres hacer un recorrido por la Consola de administración? Consulta nuestro tutorial de la Consola de administración.
Cómo establecer una estructura de carpetas para tu equipo
Tener una estructura de carpetas organizada es clave para una experiencia fluida, organizada y segura en Dropbox. Cuando las carpetas de tu equipo se organizan según departamentos, funciones o proyectos, todos encuentran lo que necesitan y trabajan mejor juntos.
En lugar de depender de carpetas personales o de uso compartido ad hoc, tu equipo puede trabajar en un espacio centralizado y organizado, con acceso gestionado y todo claramente etiquetado. Esta configuración no solo permite ahorrar tiempo, sino que también disminuye la confusión, los archivos duplicados y los problemas de versiones.
Qué puedes hacer en la sección Contenido
Como administrador de Dropbox, las carpetas de equipo te ayudan a mantener todo el contenido de tu organización centralizado, organizado y fácil de gestionar.
Son como el archivador en línea de tu equipo, pero sin papeles por todas partes.
Qué puedes hacer en la sección Contenido de la consola de administración:
Crear carpetas de equipo y estructurarlas de la forma que mejor se adapte a tu equipo.
Compartir el acceso con personas, grupos o todo el equipo.
Gestionar los permisos, como el de solo lectura o el de edición.
Añadir o eliminar personas (dependiendo de tu rol de administrador).
Cómo crear una carpeta de equipo
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
En Productos, haz clic en el menú desplegable a la izquierda de Dropbox.
Haz clic en Contenido.
Haz clic en Crear carpeta del equipo a la derecha.
Poner un nombre a tu carpeta y elegir quién puede acceder desde el principio: todo el equipo o personas concretas.
Haz clic en Crear.
Establecer niveles de acceso después de crear la carpeta
Una vez que hayas creado la carpeta de tu equipo, puedes modificar los permisos de acceso:
Busca tu nueva carpeta del equipo en Contenido.
Haz clic en ••• (más opciones) junto al nombre de la carpeta y, a continuación, selecciona Gestionar acceso.
Decide qué puede hacer cada persona o grupo:
Ver: solo puede ver y descargar archivos.
Editar: puede añadir, modificar o eliminar archivos y gestionar la configuración de uso compartido.
Los cambios se guardan automáticamente.
Nota: Si alguien tiene permisos de edición en una carpeta del equipo, también podrá editar todo lo que contiene por defecto, incluidas todas las subcarpetas.
Por ejemplo, si un grupo tiene permisos de edición sobre una carpeta llamada "Diseño", podrá editar todo su contenido, a menos que se ajusten los permisos de manera específicas.
Crear un grupo
Con los grupos, puedes dar acceso a la misma información a varios compañeros, sin importar si pertenecen a un equipo, departamento o proyecto. Puedes crear grupos personalizados en función de cómo trabaje tu equipo y usarlos para asignar permisos de acceso a las carpetas del equipo. Solo ciertos tipos de administradores pueden crear y gestionar estos grupos.
Para crear un grupo:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Grupos en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Crear grupo.
Introduce un nombre de grupo.
Decide si los administradores o los miembros serán los responsables de gestionar el grupo.
Haz clic en Crear.
Añadir miembros a un grupo
Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo gestionado por administradores.
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Grupos en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el nombre del grupo al que quieras añadir miembros.
Haz clic en Añadir miembros.
Introduce el nombre de la persona a la que quieres invitar y haz clic en Añadir miembros.
¿Quieres más información? Consulta estos recursos relacionados
Cómo descargar Dropbox en tu ordenador y dispositivos móviles
Tanto si trabajas desde casa o en la oficina como si estás de camino a una reunión de trabajo, Dropbox te ayuda a acceder a todos tus archivos, fotos y vídeos fácilmente estés donde estés.
Cuando Dropbox esté instalado en tu ordenador, verás un icono de Dropbox en la barra de tareas (Windows) o en la barra de menús (Mac) y una carpeta de Dropbox en tu disco duro, donde podrás trabajar con los mismos archivos que en dropbox.com.
Cómo descargar la aplicación de Dropbox para escritorio
Descarga la aplicación de Dropbox para escritorio.
Abre el archivo que descargaste.
Se te pedirá que inicies sesión con las credenciales de tu cuenta de equipo de Dropbox.
Debes usar la misma dirección de correo electrónico y la misma contraseña que utilizas para iniciar sesión en dropbox.com (esto se aplica a todos tus dispositivos).
La aplicación de Dropbox para escritorio está disponible para los sistemas operativos Linux, Windows y macOS.
Recursos relacionados
Más información sobre el uso de la aplicación de Dropbox con Windows 10 en modo S o en Linux
Más información sobre la compatibilidad de Dropbox con tu sistema operativo
Cómo descargar la aplicación de Dropbox para móviles
Descárgala desde dropbox.com/mobile o desde la tienda de aplicaciones que prefieras.
Si ya tienes la aplicación de Dropbox para móviles en tu teléfono o tablet, inicia sesión con tu dirección de correo electrónico y contraseña. También puedes hacerlo a través del inicio de sesión único con tu cuenta de Google o Apple.
Cómo añadir archivos y carpetas a tu cuenta de Dropbox
Después de descargar tanto la aplicación móvil como la aplicación para escritorio, ya puedes empezar a añadir archivos, fotos y vídeos a tu Dropbox.
Añadir un archivo o una carpeta a tu cuenta a través de dropbox.com
Después de iniciar sesión en dropbox.com, añade archivos a tu cuenta arrastrándolos y soltándolos desde el sistema de archivos de tu ordenador. Es así de fácil. También puedes seguir estos pasos para subir un archivo o una carpeta desde tu ordenador:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en Subir debajo de la barra de búsqueda en la parte superior.
Haz clic en Archivos o Carpeta.
Si eliges Archivos, selecciona tantos archivos como quieras y haz clic en Abrir.
Si seleccionas Carpeta, elige una carpeta y haz clic en Subir.
Añadir archivos o carpetas a Dropbox desde tu ordenador
Arrastra y suelta archivos o carpetas en la carpeta de Dropbox en tu escritorio. También puedes usar la opción de menú Guardar como que ofrecen la mayoría de las aplicaciones para guardar archivos directamente en tu carpeta de Dropbox.
Los archivos y las carpetas de tu carpeta de Dropbox se sincronizarán automáticamente con dropbox.com y con las aplicaciones de Dropbox para escritorio y para móviles en cualquier otro dispositivo que hayas conectado a tu cuenta.
Añadir un archivo o una carpeta desde tu escritorio a tu cuenta de Dropbox
Al igual que con el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac), puedes arrastrar y soltar en la aplicación para escritorio:
Arrastra y suelta el archivo o la carpeta en la carpeta de Dropbox en el disco duro.
Selecciona la carpeta de Dropbox cuando uses la opción Guardar como que ofrecen la mayoría de las aplicaciones.
¿Sueles usar Microsoft Office? Ve al apartado “General” de “Preferencias” y establece Dropbox como ubicación predeterminada para guardar. Esto te ahorrará algo de tiempo.
Añadir un archivo o una carpeta a través de la aplicación de Dropbox para móviles
Puedes subir manualmente archivos, fotos y vídeos a tu cuenta de Dropbox con la aplicación móvil. Los pasos que hay que seguir varían ligeramente según el tipo de dispositivo móvil que se utiliza.
Teléfono o tablet Android
- Abre la aplicación de Dropbox para móviles.
- Abre la carpeta en la que quieres guardar tus archivos.
- Toca " + " (signo más).
- Toca Subir archivos .
- Busca los archivos que deseas subir y tócalos para seleccionarlos.
- Toca Subir .
Teléfono o tablet iOS
- Abre la aplicación de Dropbox para móviles.
- Abre la carpeta en la que quieres guardar tus archivos.
- Toca " + " (signo más).
- Toca Crear o subir archivo .
- Toca Subir archivo .
- Toca Examinar y busca el archivo que quieres subir.
- Selecciona la ubicación donde quieres guardar el archivo en tu cuenta de Dropbox.
- Toca Subir .
Cómo configurar las opciones para compartir de tu cuenta de equipo de Dropbox
Los administradores configuran y gestionan el uso compartido automático con carpetas del equipo. También puedes personalizar reglas para todo el equipo para todas las carpetas compartidas creadas por tu equipo.
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Configuración.
En Uso compartido externo, personaliza a quién se puede añadir a los archivos y carpetas, quién puede compartir enlaces y otros permisos de uso compartido.
Nota: Los cambios en esta configuración no se aplican de forma retroactiva.
Cómo impedir que los miembros compartan contenido fuera del equipo
Dependiendo de las necesidades de tu equipo, es posible que quieras restringir el contenido que se puede compartir externamente.
Ve a Configuración.
En la página de Uso compartido externo, desplázate hacia abajo hasta Compartir enlaces de archivos y carpetas.
Selecciona Desactivar en el menú desplegable de la derecha.
Esto garantiza que los miembros del equipo solo puedan compartir archivos y carpetas con otros miembros del equipo.
Cómo compartir un archivo o una carpeta desde tu cuenta de Dropbox
Compartir un archivo o carpeta desde dropbox.com
Inicia sesión en dropbox.com.
Sitúa el cursor sobre el elemento que quieras compartir.
Haz clic en el icono de compartir mostrado.
Escribe la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona, personas o grupo con quien quieres compartir.
Selecciona Puede editar o Puede leer en el menú desplegable.
Haz clic en Configuración para personalizar quién tiene acceso o inhabilitar las descargas. Puedes solicitar una contraseña y establecer también una fecha de vencimiento.
Haz clic en Compartir archivo o Compartir carpeta. Los destinatarios recibirán una invitación por correo electrónico al contenido compartido.
También puedes hacer clic en Copiar enlace (si aún no se ha creado un enlace, haz clic en Crear y copiar enlace).
El enlace se copiará en el portapapeles. Luego podrás pegarlo en un correo electrónico, chat u otro tipo de mensaje.
Compartir un archivo o una carpeta de la carpeta de Dropbox desde la aplicación de Dropbox para escritorio
Haz clic en Compartir.
Escribe la dirección de correo electrónico, el nombre o el grupo de la persona (o las personas) con quien quieres compartir.
Selecciona Puede editar o Puede leer en el menú desplegable.
Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o carpeta.
Compartir un archivo o una carpeta a través de la aplicación de Dropbox para móviles
Accede al archivo o la carpeta que quieres compartir.
Toca "…" (tres puntos).
Toca Compartir.
Toca Crear un enlace.
Si ya se ha creado un enlace a este contenido, toca Compartir enlace junto a Cualquiera que tenga el enlace puede ver.
Selecciona cómo quieres compartir el enlace a través de las opciones Puede editar o Puede leer. Ambas opciones permiten introducir comentarios.
Cómo configurar Dropbox Paper para tu equipo
Dropbox Paper es un medio excelente para que tu equipo pueda escribir reflexiones, colaborar y compartir ideas.
Cómo invitar a miembros del equipo a tu cuenta de equipo de Dropbox
A menos que hayas dado permisos de invitación a los miembros, solo algunos tipos de administradores pueden invitar a miembros a tu cuenta de equipo. Cada miembro invitado usa una de las licencias de tu plan.
Puedes invitar a miembros a través de la consola de administración o del conector Active Directory de Dropbox. Recomendamos usar la consola de administración para invitar a miembros.
Invitar a miembros del equipo a través de la consola de administración
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda.
Haz clic en Invitar a miembros.
Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar.
Haz clic en Invitar.
Nota: si quieres invitar a miembros a tu equipo en grupo, también puedes importar un archivo CSV.
Si algún miembro del equipo ya tiene una cuenta de Dropbox que utiliza para el trabajo, podrá convertir su cuenta personal en una cuenta de equipo de Dropbox. Como alternativa, podrá crear una cuenta nueva.
Invitar a miembros del equipo a través de una integración
Si ya dispones de SSO o estás planeando implementarlo, te recomendamos invitar a los miembros del equipo usando el conector de Active Directory.
Cómo añadir a otro administrador a tu cuenta de equipo de Dropbox
Tener más de un administrador en tu cuenta de equipo de Dropbox es esencial para mantener la continuidad del negocio, la responsabilidad y la gestión eficiente. Los administradores desempeñan un papel clave en la gestión de tareas críticas, como gestionar el acceso de los usuarios, establecer políticas de seguridad, responder a las necesidades de asistencia y supervisar los permisos de contenido.
Si solo hay un administrador y no está disponible por vacaciones, bajas o imprevistos, podrían retrasarse acciones importantes, como añadir nuevos miembros al equipo o resolver problemas de seguridad. Tener varios administradores asegura que siempre haya alguien para ayudar y guiar a tu equipo.
Recomendamos que todos los equipos tengan al menos dos administradores que se encarguen de tareas específicas, como la gestión de la seguridad de la cuenta o la incorporación de nuevos miembros.
Para añadir a nuevos administradores a través de la consola de administración:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda.
Busca y selecciona el miembro al que quieras hacer administrador.
Haz clic en Más a la derecha de su nombre.
Selecciona Hacer administrador.
Puedes cambiar estos permisos en cualquier momento.
Para descubrir más sobre lo que puede hacer cada administrador, echa un vistazo a este módulo.
Cómo iniciar sesión como uno de los miembros de tu equipo de Dropbox
Algunos administradores pueden iniciar sesión temporalmente como miembros del equipo, lo que te permite acceder de forma segura a su cuenta de trabajo. Esta opción puede ser especialmente útil si un compañero de equipo ha cogido unos días libres o necesita ayuda para organizar archivos, o si estás solucionando algún problema en su nombre.
Con este acceso, podrás hacer lo siguiente:
Ver la estructura de sus carpetas y cómo está organizado el contenido.
Compartir archivos o carpetas en su nombre.
Consultar, abrir o descargar los archivos a los que tiene acceso.
Elimina o restaura archivos según sea necesario.
Recuerda: este acceso corresponde solo a la cuenta de equipo de Dropbox de la persona. No tendrás acceso a su cuenta personal de Dropbox.
Para iniciar sesión como miembro:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Ve a la página Miembros.
Haz clic en Más junto al nombre del miembro del equipo con el que quieres iniciar sesión.
Haz clic en Iniciar sesión como miembro.
Pulsa en Iniciar sesión para confirmar tu elección.
Se te redirigirá a la cuenta del usuario que has seleccionado, donde podrás actuar en su nombre.
Cuando hayas terminado, asegúrate de hacer clic en Salir en la sección roja en la parte superior de la página. De este modo, se evitará realizar cambios accidentalmente en la cuenta equivocada después.
Nota: Esta función solo está disponible para las cuentas de equipo de Dropbox con un plan Advanced o Enterprise.
Obtén más información sobre la función de iniciar sesión como miembro
Cómo suspender o eliminar a un miembro del equipo de una cuenta de equipo de Dropbox
Independientemente de si necesitas suspender o eliminar a miembros de tu equipo, puedes hacerlo desde la consola de administración.
Cómo suspender a un miembro de un equipo de Dropbox
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros.
Haz clic en Más al lado del nombre del usuario cuya cuenta quieres suspender.
Haz clic en Suspender.
Elige si deseas eliminar los archivos del usuario de cualquier dispositivo en el que pueda iniciar sesión o no.
Haz clic en Suspender.
Cómo anular la suspensión o eliminar a un miembro suspendido
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
Haz clic en Miembros.
Haz clic en el filtro Estado y cambia a Suspendido.
Haz clic en Más al lado del nombre del usuario suspendido.
Pulsa en Anular la suspensión del miembro o en Eliminar miembro.*
*Si vas a eliminarlo, tendrás que decidir si quieres transferir el contenido de sus archivos o no.Haz clic en Anular suspensión o Eliminar.
Si anulas la suspensión de un miembro del equipo, recuperará el acceso a su cuenta de inmediato. Recibirá un correo electrónico en el que se le indicará que su cuenta vuelve a estar activa y podrá iniciar sesión con su contraseña actual (a menos que tu equipo utilice el inicio de sesión único).
Cómo transferir cuentas de equipo de Dropbox a nuevos miembros
Tras eliminar a un miembro del equipo, ciertos tipos de administradores de Dropbox pueden transferir los archivos y las carpetas de ese miembro eliminado a otra persona de su equipo. Esta función permite una transición fluida de la propiedad y garantiza que los archivos y carpetas importantes no se pierdan ni sean inaccesibles después de que un miembro abandone el equipo.
Con la transferencia de cuenta, puedes realizar una de las siguientes acciones:
Transferir todo el contenido de la cuenta anterior a un nuevo miembro (incluidos archivos, carpetas y relaciones de uso compartido)
Transferir el contenido a tu cuenta de administrador y elegir lo que se asignará al nuevo empleado
Descubre cómo transferir los archivos de un miembro eliminado
Cómo formar a tu equipo para usar Dropbox
Para que la implementación de Dropbox sea un éxito, es esencial formar y apoyar a los miembros durante la transición.
Te recomendamos que invites a tu equipo a completar la guía de inicio rápido de Dropbox diseñada para miembros del equipo. Esta guía ayuda a los nuevos miembros a añadir y compartir archivos, encontrar recursos para solucionar problemas y mucho más.
Otra formación
En nuestra biblioteca de aprendizaje autodirigido, tu equipo puede elegir los temas y explorar las funciones de Dropbox a su ritmo y aplicándolas a su trabajo. Como administrador, puedes crear un proyecto de aprendizaje óptimo para tu equipo asignándole temas específicos.
Clases virtuales
Tu equipo también podría unirse a una sesión de aprendizaje en vivo de Dropbox gratuita. En estas sesiones se muestra a los nuevos miembros las funciones básicas de Dropbox con la interacción de una clase virtual.
Cómo usar integraciones de aplicaciones con Dropbox
Integrar aplicaciones de terceros con Dropbox permite a tu equipo a trabajar de manera más eficiente, no más dura. Sin cambiar de plataforma, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a herramientas como Google Docs, Adobe, Microsoft 365, Slack, Zoom y muchas más desde la interfaz de Dropbox. Esto facilita los flujos de trabajo, potencia la productividad y mantiene tus archivos organizados en un solo lugar.
Los administradores pueden gestionar integraciones de aplicaciones desde la consola de administración, y los miembros del equipo pueden conectar y gestionar aplicaciones de terceros desde los ajustes de configuración de sus cuentas a menos que los administradores bloqueen su conexión a estas aplicaciones.
Los miembros del equipo también pueden usar Dropbox App Center para descubrir y conectar aplicaciones.
Empezar con el Dropbox App Center
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha y selecciona App Center.
Busca la aplicación a la que te gustaría conectar o de la que quieres obtener más información.
Para gestionar el acceso de tu equipo a aplicaciones específicas:
Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
En Productos, haz clic en el menú desplegable a la izquierda de Dropbox.
Haz clic en Configuración.
En Aplicaciones, haz clic en Permisos de la aplicación.
Haz clic en la casilla de verificación junto a la aplicación que quieras activar o desactivar.
Haz clic en Permitir o Bloquear.
Más información sobre cómo gestionar los permisos y el acceso a las aplicaciones de tu equipo.
Conectar tu calendario
Si los miembros del equipo conectan su calendario de Google o de Outlook a su cuenta de Dropbox, pueden encontrar fácilmente lo que necesitan justo cuando lo necesitan. La integración de un calendario permite a tu equipo ver las próximas reuniones, unirse a ellas y adjuntar archivos a reuniones desde su ordenador.
Para conectar tu calendario en el App Center:
Inicia sesión en dropbox.com.
Haz clic en el icono de cuadrícula de la esquina superior derecha y selecciona App Center.
Haz clic en Google Calendar o Calendario de Outlook y contactos.
Nota: Si no ves Google Calendar u Outlook Calendar and Contacts, usa la barra de búsqueda del Centro de aplicaciones, situada en la parte superior, para encontrarlas.
Haz clic en Conectar y sigue las indicaciones.
Descubre cómo adjuntar archivos y participar en reuniones desde Dropbox.
Has puesto los cimientos, ahora sigue construyendo
Has dado los primeros pasos clave para que tu equipo triunfe con Dropbox. Ahora dispones de las herramientas necesarias para gestionar un espacio de trabajo seguro, bien estructurado y productivo: puedes administrar la seguridad y el acceso de los usuarios, organizar el contenido y habilitar integraciones.
Pero la labor de un buen administrador va más allá. Sigue ampliando tus conocimientos: únete a una clase virtual en directo para aprender de forma más práctica e interactiva, o comparte experiencias y buenas ideas con otros en la Comunidad de Dropbox.
Cuanto más aprendas, más valor aportarás a tu equipo.
Descubre más recursos de aprendizaje y mantente siempre al día en learn.dropbox.com.