Dropbox でチームのファイルやフォルダを整理する
チームのファイルやフォルダを整理する方法について見ていきましょう。これにより、誰もが情報をすばやく見つけ、最新バージョンを使用して作業し、プロジェクトを円滑に進められるようになります。
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プロジェクトがずっと小規模なままであることはめったにないものです。
関わる人が増えるにつれて、ファイルの数も増えていきます。新しいフォルダが作成され、ドキュメントが更新される中で、チームにおいてすべてを整理するためのシンプルな方法が必要になります。
フォルダ構造がわかりやすければ、誰もが作業の保存場所を把握しやすくなります。結果的に、情報を見つけやすくなり、ファイルの重複の防止、プロジェクトの進展に合わせた足並みの調整が容易になります。
このモジュールでは、Dropbox でチームのコンテンツを整理し、誰もが使いやすいワークスペースを作成する方法について学びます。
作業を 1 か所にまとめて整理する
全員が同じ場所に作業内容を保存すれば、情報を見つけやすくなり、ファイルの重複を防ぎ、プロジェクトをスムーズに進められます。
Dropbox は、プロジェクト全体を通じてファイルを整理した状態に保ち、簡単にアクセスできるようにする共有ワークスペースをチームに提供します。
最初のステップは、取り組んでいる作業に適したフォルダを選ぶことです。
個人用フォルダ
個人用フォルダは、チームアカウント内にあるユーザー専用のスペースです。下書きや進行中の作業など、まだチームと共有する必要がない作業に使用してください。
共有フォルダ
また、共有フォルダを使用すれば、指定したメンバーが同じファイルにアクセスできるようになります。
特定のチームメンバーと共同作業を行う必要がある場合は、共有フォルダを使用してください。個人用フォルダにあるフォルダを共有すると、選択したコンテンツのみが共有されます。
チーム フォルダ
チームフォルダは、チーム、部門、グループ、またはプロジェクトに属するコンテンツ用です。
チームフォルダは、チーム全体、選択したグループ、または特定のユーザーと共有できます。閲覧できるのは、アクセス権を持つチームフォルダとコンテンツのみです。
共有リソース、部門のドキュメント、プロジェクトファイル、テンプレートに、チームフォルダを使用してください。
作業習慣
チーム全体に属する情報は、各自のフォルダではなくチームフォルダに保存しましょう。そうすることで、重要なリソースを簡単に見つけられ、長期的にメンテナンスしやすくなります。
チームが従いやすいフォルダ構造を構築する
フォルダ構造に一貫性があれば、全員にとってファイルの保存場所を把握しやすくなり、プロジェクトの規模が拡大しても管理しやすくなります。
多くの場合、ファイルを種類別にグループ化するよりも、プロジェクト、顧客、または部門別にフォルダを整理するほうがより効果的です。
ベスト プラクティス
チームが従えるようなシンプルな構造に関して合意を取りましょう。
明確で一貫性のあるフォルダ名を使用してください。
フォルダを操作しづらくなったら、サブフォルダを追加します。
作業中は、ファイルを適切な場所に保存しましょう。
チーム内で不要になった重複するファイルやコンテンツは、定期的に削除します。
詳細なガイダンスについては、こちらのデジタルファイル管理のヒントをご覧ください。
例
人事チームが採用計画の準備を行っているとします。
予算、役割、部門ごとにわかりやすくセクションが整理されたプロジェクトフォルダを 1 つ作成すれば、全員が必要な情報の場所や保存先を把握できます。
チームのファイルをアップロードする
フォルダ構造の作成が完了したら、コンテンツの追加を始められます。
ファイルとフォルダをアップロード
コンテンツを追加するフォルダを開きます。
［アップロード］をクリックします。
［ファイル］または［フォルダ］を選択します。
アップロードするコンテンツを選択します。
アップロードが終了するまで待ちます。
アップロード処理が終了したら、チームメンバーが簡単にファイルを見つけられるよう、正しい場所にファイルが保存されていることを確認してください。
ファイルをすばやく特定
チームメンバーが Dropbox にコンテンツを追加していくにつれ、ファイルの正確な保存場所を思い出すのが難しくなる場合があります。
その場合は、Dropbox の検索機能を使って、ファイル名を指定して検索しましょう。特定のファイルを探している場合は、フィルタを使って検索結果を絞り込みます。
作業習慣
フォルダを 1 つずつ確認せずに、わかりやすいファイル名と検索フィルタを使って、必要なファイルを見つけましょう。
共有バージョンを 1 つに保つ
同じプロジェクトに複数のメンバーが取り組む場合、ファイルのコピーが複数あると、どのファイルが最新版であるかを見極めにくくなる可能性があります。
そのため、プロジェクトファイルを合意の取れた共有フォルダまたはチームフォルダに保管しましょう。新しいコピーをダウンロード、名前を変更、アップロードするのではなく、それらのファイルを使用して作業を行います。
この方法は、チームにとって次のようなメリットがあります。
最新のファイルを見つけやすくなる。
全員の変更内容を一元管理しやすくなる。
作業の重複を回避しやすい。
作業習慣
新しいコピーを作成する代わりに、既存の共有ファイルを更新しましょう。
以前のバージョンに戻す必要がある場合は、バージョン履歴を使用してください。
チームが所有するファイルは、適切なチームフォルダに保存します。
使用されていないファイルは、チームで合意の取れたアーカイブ場所に移動します。
チームのフォルダ構造と命名規則に従いましょう。
ファイルが最新の状態であることを確認する
Dropbox デスクトップアプリを実行中で、インターネットに接続している場合、変更内容は Dropbox を使用しているすべての場所で同期されます。
つまり、アクセス権のある人なら誰でも、dropbox.com、デスクトップアプリ、モバイルアプリで最新の変更内容を確認できます。
エクスプローラーまたは Finder では、同期アイコンによって、ファイルやフォルダがまだ同期中か、最新の状態かをすばやく確認できます。
作業習慣
最新の変更が反映されていない場合は、別のコピーを作成する前に、同期ステータスとインターネット接続を確認してください。
パソコンに表示されるフォルダを選択する
Dropbox にコンテンツが追加されるにつれ、使用するすべてのパソコンからアクセスしなくてもよいフォルダにアクセスできるようになる場合があります。
選択型同期は、Dropbox デスクトップアプリの設定の 1 つで、パソコンのハードドライブに保存するフォルダを選択できます。
選択型同期を使用してフォルダを削除しても、そのフォルダは Dropbox アカウントに残り、dropbox.com では引き続き利用可能です。そのパソコンの Dropbox フォルダに表示されなくなるだけです。
選択型同期の設定は、設定を行ったパソコンにのみ適用されます。
選択型同期を使用する
タスクバー（Windows）またはメニューバー（Mac）の Dropbox アイコンを選択します。
ご自身のアバターを選択します。
[設定] > [同期] の順に選択します。
[選択型同期] 設定の横にある [変更] を選択します。
パソコンに残しておきたいフォルダを選択します。
そのパソコンで必要のないフォルダのチェックを外します。
[更新] を選択します。
選択型同期とオンラインのみの選択基準とは？
どちらのオプションもハードドライブの容量管理に役立ちますが、動作は異なります。
特定のパソコンにフォルダ全体を表示する必要がない場合は、選択的同期を使用します。
Dropbox フォルダに表示されたままにしておきたいものの、ハードドライブの容量をあまり消費したくない場合は、ファイルまたはフォルダをオンラインのみに設定してください。
作業習慣
普段から使用するフォルダはパソコンに同期された状態に保ち、ローカルでは必要のないフォルダには選択的同期を設定しましょう。これにより、ハードドライブの容量を節約し、デスクトップの作業スペースを整理された状態に保ちやすくなります。
これで、チームのコンテンツ整理、適切なフォルダの種類の選択、わかりやすいフォルダ構造の構築、ファイルのアップロード、そして 1 つの共有フォルダを中心にプロジェクトの整理を行うする方法を習得できました。