チーム向け Dropbox で始めましょう

あなたがチームに参加してから最初の週です。

マネージャーからプロジェクトフォルダが共有されました。チームメンバーからは、午後の会議の前にプレゼンテーション資料を確認してほしいと頼まれました。別のメンバーが、本日早々に更新されたドキュメントについて言及しています。

すべてが急速に進んでいます。作業に取り掛かる前に、チームのファイルの保存場所やどのデバイスからでもファイルにアクセスするための方法、そして全員が最新バージョンを使用して作業する上で Dropbox がどのように役立つのかを理解しておく必要があります。

このモジュールでは、Dropbox アカウントへのアクセス方法や、デスクトップやウェブ、モバイルをまたいで作業する方法に加え、同期の仕組みを理解し、チーム内で共同作業を行うためのワークスペースの準備方法について学びます。

チーム向け Dropbox とは？

チームの作業は、1 台のパソコンや長いメールスレッド内に留まるものではありません。Dropbox は、全員がファイルを保存、整理、共同作業できる共有ワークスペースを提供します。

Dropbox を使えば、オフィスでも、自宅でも、外出先でもファイルにアクセスでき、ファイルを最新の状態に保ち、簡単に共有できるため、チーム間の連携を保ちやすくなります。

Dropbox アカウントにログインする

最初のステップは、チームの Dropbox アカウントにアクセスすることです。

多くの組織では、Dropbox アカウントが作成されると、メールで招待が送られてきます。招待を受け入れると、サポートされているどのデバイスからでもログインできるようになります。

Dropbox にログイン

1. dropbox.com を開きます。

2. [ログイン] を選択します。

3. 仕事用のメールアドレスとパスワードを入力します。

4. シングル サインオン（SSO）を使用している組織の場合は、自社のログインプロセスに従ってください。

5. ログイン後、Dropbox ホームページが表示されます。

注記

まだ招待を受け取っていない場合は、仕事用のメールアドレスで新しい Dropbox アカウントを作成する前に、Dropbox 管理者にお問い合わせください。

デスクトップ、ウェブ、モバイルから作業する

Dropbox·では、取り組んでいる作業に最も適したデバイスから作業を行うことができます。すべてのデバイス間でファイルが最新の状態に保たれるため、作業を中断することなくデバイスを切り替えることができます。

注記

働き方を 1 つに決める必要はありません。多くの人々は、1 日を通してデスクトップアプリを使い、他のパソコンからはウェブアプリを使用し、オフィス外からアクセスする場合はモバイルアプリを利用しています。早めにモバイルアプリをインストールしておけば、特定のデバイスに縛られることなく、必要なときにいつでも作業用ファイルにアクセスできます。

Dropbox でファイルが常に最新の状態に保たれる仕組み

たとえば、昼食前にノートパソコンでプレゼンテーション資料を更新したとします。数分後、あるチームメンバーがウェブから同じファイルを開き、別の同僚は会議に参加する前にスマートフォンからそのファイルを確認します。

Dropbox ではお使いのデバイス間で変更内容が自動的に同期されるため、全員に最新バージョンが表示されます。

同期により、チームにとって次のようなメリットがあります。

• ファイルの最新バージョンを使用して作業できる。

• 更新されたコピーをメールでやり取りせずに済む。

• さまざまなデバイスから作業を続けられる。

• どこで作業していても、チームの足並みを揃えられる。

また、Dropbox では同期アイコンを使用してファイルのステータスが表示されるため、ファイルが利用可能か、同期中か、完全に最新の状態かをすばやく把握しやすくなっています。

同期アイコンは、Mac または Windows パソコンのどちらで Dropbox を使用しているかによって、見た目が多少異なる場合があります。

Dropbox アカウントを保護する

Dropbox アカウントでは、チームのファイルや情報にアクセスすることが可能です。そのため、アカウントを安全に保つことが重要です。

アカウントを保護する最も簡単な方法の 1 つは、2 段階認証（2FA）を有効にすることです。

2 段階認証（2FA）は、ログイン時に本人確認のための追加の手順を求めることで、セキュリティをさらに強化するものです。

2 要素認証をオンにする

1. アカウント設定を開きます。

2. ［セキュリティ］タブを選択します。

3. [2 段階認証] をオンにします。

4. 設定手順に従ってください。

注記

「シングルサインオンで管理」と表示される場合は、チーム管理者がログイン方法を管理しています。ご不明な点がある場合は、管理者にお問い合わせください。

作業習慣

強力なパスワードを使用し、2 段階認証を有効にして、ビジネス用アカウントを保護しましょう。これは、最もシンプルにチームのコンテンツを安全に保つ方法の 1 つです。

Dropboxワークスペースの準備は完了しました。

これで、アカウントへのアクセス、デスクトップ、ウェブ、モバイルをまたいで作業するのに最適な方法の選択、複数のデバイス間でのファイルの同期、そしてアカウントを保護する方法を習得できました。