Como as equipes usam o Dropbox

Cada equipe trabalha de um jeito diferente.

Uma equipe de construção que registra atualizações no local da obra tem necessidades diferentes de uma equipe criativa que revisa um vídeo ou de uma equipe de RH que se prepara para o primeiro dia de um novo funcionário.

Os fluxos de trabalho a seguir mostram como as equipes combinam diferentes ferramentas do Dropbox para ajudar a forma como trabalham. Explore os exemplos mais relevantes para você ou confira-os para ter ideias que possa adaptar à sua própria equipe.

Construção

Mantenha as equipes do projeto conectadas do planejamento até a entrega

As equipes de construção gerenciam muitos tipos de arquivos ao longo de um projeto, incluindo plantas, licenças, contratos, fotos do andamento e relatórios de inspeção.

Manter os arquivos do projeto em um espaço de trabalho compartilhado ajuda os gerentes de projeto, arquitetos, engenheiros e empreiteiros a se manterem conectados com as informações mais recentes, estejam eles trabalhando no escritório ou no local da obra.

O Dropbox melhora este fluxo de trabalho com:

• Pastas de projeto compartilhadas

• Envios para dispositivos móveis

• Comentários e @menções

• Acesso off-line

• Dropbox Transfer

Hábito de trabalho

Antes de iniciar o trabalho, definam onde os arquivos do projeto serão armazenados, quem precisa de acesso e quais arquivos devem estar disponíveis off-line para visitas ao local.

Marketing

Planejem, revisem e lancem campanhas juntos

As equipes de marketing trabalham em vários projetos com designers, criadores de conteúdo, agências e partes interessadas.

O Dropbox ajuda a manter os briefings de campanha, os materiais de trabalho, as revisões criativas, as aprovações e os arquivos finais conectados desde o planejamento até o lançamento.

O Dropbox melhora este fluxo de trabalho com:

• Pastas compartilhadas

• Dropbox Paper

• Replay

• Comentários e @menções

• Transfer

Hábito de trabalho

Configure um espaço de trabalho compartilhado para a campanha antes de iniciar o trabalho e, em seguida, mantenha o briefing, os materiais de trabalho, as opiniões e os arquivos finais juntos durante toda a campanha.

Criativo

Revise e aprove conteúdos em vídeo com o Dropbox Replay

As equipes de criação geralmente trabalham com produtores de vídeo, editores, profissionais de marketing, clientes e outros revisores.

Quando as opiniões estão espalhadas por e-mails e mensagens, pode ser difícil relacionar cada comentário ao momento ou à versão correta.

O Dropbox Replay mantém a revisão de vídeos em um só lugar. Os revisores podem deixar comentários quadro a quadro e fazer anotações na tela, enquanto a equipe criativa monitora as versões à medida que o vídeo avança para a aprovação.

O Dropbox melhora este fluxo de trabalho com:

• Dropbox Replay

• Pastas compartilhadas

• Comentários

• Transfer

Hábito de trabalho

Antes de compartilhar o primeiro corte, definam quem precisa revisar o vídeo, quem dá a aprovação final e quando as opiniões devem ser enviadas. Mantenha as opiniões no Replay para que os comentários fiquem vinculados à versão correta.

Mercado imobiliário

Mantenha as transações imobiliárias em andamento

As equipes imobiliárias gerenciam informações de imóveis, contratos, vistorias e documentação de clientes entre corretores, clientes, credores e parceiros jurídicos.

O Dropbox ajuda a manter todos os arquivos de imóveis organizados e acessíveis, desde a publicação do anúncio até o fechamento do negócio. As equipes podem compartilhar os documentos certos com as pessoas certas e, em seguida, usar o Dropbox Sign para coletar assinaturas quando um contrato estiver pronto.

O Dropbox melhora este fluxo de trabalho com:

• Pastas compartilhadas

• Compartilhamento e permissões

• Dropbox Sign

Hábito de trabalho

Mantenha os arquivos de cada imóvel em uma pasta compartilhada e verifique quem tem acesso à medida que a transação avança. Antes de enviar um contrato com o Dropbox Sign, confirme o documento final, os signatários e os campos obrigatórios.

Recursos humanos

Coordene a integração de colaboradores

A integração de funcionários envolve o RH, o gerente de contratação, a equipe de TI e outras.

O Dropbox ajuda a manter o plano de integração, as tarefas atribuídas e os recursos conectados, para que todos saibam o que preparar e o novo funcionário possa encontrar facilmente o que precisa.

O Dropbox melhora este fluxo de trabalho com:

• Pastas da equipe

• Dropbox Paper

• Pastas compartilhadas

• Dropbox Sign

Hábito de trabalho

Use um plano de integração desde a pré-integração até as primeiras semanas do funcionário. Atribua cada tarefa a um responsável, adicione prazos e confirme o acesso antes do primeiro dia. Mantenha o plano atualizado à medida que a integração avança.

Vendas

Crie e compartilhe propostas para clientes

As equipes de vendas reúnem as contribuições das áreas de marketing, jurídica, financeira e de outros colaboradores antes de compartilhar uma proposta com um cliente.

O Dropbox ajuda a manter as propostas, os documentos de apoio e as opiniões conectados enquanto a equipe revisa e finaliza o trabalho.

O Dropbox melhora este fluxo de trabalho com:

• Pastas compartilhadas

• Comentários

• Histórico de versões

• Transfer

• Dropbox Sign

Hábito de trabalho

Antes de compartilhar uma proposta com um cliente, confirme se você está usando a versão final e verifique o acesso ao link. Envie um link com permissão de visualização em vez de um anexo para que o cliente abra o arquivo aprovado sem poder editá-lo.

Observação

As opções de compartilhamento disponíveis podem depender das configurações da sua equipe.

Você viu como equipes de diferentes setores usam o Dropbox para organizar o trabalho, colaborar e manter os projetos em andamento.

Escolha as ideias que parecem mais relevantes para o seu trabalho e experimente um desses hábitos com a sua equipe.