Simplifique o trabalho com o Dropbox

Todo projeto inclui tarefas repetitivas.

Talvez você precise coletar arquivos de pessoas diferentes, revisar o conteúdo antes de publicá-lo, enviar os resultados finais ou repetir as mesmas tarefas para cada novo projeto.

As ferramentas certas podem simplificar esses fluxos de trabalho diários, ajudando sua equipe a gastar menos tempo gerenciando o trabalho e mais tempo executando-o.

Neste módulo, você descobrirá os recursos do Dropbox que ajudam a simplificar tarefas comuns e dão suporte à forma como sua equipe trabalha todos os dias. Alguns recursos podem variar dependendo do seu plano e das configurações de administração da sua equipe.

Coleta de arquivos

O trabalho geralmente começa com a coleta de informações de outras pessoas.

Seja para coletar documentos de clientes, fotos de prestadores de serviços ou apresentações de colegas de equipe, as solicitações de arquivos do Dropbox oferecem às pessoas uma maneira simples de enviar arquivos diretamente para uma pasta da sua escolha, mesmo que não tenham uma conta do Dropbox.

Exemplo

Um coordenador de eventos precisa dos slides de apresentação de dez palestrantes diferentes.

Em vez de pedir a todos que enviem seus arquivos por e-mail, ele cria uma solicitação de arquivo. Cada palestrante envia sua apresentação, e todos os arquivos são salvos automaticamente na mesma pasta do Dropbox.

Hábito de trabalho

Escolha as solicitações de arquivos quando você precisar coletar arquivos de várias pessoas sem conceder a elas acesso à pasta de destino.

Revise trabalhos criativos

Quando você precisar de opiniões sobre vídeos, imagens ou outros trabalhos criativos, use o Dropbox Replay para manter as revisões e os comentários vinculados ao conteúdo.

O Dropbox Replay ajuda os revisores a deixar comentários e fazer anotações na tela em projetos de vídeo, imagem e áudio, assim todos podem indicar exatamente o que precisa ser alterado.

Exemplo

Uma equipe de marketing está revisando um vídeo de lançamento de produto.

Em vez de trocar feedback em conversas longas por e‑mail, os revisores comentam diretamente na linha do tempo do vídeo. O editor pode ver imediatamente onde as alterações são necessárias e atualizar o conteúdo antes da próxima revisão.

Hábito de trabalho

Escolha o Replay quando sua revisão depender de opiniões visuais claras, em vez de apenas comentários em um arquivo.

Saiba como criar um projeto no Dropbox Replay, compartilhá-lo com os revisores e coletar as opiniões deles em um só lugar.

Entregue trabalhos concluídos

Quando um projeto é concluído, nem sempre você quer compartilhar arquivos de trabalho editáveis.

O Dropbox Transfer permite que você envie uma cópia dos arquivos finalizados sem dar aos destinatários acesso aos arquivos ou pastas originais na sua conta do Dropbox.

Exemplo

Uma agência de design conclui o projeto de identidade visual de um cliente.

Em vez de compartilhar a pasta de trabalho, ela envia os arquivos finais usando o Dropbox Transfer. O cliente baixa os arquivos, enquanto a agência mantém o projeto original armazenado com segurança no Dropbox.

Hábito de trabalho

Use o Dropbox Transfer quando for enviar os resultados finais em vez de arquivos que ainda estão sendo editados.

Transferir arquivos entre pessoas

Uma pasta compartilhada ou um link pode ser tudo o que você precisa para trabalhar com alguém. Outras situações exigem uma forma mais específica de coletar ou entregar arquivos.

Pense no que você precisa fazer e, em seguida, escolha a opção ideal para a tarefa.

Enviar documentos para assinatura

Quando o trabalho chega à etapa de aprovação, as equipes geralmente precisam de assinaturas para poderem seguir em frente.

O Dropbox Sign permite que você envie documentos para assinatura eletrônica, ajudando a finalizar contratos sem precisar imprimir, digitalizar ou enviar documentos por e-mail de um lado para o outro.

Exemplo

Uma equipe de vendas finalizou uma proposta para um cliente.

Assim que os termos são acordados, ela envia o contrato para ser assinado e mantém o documento preenchido conectado aos demais arquivos do cliente.

Hábito de trabalho

Escolha o Dropbox Sign quando um documento precisar de uma assinatura eletrônica.

Automatizar tarefas rotineiras

Quanto mais projetos sua equipe gerencia, mais retrabalho começa a surgir.

As opções de automação do Dropbox podem classificar, renomear ou converter arquivos adicionados a uma pasta automatizada, ajudando você a reduzir o trabalho manual repetitivo.

Exemplo

Uma equipe de recrutamento recebe centenas de currículos todos os meses.

Em vez de organizar cada arquivo manualmente, as pastas automatizadas organizam as candidaturas recebidas para que os recrutadores possam se concentrar em analisar os candidatos, e não em gerenciar arquivos.

Escolha a ferramenta certa

Diferentes etapas do trabalho exigem ferramentas diferentes. Comece com o que você precisa fazer e, em seguida, escolha a ferramenta do Dropbox ideal para essa tarefa.

• Colete arquivos de outras pessoas com as solicitações de arquivos.

• Revise projetos de vídeo, imagem e áudio com o Dropbox Replay.

• Entregue arquivos finalizados com o Dropbox Transfer.

• Solicite assinaturas eletrônicas com o Dropbox Sign.

• Reduza as tarefas repetitivas de gerenciamento de arquivos com as pastas automatizadas.

Escolher a ferramenta certa para uma tarefa pode ajudar você a gastar menos tempo gerenciando o trabalho e mais tempo avançando.

O Dropbox não é apenas um lugar para armazenar arquivos.

É onde as equipes organizam ideias, colaboram em projetos, recebem opiniões e entregam seu melhor trabalho.

Você explorou as ferramentas que ajudam as equipes a organizar o trabalho, colaborar e simplificar as tarefas do dia a dia.