Organize arquivos e pastas da equipe no Dropbox
Aprenda a organizar os arquivos e as pastas da sua equipe para que todos possam encontrar informações rapidamente, trabalhar na versão mais recente e manter os projetos fluindo sem problemas.
7 Leitura de minutos
Os projetos raramente permanecem pequenos por muito tempo.
À medida que mais pessoas contribuem, os arquivos começam a se multiplicar. Novas pastas aparecem, os documentos são atualizados e as equipes precisam de uma maneira simples de manter tudo organizado.
Uma estrutura de pastas clara ajuda todos a saber onde o trabalho deve ficar, facilitando a localização de informações, evitando arquivos duplicados e mantendo todos alinhados à medida que os projetos evoluem.
Neste módulo, você aprenderá a organizar o conteúdo da sua equipe no Dropbox e a criar um espaço de trabalho que seja fácil de usar para todos.
Organize o trabalho em um só lugar
Quando todos salvam o trabalho no mesmo lugar, fica mais fácil encontrar informações, evitar arquivos duplicados e manter os projetos em andamento.
O Dropbox oferece à sua equipe um espaço de trabalho compartilhado onde os arquivos ficam organizados e acessíveis durante todo o projeto.
O primeiro passo é escolher a pasta certa para o seu trabalho.
Pastas pessoais
Sua pasta pessoal é o seu espaço dentro da conta da equipe. Use-a para trabalhos que ainda não precisam ser compartilhados com a equipe, como rascunhos ou trabalhos em andamento.
Pastas compartilhadas
Uma pasta compartilhada concede acesso aos mesmos arquivos às pessoas selecionadas.
Use as pastas compartilhadas quando precisar colaborar com colegas de equipe específicos. Se você compartilhar uma pasta pessoal, apenas o conteúdo selecionado será compartilhado.
Pastas da equipe
As pastas de equipe são usadas para conteúdos que pertencem a uma equipe, departamento, grupo ou projeto.
A pasta da equipe pode ser compartilhada com toda a equipe, grupos selecionados ou pessoas específicas. Você só vê as pastas da equipe e o conteúdo que tem permissão para acessar.
Use pastas da equipe para recursos compartilhados, documentação do departamento, arquivos de projetos e modelos.
Hábito de trabalho
Armazene as informações que pertencem a toda a equipe em uma pasta da equipe, e não em uma pasta individual. Isso facilita a localização e a manutenção de recursos importantes ao longo do tempo.
Crie uma estrutura de pastas que sua equipe possa seguir
Uma estrutura de pastas coerente ajuda todos a saber onde os arquivos devem ficar e facilita a navegação pelos projetos à medida que eles crescem.
Organizar as pastas por projeto, cliente ou departamento geralmente é mais eficaz do que agrupar os arquivos por tipo.
Melhores práticas
Definam uma estrutura simples que sua equipe possa seguir.
Use nomes de pastas claros que sigam a mesma lógica.
Adicione subpastas quando uma pasta ficar difícil de navegar.
Salve os arquivos no lugar certo enquanto trabalha.
Remova regularmente arquivos duplicados e conteúdos de que sua equipe não precisa mais.
Para obter mais orientações, consulte estas dicas de gerenciamento de arquivos digitais.
Exemplo
Sua equipe de RH está preparando o plano de contratação.
Crie uma pasta de projeto com seções claramente organizadas para orçamentos, funções e departamentos, para que todos saibam onde encontrar e armazenar as informações de que precisam.
Envie os arquivos da sua equipe
Assim que sua estrutura de pastas estiver pronta, você pode começar a adicionar conteúdo.
Envie arquivos e pastas
Abra a pasta onde deseja adicionar conteúdo.
Clique em Enviar.
Escolha Arquivos ou Pastas.
Selecione o conteúdo que deseja enviar.
Aguarde a conclusão do envio.
Após o envio, verifique se os seus arquivos estão armazenados no local correto para que seus colegas de equipe possam encontrá-los facilmente.
Encontre arquivos rapidamente
À medida que a equipe adiciona mais conteúdo ao Dropbox, talvez você nem sempre se lembre exatamente onde um arquivo está armazenado.
Use a busca do Dropbox para encontrar arquivos pelo nome e restrinja seus resultados com filtros quando estiver procurando algo específico.
Hábito de trabalho
Use nomes de arquivos claros e filtros de busca para encontrar o que você precisa, em vez de navegar pelas pastas uma a uma.
Mantenha uma única versão compartilhada
Quando várias pessoas trabalham no mesmo projeto, cópias separadas podem dificultar a identificação do arquivo mais recente.
Mantenha os arquivos do projeto em uma pasta compartilhada ou de equipe escolhida e trabalhe com esses arquivos em vez de baixar, renomear e enviar novas cópias.
Isso ajuda a sua equipe a:
Encontrar o arquivo atual.
Manter as alterações de todos em um só lugar.
Evitar a duplicação de trabalho.
Hábitos de trabalho
Atualize o arquivo compartilhado atual em vez de criar uma nova cópia.
Use o histórico de versões se precisar voltar para uma versão anterior.
Armazene os arquivos de propriedade da equipe na pasta apropriada da equipe.
Mova os arquivos inativos para o local de arquivamento escolhido pela sua equipe.
Siga a estrutura de pastas e as convenções de nomenclatura da sua equipe.
Verifique se os seus arquivos estão atualizados
Quando o aplicativo Dropbox para desktop está em execução e você tem uma conexão com a Internet, suas alterações são sincronizadas em todos os lugares onde você usa o Dropbox.
Isso significa que todas as pessoas com acesso podem ver as alterações mais recentes no dropbox.com, no aplicativo para desktop ou no aplicativo móvel.
No Explorador de Arquivos ou no Finder, os ícones de sincronização ajudam você a verificar rapidamente se um arquivo ou pasta ainda está sendo sincronizado ou se está atualizado.
Hábito de trabalho
Se você não encontrar uma alteração recente, verifique o status de sincronização e a conexão com a Internet antes de criar outra cópia.
Escolha quais pastas aparecem no seu computador
À medida que você adiciona mais conteúdo ao Dropbox, pode ter acesso a pastas de que não precisa em todos os computadores que usa.
A sincronização seletiva é uma configuração do aplicativo Dropbox para desktop que permite escolher quais pastas são salvas no disco rígido do seu computador.
Quando você remove uma pasta usando a Sincronização seletiva, ela permanece na sua conta do Dropbox e continua disponível no dropbox.com. Ela simplesmente deixa de aparecer na pasta do Dropbox naquele computador.
Suas escolhas de Sincronização seletiva se aplicam apenas ao computador em que você as define.
Usar a Sincronização seletiva
Na barra de tarefas no Windows ou na barra de menus no Mac, selecione o ícone do Dropbox.
Selecione seu avatar.
Selecione Preferências e, em seguida, Sincronizar.
Ao lado da configuração de Sincronização seletiva, selecione Modificar .
Selecione as pastas que deseja manter no seu computador.
Desmarque as pastas de que você não precisa naquele computador.
Selecione Atualizar.
Sincronização seletiva ou somente on-line?
Ambas as opções podem ajudar você a gerenciar o espaço no disco rígido, mas funcionam de maneiras diferentes.
Use a Sincronização seletiva quando você não precisar que uma pasta inteira apareça em um computador específico.
Torne um arquivo ou pasta somente on-line quando quiser que ele permaneça visível na sua pasta do Dropbox sem ocupar muito espaço no disco rígido.
Hábito de trabalho
Mantenha as pastas que você usa com frequência sincronizadas com o seu computador e use a sincronização seletiva para as pastas de que você não precisa localmente. Isso pode ajudar a economizar espaço no disco rígido e manter sua área de trabalho organizada.
Agora você sabe como organizar o conteúdo da sua equipe, escolher o tipo de pasta certo, criar uma estrutura de pastas clara, enviar arquivos e manter os projetos organizados usando uma única pasta compartilhada.