Optimieren Sie Ihre Arbeit mit Dropbox

Jedes Projekt beinhaltet sich wiederholende Tätigkeiten.

Möglicherweise müssen Sie Dateien von verschiedenen Personen zusammentragen, Inhalte vor deren Veröffentlichung überprüfen, endgültige Arbeitsergebnisse senden oder dieselben Aufgaben für jedes neue Projekt wiederholen.

Die richtigen Tools können diese alltäglichen Arbeitsabläufe vereinfachen und Ihrem Team helfen, weniger Zeit mit der Verwaltung der Arbeit und mehr Zeit mit ihrer Erledigung zu verbringen.

In diesem Modul lernen Sie Dropbox-Features kennen, die dazu beitragen, häufige Aufgaben zu optimieren und die tägliche Arbeitsweise Ihres Teams zu unterstützen. Einige Features können je nach Ihrem Abo und den Admin-Einstellungen Ihres Teams variieren.

Dateien zusammentragen

Die Arbeit beginnt oft damit, Informationen von anderen Personen einzuholen.

Egal, ob Sie Dokumente von Kunden, Fotos von Auftragnehmern oder Präsentationen von Teammitgliedern zusammentragen – mit Dropbox-Dateianfragen können Personen ganz einfach Dateien direkt in einen von Ihnen ausgewählten Ordner hochladen, auch wenn sie kein Dropbox-Konto haben.

Beispiel

Ein Eventkoordinator benötigt Präsentationsfolien von zehn verschiedenen Rednern.

Anstatt alle zu bitten, ihre Dateien per E-Mail zu senden, wird eine Dateianfrage erstellt. Jeder Redner lädt seine Präsentation hoch, und jede Datei wird automatisch im selben Dropbox-Ordner gespeichert.

Arbeitsweise

Wählen Sie Dateianfragen, wenn Sie Dateien von mehreren Personen zusammentragen müssen, ohne ihnen Zugriff auf den Zielordner zu gewähren.

Kreative Arbeit überprüfen

Wenn Sie Feedback zu Videos, Bildern oder anderen kreativen Arbeiten benötigen, verwenden Sie Dropbox Replay, um Überprüfungen und Kommentare mit dem Inhalt zu verknüpfen.

Mit Dropbox Replay können Prüfer Kommentare und Markups direkt auf dem Bildschirm in Videos, Bildern und Audioprojekten hinterlassen, sodass jeder genau sehen kann, was geändert werden muss.

Beispiel

Ein Marketingteam überprüft ein Video zur Produkteinführung.

Anstatt Feedback über lange E-Mail-Threads auszutauschen, hinterlassen die Reviewer ihre Kommentare direkt auf der Video-Zeitachse. Der Bearbeiter kann sofort sehen, wo Änderungen erforderlich sind, und die Inhalte vor der nächsten Überprüfung aktualisieren.

Arbeitsweise

Wählen Sie Replay, wenn Ihre Überprüfung von klarem, visuellem Feedback abhängt und nicht nur von Kommentaren zu einer Datei.

Erfahren Sie, wie Sie ein Projekt in Dropbox Replay erstellen, es für Prüfer freigeben und deren Feedback an einem zentralen Ort zusammenfassen können.

Fertige Arbeiten abliefern

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, möchten Sie nicht immer bearbeitbare Arbeitsdateien freigeben.

Mit Dropbox Transfer können Sie eine Kopie fertiger Dateien senden, ohne den Empfängern Zugriff auf die Originaldateien oder -ordner in Ihrem Dropbox-Konto zu gewähren.

Beispiel

Eine Designagentur schließt das Branding-Projekt eines Kunden ab.

Anstatt den Arbeitsordner freizugeben, sendet sie die fertigen Dateien mit Dropbox Transfer. Der Kunde lädt die Dateien herunter, während die Agentur das Originalprojekt sicher in Dropbox speichert.

Arbeitsweise

Verwenden Sie Dropbox Transfer, wenn Sie endgültige Arbeitsergebnisse senden und nicht Dateien, die noch bearbeitet werden.

Dateien zwischen Personen verschieben

Manchmal reichen ein freigegebener Ordner oder ein Link aus, um mit jemandem zusammenzuarbeiten. In anderen Situationen ist eine spezifischere Methode zum Zusammentragen oder Bereitstellen von Dateien erforderlich.

Überlegen Sie, was Sie erreichen müssen, und wählen Sie dann die Option aus, die zu der Aufgabe passt.

Dokumente unterzeichnen lassen

Wenn die Arbeit die Genehmigungsphase erreicht, benötigen Teams häufig Unterschriften, bevor sie fortfahren können.

Mit Dropbox Sign können Sie Dokumente zur elektronischen Unterschrift senden, sodass Sie Vereinbarungen abschließen können, ohne Dokumente drucken, scannen oder per E-Mail hin- und herzusenden.

Beispiel

Ein Vertriebsteam hat ein Angebot für einen Kunden fertiggestellt.

Sobald die Bedingungen vereinbart sind, sendet es die Vereinbarung zur Signatur und bewahrt das ausgefüllte Dokument zusammen mit den restlichen Kundendateien auf.

Arbeitsweise

Wählen Sie Dropbox Sign, wenn ein Dokument eine elektronische Signatur erfordert.

Routineaufgaben automatisieren

Je mehr Projekte Ihr Team verwaltet, desto mehr sich wiederholende Tätigkeiten kommen auf.

Mit den Automatisierungsoptionen von Dropbox können Sie Dateien, die zu einem automatisierten Ordner hinzugefügt werden, sortieren, umbenennen oder umwandeln, wodurch Sie sich wiederholende manuelle Arbeiten reduzieren können.

Beispiel

Ein Personalbeschaffungsteam erhält jeden Monat Hunderte von Lebensläufen.

Anstatt jede Datei manuell zu sortieren, organisieren automatisierte Ordner eingehende Bewerbungen, sodass sich Personalvermittler auf die Prüfung von Bewerbern konzentrieren können, anstatt darauf, Dateien zu verwalten.

Wählen Sie das richtige Tool aus

Verschiedene Arbeitsphasen erfordern unterschiedliche Tools. Beginnen Sie damit, was Sie erreichen müssen, und wählen Sie dann das Dropbox-Tool aus, das diese Aufgabe unterstützt.

• Nutzen Sie Dateianfragen, um Dateien von anderen Personen zusammenzutragen.

• Überprüfen Sie Video-, Bild- und Audioprojekte mit Dropbox Replay.

• Versenden Sie fertige Dateien mit Dropbox Transfer.

• Fordern Sie elektronische Signaturen mit Dropbox Sign an.

• Reduzieren Sie sich wiederholende Aufgaben bei der Dateiverwaltung mit automatisierten Ordnern.

Wenn Sie das richtige Tool für die jeweilige Aufgabe auswählen, benötigen Sie weniger Zeit mit der Verwaltung der Arbeit und haben mehr Zeit, sie voranzubringen.

Dropbox ist nicht nur ein Ort, an dem Dateien gespeichert werden.

Hier können Teams Ideen organisieren, an Projekten zusammenarbeiten, Feedback einholen und ihre besten Ergebnisse liefern.

Sie haben die Tools kennengelernt, mit denen Teams ihre Arbeit organisieren, zusammenarbeiten und alltägliche Aufgaben optimieren können.