Wie richte ich Freigabeberechtigungen für das ganze Team ein?

Wenn Sie präzise Zugriffskontrollen für die Berechtigungen Ihres Teams festlegen, können Sie Ihr Dropbox-Teamkonto optimal nutzen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Berechtigungen verwalten, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf die richtigen Dateien in Dropbox zugreifen können, sowohl auf Nutzer- als auch auf benutzerdefinierter Gruppenebene.

10 Minute(n) Lesezeit

Freigabe-Berechtigungen für das Team

Die wichtigste Aufgabe eines Admins besteht darin, teamweite Freigabeberechtigungen festzulegen. Sie allein entscheiden, ob Teammitglieder Dateien und Ordner außerhalb oder nur innerhalb des Unternehmens freigeben dürfen.

Es ist wichtig zu verstehen, wie Ihr Team arbeitet, bevor Sie diese Berechtigungen erteilen. Schickt das Team den Kunden regelmäßig Dateien, damit die Kunden diese anschauen können? Ist das der Fall, würde es den Arbeitsfluss verlangsamen, wenn Sie seine Fähigkeit zur externen Freigabe einschränken.

Tip: Berechtigungen gelten nicht rückwirkend! Wenn Sie die Freigabeberechtigungen ändern, um die externe Freigabe einzuschränken, bleiben Dateien, Ordner und Links, die zuvor mit Personen außerhalb des Unternehmens geteilt wurden, so wie sie sind.

Berechtigungen für freigegebene Ordner

Freigegebene Ordner bieten sich für Gruppen an, die gemeinsam an denselben Dateien arbeiten. Wenn ein Nutzer einen freigegebenen Ordner besitzt, kann er Berechtigungen ändern, was Nutzer in ihrer Arbeitsweise viel flexibler macht. Bedenken Sie, dass jeder Nutzer einen freigegebenen Ordner besitzen und die Berechtigungen dafür einstellen kann – das ist nicht nur Administratoren vorbehalten.

Wenn Ihnen der freigegebene Ordner gehört

Wenn Sie einen freigegebenen Ordner erstellt haben, sind Sie automatisch der Besitzer (es sei denn, er wurde in einem Team-Ordner erstellt). Eigentümer haben die folgenden Rechte:

Ordnerinhalte ansehen
Mitglieder eines freigegebenen Ordners und ihre Nutzerrollen ansehen
Mitglieder einladen, entfernen und per E-Mail kontaktieren
Nutzerrollen von Mitgliedern ändern
Ordner verlassen oder Freigabe aufheben
Festlegen, wer zum Ordner eingeladen werden kann und wer den Ordner verwalten kann
Einen anderen Nutzer zum Eigentümer machen

Wenn Sie Bearbeiter sind

Standardmäßig haben die Nutzer eines freigegebenen Ordners Bearbeitungszugriff. Bearbeiter verfügen über die folgenden Rechte:

Ordnerinhalte ansehen
Mitglieder eines freigegebenen Ordners und ihre Nutzerrollen anseh
Nutzer einladen und entfernen (außer dem Eigentümer)
Den Ordner verlassen
E-Mails an Nutzer senden
Ordnerinhalte bearbeiten
Nutzerrollen von Mitgliedern ändern

Wenn Sie Betrachter sind

Betrachter haben folgende Zugriffsberechtigungen:

Ordnerinhalte lesen
Nutzer eines freigegebenen Ordners und ihre Rollen aufrufen
Den Ordner verlassen
E-Mails an Nutzer senden

Wenn auf dem Symbol für einen freigegebenen Ordner ein Vorhängeschloss abgebildet ist, haben Sie nur Lesezugriff auf diesen Ordner.

Berechtigungen für freigegebene Links

Wenn Sie den Zugriff auf eine Datei freigeben möchten, können Sie auch einen Link teilen.

Es gibt spezifische Links für die Bearbeitung und für das Betrachten, was die Verwaltung des Bearbeitungszugriffs auf freigegebene Dokumente und Ordner erleichtert.

Admins haben Einblick in geteilte Links und können diese mit Hilfe von Tools wie dem Aktivitätsprotokoll und dem Bericht über die Sichtbarkeit externer Freigaben kontrollieren.

Als Administrator können Sie über die Verwaltungskonsole festlegen, wie Ihre Teammitglieder Links für andere Nutzer außerhalb Ihres Teams freigeben.

Wenn geteilte Links nur für Mitglieder freigegeben sind, können nur Mitglieder darauf zugreifen. Personen außerhalb Ihres Teams können diese Links nicht öffnen.
Diese Einstellung gilt auch für Links, die vorher geteilt wurden. Personen außerhalb Ihres Teams, die bisher Zugriff hatten, können nicht mehr auf die Links zugreifen. Nur Mitglieder behalten den Zugriff.

So verwalten Sie die Einstellungen Ihrer Freigabeberechtigungen:

Melden Sie sich bei dropbox.com an. Verwenden Sie hierfür Ihre Admin-Anmeldedaten.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü links neben Dropbox.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Überprüfen und verwalten Sie Ihre Einstellungen auf der Seite Externe Freigabe.

Häufig gestellte Fragen

Haben Sie eine Frage zu teamweiten Berechtigungen? Wir haben wahrscheinlich eine Antwort. Wenn Sie eine Frage haben, die hier nicht aufgeführt ist, finden Sie in unserem Hilfecenter weitere Antworten.

Mein freigegebener Links funktioniert nicht mehr! Warum?

Wenn ein freigegebener Link nicht mehr funktioniert, kann das verschiedene Gründe haben. Prüfen Sie, ob der Link deaktiviert wurde oder abgelaufen ist. Ein Administrator könnte die Freigabe-Einstellungen für das Team geändert haben, also lohnt es sich, ihn zu kontaktieren.

Wieso wird mein freigegebener Ordner nicht mehr synchronisiert?

Es ist möglich, dass der Ordner nicht aktiv zwischen Nutzern freigegeben wird. Melden Sie sich bei dropbox.com an und klicken Sie auf den Tab Geteilt. Wenn im Ordner „Sie sind diesem Ordner nicht beigetreten“ steht, bedeutet dies, dass Sie ihn noch nicht zu Ihrer Dropbox hinzugefügt haben. Klicken Sie einfach auf Beitreten und die Daten sollten mit Ihrer Dropbox synchronisiert werden.

Wirkt der Beitritt zu einem freigegebenen Ordner sich auf meinen Speicherplatz aus?

Ja, es sei denn, alle Mitglieder des Ordners sind Teil desselben Dropbox-Teamkontos. Sollte das der Fall sein, wird der freigegebene Ordner nur einmalig auf den freigegebenen Speicherplatz des Teams angerechnet.