Colabore e compartilhe arquivos com o Dropbox

Trabalhar em conjunto significa mais do que compartilhar arquivos.

À medida que os projetos avançam, as pessoas revisam documentos, enviam opiniões, fazem atualizações e coordenam as próximas etapas. Seja com colegas de equipe, clientes ou parceiros externos, todos precisam ter acesso às informações certas no momento ideal.

O Dropbox mantém as opiniões vinculadas ao trabalho para que sua equipe possa gastar menos tempo gerenciando versões e mais tempo avançando nos projetos.

Neste módulo, você aprenderá a compartilhar arquivos com as pessoas certas, gerenciar o acesso, enviar e receber opiniões e planejar o trabalho em conjunto no Dropbox Paper.

Compartilhe arquivos com confiança

Compartilhar arquivos é uma das coisas mais comuns que você fará no Dropbox.

Seja para enviar uma proposta a um cliente, pedir a um colega de equipe que revise uma apresentação ou compartilhar documentos de projeto com um novo funcionário, o Dropbox facilita a concessão de acesso aos arquivos de que as pessoas precisam.

Em vez de enviar por e-mail várias versões do mesmo arquivo, você pode compartilhar um único arquivo e fazer com que todos trabalhem na versão mais recente.

Trabalhe com conteúdo compartilhado

A colaboração funciona nos dois sentidos. Às vezes, você será a pessoa que vai abrir, revisar ou atualizar o trabalho que outra pessoa compartilhou com você.

Abra conteúdo compartilhado

Quando alguém compartilha um arquivo ou pasta com você, o Dropbox pode enviar uma notificação por e-mail, no dropbox.com ou no aplicativo do Dropbox.

Abra o convite para começar. Se você recebeu um convite para uma pasta compartilhada, selecione Entrar na pasta quando solicitado.

Verifique seu acesso

Antes de começar a trabalhar, verifique se você tem acesso do tipo Pode visualizar ou Pode editar .

Se precisar fazer alterações, mas tiver apenas o acesso Pode visualizar, peça ao proprietário para atualizá-lo.

Encontre novamente

Você não precisa usar o convite original todas as vezes. No site dropbox.com, abra Compartilhado para encontrar arquivos e pastas compartilhados diretamente com você.

Se alguém compartilhou conteúdo usando um link, talvez seja necessário usar o link original.

Solicite acesso

Se você abrir algo ao qual não tem acesso, envie uma solicitação de acesso ao proprietário quando solicitado.

Hábito de trabalho

Antes de pedir a alguém para compartilhar algo novamente, verifique a seção Compartilhado para ver se você já tem acesso.

Dê o acesso certo às pessoas

Antes de compartilhar um arquivo ou pasta, pense no que a outra pessoa precisa fazer.

Podem visualizar

Escolha Pode visualizar para materiais de referência, documentos finalizados ou qualquer coisa que você queira que alguém revise. As pessoas podem visualizar e comentar, mas não podem fazer alterações.

Pode editar

Escolha Pode editar quando estiverem trabalhando em conjunto e outras pessoas precisarem fazer alterações.

Hábito de trabalho

Comece com o acesso do tipo Pode visualizar e altere-o para edição somente quando alguém precisar fazer alterações.

Dê e receba opiniões

Entender as opiniões é mais fácil quando as conversas ficam vinculadas ao trabalho.

As pessoas com acesso podem comentar diretamente nos arquivos e @mencionar colegas quando a contribuição deles for necessária. Isso mantém as opiniões próximas ao trabalho, em vez de espalhadas por e-mails e mensagens de chat.

Exemplo

O gerente de marketing comenta diretamente na apresentação e @menciona o designer nos pontos em que são necessárias atualizações.

Todas as pessoas com acesso podem ver a opinião junto com o arquivo, facilitando a compreensão do que precisa de atenção e mantendo o trabalho fluindo.

Hábito de trabalho

Mantenha as opiniões vinculadas ao arquivo e use @menções quando alguém precisar revisar ou realizar uma ação.

Planeje o trabalho em equipe com o Dropbox Paper

Nem todos os projetos começam com um arquivo finalizado.

Às vezes, sua equipe precisa de um lugar para registrar ideias, planejar o trabalho e guardar as anotações das reuniões antes que o conteúdo final tome forma.

Com o Dropbox Paper, sua equipe pode escrever em conjunto, organizar informações, atribuir tarefas e adicionar prazos, tudo em um único documento compartilhado.

As equipes geralmente usam o Dropbox Paper para:

• Fazer anotações de reuniões.

• Deixar suas ideias fluírem.

• Criar briefings de projeto.

• Atribuir e acompanhar tarefas.

• Usar modelos reutilizáveis para tarefas recorrentes.

Exemplo

Uma equipe de RH está se preparando para o primeiro dia de um novo funcionário.

Em vez de manter as anotações de integração em documentos separados, ela cria um documento do Paper para monitorar tarefas, reunir anotações de reuniões e atribuir responsabilidades antes da chegada do funcionário.

Tudo fica em um espaço de trabalho compartilhado que a equipe pode atualizar facilmente.

Colabore no Dropbox Paper

Agora é a sua vez.

Descubra como criar um espaço de trabalho compartilhado no Dropbox Paper, sugerir alterações, colaborar com colegas de equipe e manter o planejamento, as tarefas e as conversas reunidos em um só lugar.

Hábito de trabalho

Use as "Alterações sugeridas" para propor edições e os comentários para fazer perguntas ou debater ideias. Use @menções e tarefas atribuídas para deixar claro quem precisa fazer o acompanhamento. À medida que o trabalho avança, resolva os comentários e conclua as tarefas pendentes para que todos possam ver o que ainda precisa ser feito.

Acompanhe as mudanças

A colaboração acontece em todos os tipos de arquivos no Dropbox, de apresentações e planilhas até imagens e documentos de projetos. À medida que as pessoas fazem atualizações, pode haver momentos em que você precise ver o que foi alterado ou voltar a uma versão anterior.

Com o histórico de versões do Dropbox, você pode revisar versões anteriores de um arquivo e restaurar uma delas quando necessário.

Exemplo

Sua equipe está trabalhando em conjunto em uma pasta compartilhada de projeto, e você percebe que um dos arquivos foi alterado. Verifique as atividades da pasta para ver quem fez a atualização e quando. Se você precisar do arquivo como ele estava antes da alteração, poderá usar o histórico de versões para voltar a essa versão anterior.

Observação

Trabalhar a partir de um arquivo compartilhado significa que o histórico de versões se torna uma rede de segurança e não só mais um lugar para gerenciar diferentes cópias.

Agora está tudo pronto para colaborar com mais confiança com colegas de equipe, clientes e parceiros externos, mantendo o trabalho, as opiniões e as atualizações conectados.

À medida que os projetos avançam, esses hábitos podem ajudar todos a se manterem alinhados e a gastar menos tempo gerenciando arquivos e conversas.