Erste Schritte als neuer Admin für ein bestehendes Team

Alex ist gerade als neuer Dropbox-Admin in ein beschäftigtes Marketing-Team eingetreten. Zu seinen Aufgaben gehören die Verwaltung des Dropbox-Kontos des Teams, die Sicherstellung eines effizienten Zugriffs auf Ressourcen und die Aufrechterhaltung der Datensicherheit. Um auf den neuesten Stand zu kommen, erkundet Alex mehrere Schlüsselbereiche:

Die Rolle Teammitglied

Alex ist sich bewusst, dass er, bevor er sich mit all den zusätzlichen Berechtigungen befasst, die er als Admin hat, auch die Vor- und Nachteile der Nutzung von Dropbox als Teammitglied kennenlernen sollte. Sein erster Schritt ist es, die gleiche Schulung wie die Mitglieder seines Teams zu absolvieren, den Dropbox-Kurs für Teammitglieder.

Mitglieder und Gruppen

Für einen neuen Dropbox-Admin wie Alex ist das Verständnis, wie man Mitglieder und Gruppen verwaltet, der Schlüssel zur Organisation und Kontrolle des Zugriffs innerhalb des Dropbox-Kontos des Teams.

Alex nimmt an der Live-Schulung für Dropbox-Admins teil, in der er lernt, wie man neue Mitglieder hinzufügt und diese Mitglieder Gruppen hinzufügt, die funktionale Teams wie die Marketingabteilung oder funktionsübergreifende Kundenteams repräsentieren. Eine seiner ersten Aktionen als Admin ist das Erstellen einer neuen Gruppe für die Gruppe künftiger Praktikanten.

Alex lernt auch, wie man Mitglieder entfernt und wann es besser ist, ein Mitglied zu blockieren, anstatt es zu löschen, z. B. für einen Praktikanten, der später wieder in Ihr Unternehmen zurückkehrt.

Aktivitäten- und Audit-Protokolle

Alex überprüft den Tab „Externe Freigabe“ im Abschnitt Sicherheit der Admin-Konsole, um zu sehen, welche Dateien, Ordner und geteilten Links mit Personen außerhalb des Teams geteilt werden und wie sie freigegeben wurden.

Er kann den Zugriff auf diese Dateien und Ordner auch über den Tab „Externe Freigabe“ verwalten. So kann er potenzielle Probleme wie unbefugten Zugriff oder versehentliche Dateilöschungen angehen.

Alex weiß, dass die regelmäßige Überwachung der Aktivitätsberichte ihm helfen wird, den Überblick über den Dateizugriff und die Freigabeaktivitäten zu behalten, so dass es einfacher wird, ungewöhnliche Änderungen oder unbefugte Zugriffe zu erkennen. Alex reagiert auch auf alle Sicherheitswarnungen, die er erhält.

Dateiwiederherstellung und Versionsverlauf

Alex lernt, wie er gelöschte Dateien wiederherstellen und zu früheren Versionen von Dokumenten zurückkehren kann.

Dieses Wissen erweist sich schnell als nützlich, als jemand am Tag vor einem bedeutenden Kundentermin versehentlich eine wichtige Präsentationsdatei löscht.

Alex macht sich mit den aktuellen Einstellungen des Teams vertraut. Er überprüft, wer auf was Zugriff hat, stellt sicher, dass die Berechtigungen mit der Rolle der jeweiligen Person übereinstimmen, und passt sie gegebenenfalls an.

Dadurch erhält er einen klaren Überblick über die Dropbox-Struktur seines Teams und die bestehenden Zugriffsebenen und stellt sicher, dass die Teammitglieder die bevorzugte Zugriffsebene auf die benötigten Dateien haben, ohne die Sicherheit zu gefährden.

Team-Ordner-Struktur und -Organisation

Alex arbeitet mit den einzelnen Abteilungen zusammen, um spezielle Team-Ordner für neue Projekte einzurichten, z. B. für Social Media-Kampagnen und Kundenangebote.

Um die Organisation zu verbessern, überprüft Alex die„bestehenden“ Ordnerstrukturen und empfiehlt seinen Geschäftspartnern logische Hierarchien.

Speicherplatz- und Bereichsmanagement

Während das Team die Erstellung von Inhalten ausweitet, ist Alex neugierig darauf, welche Inhalte das Wachstum im Speicher des Teams antreiben. Alex kann über einen Speicherbericht für das Team feststellen, ob das Wachstum aus Team-Ordnern oder Unterordnern, privaten Inhalten, freigegebenen Ordnern in externem Besitz oder sogar archivierten Team-Ordnern stammt. Falls erforderlich, legt Alex Limits für einzelne Teammitglieder fest.

Um die Daten des Teams zu schützen, prüft Alex, wie er sich besser an den Sicherheitsrichtlinien seines Unternehmens ausrichten kann. Er implementiert die zweistufige Überprüfung für alle Teammitglieder. Er richtet auch Passwortrichtlinien ein, um die Kontosicherheit zu erhöhen.

Dieser Ansatz ermöglicht es einem neuen Dropbox-Admin wie Alex, nach und nach wichtige Aufgaben zu meistern und gleichzeitig einen sofortigen Wert für sein Team zu schaffen.