Gruppi

I gruppi ti consentono di organizzare i membri del tuo team. Invece di condividere file e cartelle con ogni singola persona, puoi condividerli con un gruppo per concedere l’accesso ai contenuti automaticamente. Qui ci troviamo nella scheda “Gruppi” dove possiamo visualizzare e gestire tutti i gruppi esistenti nel team.

I gruppi vengono generalmente utilizzati per dipartimenti, località geografiche e docenti nelle aule degli studenti o livelli scolastici e consentono di creare facilmente diversi elenchi di persone a cui assegnare contenuti specifici.

Ora passiamo al processo di creazione. Un amministratore può creare un gruppo, che può essere di due tipi: gruppi gestiti dall’azienda, in cui gli amministratori sono responsabili dell’aggiunta e della rimozione degli utenti, oppure gruppi gestiti dagli utenti, in cui gli utenti approvano i nuovi membri e da cui i membri esistenti possono uscire quando desiderano. Andiamo avanti e creiamo un gruppo denominato “Research” (Ricerca).

Per quanto riguarda la creazione di gruppi, l’aggiunta e la gestione di utenti, analogamente alla scheda “Membri”, è possibile gestire il tutto tramite app di terze parti come Okta o Azure.

Una volta creato il gruppo, potrai gestire i membri esistenti, modificare il nome del gruppo oppure passare dalla gestione aziendale a quella utente in qualsiasi momento. Procediamo con l’aggiunta di un membro: Bob. Puoi rimuovere un membro in qualsiasi momento passando con il cursore del mouse sul suo profilo e facendo clic su “x”. In questo modo, verrà revocato l’accesso a tutti i contenuti a cui poteva accedere facendo parte di un gruppo. Se vuoi modificare il nome del gruppo, devi selezionare “Modifica gruppo”. Quando selezioni l’opzione “Rendilo gestito dagli utenti”, ti verrà richiesto di inserire il nome di un membro del team che diventerà il gestore del gruppo. Questa persona non dovrà essere un amministratore all’interno del team.

Ancora una volta, la differenza principale tra un gruppo gestito dall’azienda e un gruppo gestito dagli utenti è che il gruppo gestito dall’azienda consente all’amministratore di avere un maggiore controllo. È lui a decidere chi fa parte del gruppo e, in definitiva, chi ha accesso ai nostri contenuti. I gruppi gestiti dagli utenti sono ottimi per chi, per esempio, lavora su contenuti creativi e ha bisogno di aggiungere facilmente altri membri per una crescita organica.

Ora passiamo alla scheda “Contenuto” per scoprire come assegnare un gruppo a una cartella del team. Come si vede qui, alla cartella “Laboratory” (Laboratorio) è assegnato un gruppo predefinito denominato “Everyone at” (Tutti i membri di). Questo gruppo predefinito comprende tutti i membri del team e i nuovi membri vengono aggiunti automaticamente man mano che si uniscono al gruppo. Rimuoviamo questo gruppo e aggiungiamo il gruppo Research (Ricerca) che abbiamo appena creato.

Se accediamo alla cartella Laboratory, vediamo che i membri di quel gruppo ora fanno parte delle sue tre sottocartelle. Accediamo al WestLab e, invece di dover aggiungere gli altri membri uno per uno alla cartella WestLab, possiamo semplicemente digitare “Lab West”, in modo da facilitare la gestione e assicurarci che le persone giuste abbiano accesso ai contenuti.