Semplificare il lavoro con Dropbox

Ogni progetto comporta attività ripetitive.

Potrebbe essere necessario ricevere file da persone diverse, revisionare i contenuti prima della pubblicazione, inviare le versioni finali o ripetere le stesse attività per ogni nuovo progetto.

Gli strumenti giusti possono semplificare questi flussi di lavoro quotidiani, aiutando il tuo team a dedicare meno tempo alla gestione del lavoro e più tempo a portarlo a termine.

In questo modulo scoprirai le funzionalità di Dropbox che aiutano a semplificare le attività più comuni e supportano le modalità di lavoro quotidiane del tuo team. Alcune funzionalità possono variare in base al piano e alle impostazioni di amministrazione del team.

Ricevere file

Spesso il lavoro inizia con la raccolta di informazioni da altre persone.

Che si tratti di ricevere documenti da clienti, foto da collaboratori esterni o presentazioni da colleghi del team, le richieste di file di Dropbox offrono alle persone un modo semplice per caricare i contenuti direttamente in una cartella a tua scelta, anche se non dispongono di un account Dropbox.

Esempio

Un coordinatore di eventi ha bisogno delle slide di dieci relatori diversi per una presentazione.

Anziché chiedere a tutti di inviare i loro file via email, crea una richiesta di file. Ogni relatore carica la propria presentazione e tutti i file vengono salvati automaticamente nella stessa cartella Dropbox.

Abitudine di lavoro

Scegli le richieste di file quando hai bisogno di ricevere documenti da più persone senza concedere loro l'accesso alla cartella di destinazione.

Revisionare i lavori creativi

Quando hai bisogno di feedback su video, immagini o altri lavori creativi, utilizza Dropbox Replay per mantenere le revisioni e i commenti collegati al contenuto.

Dropbox Replay aiuta i revisori a lasciare commenti e annotazioni sullo schermo per progetti video, immagini e audio; in questo modo sarà più facile per tutti indicare esattamente gli elementi da modificare.

Esempio

Un team di marketing sta ricontrollando un video per il lancio di un prodotto.

Anziché scambiarsi feedback tramite lunghe conversazioni via email, i revisori aggiungono commenti direttamente sulla timeline del video. L'editor può vedere immediatamente dove occorre apportare modifiche e aggiornare i contenuti prima della revisione successiva.

Abitudine di lavoro

Scegli Replay quando la tua revisione dipende da un feedback chiaro e visivo piuttosto che da semplici commenti su un file.

Scopri come creare un progetto in Dropbox Replay, condividerlo con i revisori e ricevere tutti i feedback in un unico posto.

Consegna il lavoro finito

Quando un progetto è completato, non sempre si desidera condividere file di lavoro modificabili.

Dropbox Transfer ti consente di inviare una copia dei file completati senza concedere ai destinatari l'accesso ai file o alle cartelle originali nel tuo account Dropbox.

Esempio

Uno studio di grafica completa il progetto di branding di un cliente.

Anziché condividere la cartella di lavoro, invia i materiali finali utilizzando Dropbox Transfer. Il cliente scarica i file, mentre lo studio conserva il progetto originale, archiviato in modo sicuro su Dropbox.

Abitudine di lavoro

Usa Dropbox Transfer per inviare i file finali anziché quelli che sono ancora in fase di modifica.

Spostare file da un utente all'altro

Una cartella condivisa o un link potrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno per collaborare con una persona. Altre situazioni richiedono un modo più specifico per ricevere o consegnare i file.

Pensa a ciò che devi realizzare, quindi scegli l'opzione più adatta all'attività.

Fai firmare documenti

Quando il lavoro raggiunge la fase di approvazione, spesso i team hanno bisogno di firme prima di poter procedere.

Dropbox Sign consente di inviare i documenti su cui apporre la firma elettronica, aiutandoti a finalizzare gli accordi senza dover stampare, scansionare o inviare e ricevere via email i documenti stessi.

Esempio

Un team di vendita ha finalizzato una proposta per un cliente.

Una volta concordati i termini, invia l'accordo da firmare e conserva il documento completato insieme agli altri file del cliente.

Abitudine di lavoro

Scegli Dropbox Sign quando un documento necessita di una firma elettronica.

Automatizzare le attività di routine

Più il numero di progetti gestiti dal tuo team è elevato, più iniziano a comparire attività ripetitive.

Le opzioni di automazione di Dropbox possono ordinare, rinominare o convertire i file aggiunti a una cartella con automazione, aiutandoti a ridurre il lavoro manuale ripetitivo.

Esempio

Un team di selezione del personale riceve centinaia di CV al mese.

Anziché smistare ogni file manualmente, le cartelle con automazione organizzano le candidature in arrivo in modo che i recruiter possano concentrarsi sulla valutazione dei candidati anziché sulla gestione dei file.

Scegliere lo strumento giusto

Le diverse fasi del lavoro richiedono strumenti diversi. Inizia da ciò che devi realizzare, quindi scegli lo strumento di Dropbox che supporta quell'attività.

• Ricevi documenti da altre persone tramite le richieste di file.

• Controlla progetti in formato video, immagine e audio con Dropbox Replay.

• Consegna i file completati con Dropbox Transfer.

• Richiedi firme elettroniche con Dropbox Sign.

• Riduci le attività ripetitive di gestione dei file grazie alle cartelle con automazione.

Scegliendo lo strumento giusto per l'attività, potrai dedicare meno tempo alla gestione del lavoro e più tempo a portarlo avanti.

Dropbox non è solo uno spazio in cui archiviare i file.

È il luogo in cui i team organizzano le idee, collaborano ai progetti, raccolgono feedback e offrono la versione migliore del loro lavoro.

Hai scoperto gli strumenti che aiutano i team a organizzare il lavoro, collaborare e semplificare le attività quotidiane.