チームでの共有や共同作業はどのように行うのですか？
チーム用 Dropbox アカウントはファイル サイズやバージョンの混同、フィードバックの紛失について心配することなく、あなたと同僚、クライアントなどがスムーズに共同作業を行いプロジェクトを効率的に進めるお手伝いをします。Dropbox を使えば、共同作業がかつてないほど簡単になります。
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進化した共同作業
Dropbox ならプロジェクトの規模に関係なく、チーム メンバーとの共同作業がもっと楽しく、もっと簡単になります。
すべてのファイルとフォルダを整理
作業の進め方にかかわらず、Dropbox ではさまざまなフォルダ タイプや共同作業オプションを使用してファイルを整理できます。
さらに、Dropbox の共有方法は複数あり、行う作業に応じて適切な方法を選ぶことができます。
ファイルのアップロード/ダウンロード方法について、わかりやすい動画ガイドをご覧ください。
非公開のフォルダ
アイコンが付いていないフォルダは非公開フォルダです。非公開フォルダでは、他のフォルダと同じように移動、名前の変更、ファイルの追加または削除ができます。
注：Dropbox チーム アカウントの非公開フォルダに保存されたファイルにアクセスできるのは、あなたとチーム管理者だけです。
非公開フォルダに他のユーザーを招待した場合、そのフォルダは非公開ではなくなります。
共有フォルダ
共有フォルダの前面には人のアイコンが付いています。
フォルダを共有すると、他のユーザーがファイルの確認や編集を行えるようになります。共同編集者が編集や確認を行うには、Dropbox アカウントが必要です。フォルダを共有すると、そのフォルダ内のファイルや画像もすべて参照できるようになります。
共有フォルダの名前を変更することもでき、その変更は自分だけを対象として行われます。そのため、共有フォルダ「営業」への招待を受け取ったものの、「営業」というラベルの付いた他のフォルダがすでに 2 つある場合でも、他のユーザーに混乱を生じさせることなく、「営業（東日本）」という名前に変更することができます。
ただし、サブフォルダを変更する場合は、そのフォルダの名前変更によって他のすべてのユーザーに影響が及びます。
Dropbox でのファイルやフォルダの共有に関する詳細情報をご希望ですか？Dropbox のファイル共有チュートリアルをご覧ください。
チーム フォルダ
チーム フォルダは IT 管理者によって設定され、多くの場合、企業管理コンテンツが格納されます。チーム フォルダは共有フォルダに似ていますが、このフォルダにアクセスできるユーザーはチーム管理者によって管理されます。チーム フォルダを見分けるにはアイコンを確認してください。チーム フォルダには「建物」のアイコンが付いています。
チーム スペース
チーム スペースは、チーム メンバーであれば誰でもアクセスできる共有ワークスペースです。この共有ワークスペースは、チーム全体の共有ドライブのようなもので、全チーム メンバーに同じフォルダ構造が表示されます。ただし、全チーム メンバーがフォルダ内のコンテンツをすべて参照できるわけではありません。メンバーは、編集権限のあるフォルダに対して別のメンバーの追加や削除を行えます。
グループ
管理者が許可している場合、チーム メンバーはユーザー管理グループを作成できます。
- dropbox.com にログインします。
- ページ左下にあるチーム名をクリックします。
- チーム名の横の［グループとメンバー］をクリックします。
- ［グループを作成］をクリックします。
- グループ名を入力します。
- このグループ名はチーム メンバー全員のアカウントで表示されます。グループ マネージャーはいつでもグループ名を変更することができます。
- ［グループを作成］をクリックします。
自分の思い通りに共有
Dropbox では、重要なファイルやフォルダの共有方法を選択することができます。
コンテンツに関してチームからフィードバックが欲しい場合は、共有フォルダに対する編集権限をチームに付与することをお勧めします。他のユーザーに編集権限を与えたくない場合は、代わりにリンクを共有すれば、コンテンツの読み取りだけを許可できます。
また、ファイルの安全性に関する懸念もなくなります。「認証共有」により、特定のユーザーにのみファイルへのアクセス権を付与することにより、ファイルを安全に共有できます。こうしたユーザーは、ファイル共有範囲が限定され、ファイル閲覧にもログインが必要となります。
このように、自分の思いどおりにコンテンツを共有することができます。
安全性をさらに強化する
機密資料を扱う場合などは、コンテンツへのアクセス方法を制御するオプションを使用できます。共有リンクを閲覧できるユーザーを設定できるほか、パスワードと有効期限をリンクに追加することもできます。
共有ファイルへのアクセスを詳細に制御するためのもう 1 つの方法は、アクセス権を付与する特定のユーザーを指定することです。これを行うには、dropbox.com、デスクトップ アプリ、または Dropbox に保存されている Microsoft Office ファイルのバッジにそれぞれ表示される、［共有］ボタンをクリックします。次に、アクセス権を付与するユーザーのメール アドレスを入力します。
このように相手を特定した共有は「認証共有」と呼ばれます。この場合、共有相手のユーザーがファイルにアクセスするためには、Dropbox アカウントを持っていて、そのアカウントにログインしている必要があります。
共有と共同作業のチュートリアル
共有と共同作業を行う方法の詳細については、これらのチュートリアルをご覧ください。
共有はかんたん
チーム メンバーとの共同作業を始める際にまず行うべきことの 1 つは、フォルダを共有することです。これは、全メンバーが必要なものにアクセスできるようにし、全メンバーの同期状態を維持するうえで優れた方法です。
フォルダの共有と権限の設定
他のユーザーが Dropbox を介してあなたのフォルダにアクセスできるようにすることは、共同作業を行ううえで優れた方法です。その方法をご紹介します。
リンク共有と権限の設定
チーム メンバーだけがファイルを閲覧できるようにしたい場合、フォルダ全体ではなくリンクを共有することができます。
チーム フォルダ内のコンテンツの共有
チーム フォルダ内に保存したコンテンツは、そのフォルダにアクセスできるメンバー全員と自動的に共有されます。さらにチーム外のユーザーとも簡単に共有できます。
共有機能の便利な使い方
共有フォルダの名前変更や移動の方法はご存知ですか？自分にとってやりやすい方法でフォルダ構造を設定するなど、共有に関するヒントをご紹介します。
よくある質問
チームでの共有や共同作業について質問がありますか？まずはこちらをご覧ください。記載されていない質問がある場合は、help.dropbox.com にもさらに回答がありますのでご参照ください。
フォルダの共有を解除することはできますか？
はい、フォルダの共有は解除できます。共有を解除する際に、メンバーがフォルダのコピーを保持できるかどうかを決めることができます。
共有リンクが機能しなくなりました。なぜですか？
リンクが機能しなくなる原因はいくつか考えられます。たとえば、リンクが期限切れになった、所有者がリンクの設定を変更した、Dropbox にログインしていない、などです。認証共有で共有されたリンクでは、閲覧者はログインする必要があります。
アクセスする必要がないフォルダを追加してしまいました。削除するにはどうすればよいですか？
簡単です。まず、dropbox.com にログインし、左側のサイドバーの［ 共有済み ］をクリックします。［ フォルダ ］タブで問題のフォルダまで下にスクロールし、そのフォルダの横にある［...］をクリックします。そして、［ Dropbox から削除 ］を選択します。
フォルダは削除しないでください。共有フォルダに対して行う操作は、削除でさえ、そのフォルダ内のすべてのユーザーに影響を及ぼすことを忘れないでください。
エクスプローラーや Finder を使用した共有
デスクトップからも直接、簡単に共有することができます。フォルダを右クリックして［ 共有 ］を選択するだけです。
dropbox.com で共有する
dropbox.com でも方法は同じです。共有するファイルにカーソルを合わせて、右に表示される［ 共有 ］ボタンをクリックします。
他のユーザーの共有フォルダを追加する
共有フォルダに招待されると、招待メールが届き、トレイまたはメニューバーに通知が表示されます。
フォルダを追加する
フォルダを Dropbox アカウントに追加して、チームでの共同作業を開始します。