In Dropbox zusammenarbeiten und Dateien freigeben

Zusammenarbeiten bedeutet mehr als nur das Teilen von Dateien.

Wenn Projekte voranschreiten, prüfen die Beteiligten Dokumente, geben Feedback, nehmen Änderungen vor und koordinieren die nächsten Schritte. Unabhängig davon, ob Sie mit Teammitgliedern, Kunden oder externen Partnern zusammenarbeiten, benötigen alle zur richtigen Zeit Zugriff auf die richtigen Informationen.

Dropbox verknüpft Feedback mit der Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit der Verwaltung von Versionen und mehr Zeit damit verbringen kann, Projekte voranzubringen.

In diesem Modul erfahren Sie, wie Sie Dateien für die richtigen Personen freigeben, Zugriffsrechte verwalten, Feedback geben und erhalten und gemeinsam in Dropbox Paper arbeiten können.

Dateien sicher teilen

Das Teilen von Dateien gehört zu den häufigsten Tätigkeiten, die Sie in Dropbox ausführen werden.

Egal, ob Sie einem Kunden ein Angebot unterbreiten, ein Teammitglied bitten, eine Präsentation zu prüfen, oder Projektdokumente für einen neuen Mitarbeiter freigeben – mit Dropbox können Sie Personen ganz einfach Zugriff auf die Dateien gewähren, die sie benötigen.

Anstatt mehrere Versionen derselben Datei per E-Mail zu versenden, können Sie eine einzige Datei freigeben und sicherstellen, dass alle mit der neuesten Version arbeiten.

Mit geteilten Inhalten arbeiten

Zusammenarbeit funktioniert in beide Richtungen. Manchmal sind Sie die Person, die Arbeitsergebnisse öffnet, überprüft oder aktualisiert, die jemand anderes für Sie freigegeben hat.

Freigegebene Inhalte öffnen

Wenn jemand eine Datei oder einen Ordner mit Ihnen teilt, kann Dropbox Sie per E-Mail, auf dropbox.com oder in der Dropbox-App benachrichtigen.

Öffnen Sie die Einladung, um loszulegen. Wenn Sie zu einem freigegebenen Ordner eingeladen wurden, wählen Sie auf Aufforderung Ordner beitreten aus.

Überprüfen Sie Ihr Zugriffsrecht

Überprüfen Sie vor Arbeitsbeginn, ob Sie Lesezugriff oder Bearbeitungszugriff haben.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, aber nur Lesezugriff haben, bitten Sie den Eigentümer, Ihr Zugriffsrecht zu aktualisieren.

Erneut finden

Sie müssen nicht jedes Mal zur ursprünglichen Einladung zurückkehren. Öffnen Sie auf dropbox.com Freigegeben, um Dateien und Ordner zu finden, die direkt für Sie freigegeben wurden.

Wenn jemand Inhalte über einen Link geteilt hat, müssen Sie möglicherweise stattdessen zum ursprünglichen Link zurückkehren.

Jetzt Zugang anfragen

Wenn Sie etwas öffnen, auf das Sie keinen Zugriff haben, senden Sie auf Aufforderung eine Zugriffsanfrage an den Eigentümer.

Arbeitsweise

Bevor Sie jemanden bitten, etwas erneut freizugeben, überprüfen Sie unter Freigegeben, ob Sie bereits Zugriff haben.

Gewähren Sie Personen den richtigen Zugriff

Bevor Sie eine Datei oder einen Ordner freigeben, sollten Sie darüber nachdenken, was die andere Person damit tun muss.

Lesezugriff

Wählen Sie Lesezugriff für Referenzmaterial, abgeschlossene Dokumente oder alles, was jemand überprüfen soll. Personen können betrachten und kommentieren, aber sie können keine Änderungen vornehmen.

Kann bearbeiten

Wählen Sie Bearbeitungszugriff aus, wenn Sie zusammenarbeiten und andere Personen Änderungen vornehmen müssen.

Arbeitsweise

Beginnen Sie mit Lesezugriff und gewähren Sie nur dann Bearbeitungszugriff, wenn jemand Änderungen vornehmen muss.

Feedback geben und erhalten

Feedback ist einfacher, wenn Diskussionen mit der Arbeit selbst verknüpft bleiben.

Personen mit Zugriff können Dateien direkt kommentieren und Kollegen @erwähnen, wenn deren Input erforderlich ist. So bleibt das Feedback direkt in der Nähe der Arbeit und ist nicht über E-Mails und Chat-Nachrichten verstreut.

Beispiel

Der Marketingmanager hinterlässt Kommentare direkt in der Präsentation und @erwähnt den Designer, wenn Aktualisierungen erforderlich sind.

Jeder, der Zugriff hat, kann das Feedback neben der Datei sehen, was es einfacher macht, zu verstehen, was Aufmerksamkeit erfordert, und die Arbeit voranzubringen.

Arbeitsweise

Verknüpfen Sie Feedback mit der Datei und verwenden Sie @Erwähnungen, wenn jemand etwas überprüfen oder Maßnahmen ergreifen muss.

Planen Sie Ihre Arbeit gemeinsam mit Dropbox Paper

Nicht jedes Projekt beginnt mit einer fertigen Datei.

Manchmal benötigt Ihr Team einen Ort, an dem es Ideen festhalten, Arbeitsvorgänge planen und Besprechungsnotizen aufbewahren kann, bevor der endgültige Inhalt Gestalt annimmt.

Mit Dropbox Paper kann Ihr Team gemeinsam Texte verfassen, Informationen organisieren, To-Dos zuweisen und Fälligkeitsdaten hinzufügen – alles in einem gemeinsamen Dokument.

Teams verwenden Dropbox Paper häufig für Folgendes:

• Zur Erfassung von Besprechungsnotizen.

• Um durch Brainstorming Ideen zu finden.

• Zur Erstellung von Projekt-Briefings.

• Zur Zuweisung und Nachverfolgung von To-Dos.

• Mit wiederverwendbaren Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben beginnen.

Beispiel

Ein HR-Team bereitet den ersten Tag eines neuen Mitarbeiters vor.

Anstatt die Onboarding-Notizen in separaten Dokumenten zu führen, erstellt es ein Paper-Dokument, um Aufgaben nachzuverfolgen, Besprechungsnotizen zusammenzutragen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, bevor der Mitarbeiter anfängt.

Alles bleibt in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, den das Team ganz einfach aktualisieren kann.

In Dropbox Paper zusammenarbeiten

Jetzt sind Sie dran.

Erfahren Sie, wie Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich in Dropbox Paper erstellen, Änderungen vorschlagen, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und Pläne, Aufgaben sowie Gespräche an einem zentralen Ort zusammenführen können.

Arbeitsweise

Verwenden Sie Änderungsvorschläge, um Änderungen zu empfehlen, und Kommentare, um Fragen zu stellen oder Ideen zu besprechen. Verwenden Sie @Erwähnungen und zugewiesene To-Dos, um klarzustellen, wer Maßnahmen ergreifen muss. Während die Arbeit voranschreitet, können Sie Kommentare als erledigt markieren und To-Dos abschließen, damit jeder sehen kann, was noch aussteht.

Änderungen im Blick behalten

In Dropbox kann an allen Arten von Dateien zusammengearbeitet werden, von Präsentationen und Tabellenkalkulationen bis hin zu Bildern und Projektdokumenten. Wenn Personen Aktualisierungen vornehmen, kann es vorkommen, dass Sie sehen müssen, was sich geändert hat, oder zu einer früheren Version zurückkehren müssen.

Mit dem Dropbox-Versionsverlauf können Sie frühere Versionen einer Datei anzeigen und bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen.

Beispiel

Ihr Team arbeitet gemeinsam an einem freigegebenen Projektordner, und Sie stellen fest, dass eine der Dateien geändert wurde. Überprüfen Sie die Ordneraktivität, um zu sehen, wer die Änderung wann vorgenommen hat. Wenn Sie die Datei in dem Zustand benötigen, in dem sie sich vor der Änderung befand, können Sie den Versionsverlauf nutzen, um zu einer früheren Version zurückzukehren.

Hinweis

Wenn Sie mit einer freigegebenen Datei arbeiten, wird der Versionsverlauf zu einem Sicherheitsnetz und nicht zu einem weiteren Ort, an dem Sie verschiedene Kopien verwalten müssen.

Sie sind jetzt bereit, selbstbewusster mit Teammitgliedern, Kunden und externen Partnern zusammenzuarbeiten, während Sie Arbeitsvorgänge, Feedback und Updates miteinander verknüpfen.

Wenn Projekte voranschreiten, können diese Gewohnheiten dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben und weniger Zeit mit der Verwaltung von Dateien und mit Gesprächen verbringen.