Dropbox Paper

Qu'est-ce que Dropbox Paper ?

Dropbox Paper est un espace de travail en ligne flexible pour les documents, intégré à Dropbox, dans lequel vous et vos collaborateurs pouvez créer, modifier et partager des contenus ensemble en temps réel. Conçu pour créer des documents utilisés dans les premières étapes de travail, tels que des notes de réunion, des plans de projet et des documents de brainstorming, Paper vous permet de regrouper du texte, des images, des contenus multimédias et des tâches dans un seul document partagé, afin de conserver vos idées, vos décisions et vos actions de suivi au même endroit.

Un document Paper est une toile flexible sur laquelle vous pouvez :

• Consigner des notes et des décisions.

• Ajouter des images, des fichiers et des blocs de code.

• Utiliser des listes de tâches pour effectuer le suivi des tâches.

• Ajouter des commentaires et mentionner des collaborateurs afin que les conversations restent centrées sur le travail.

Où sont stockés mes documents Paper ?

Il est bon de savoir où se trouvent les documents Paper dans votre compte Dropbox, car cela vous permet de mieux les organiser, de les partager facilement et de les récupérer au cas où ils seraient supprimés.

Les documents Paper sont stockés sous forme de fichiers .paper dans vos dossiers Dropbox, au même endroit que vos autres contenus. Vous pouvez les déplacer, les renommer et les copier comme les autres fichiers, et ils apparaissent dans les résultats de recherche.

Vous pouvez également utiliser la section de la page d’accueil Paper dédiée pour trouver vos documents Paper récents ou favoris et pour rechercher des documents Paper. Pour accéder à la page d’accueil Paper depuis dropbox.com, sélectionnez Paper à partir de l’icône en forme de grille.

Créer un document Paper sur dropbox.com

1. Connectez-vous à dropbox.com.

2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez stocker votre document Paper.

3. Cliquez sur Nouveau en haut de la page.

4. Dans les options du document, choisissez Document Dropbox Paper.

5. Donnez un titre à votre document, puis commencez à écrire.

Le fichier .paper apparaîtra alors dans ce dossier, au même endroit que vos autres contenus, ainsi que sur la page d’accueil de Paper.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des titres, Paper crée automatiquement un sommaire dans la marge. Cela vous permet de parcourir les longs documents plus facilement et d’accéder directement à la section que vous souhaitez consulter.

Vous pouvez également saisir des commandes simples à barre oblique pour ajouter des éléments au fur et à mesure que vous écrivez du texte, sans quitter le clavier, notamment :

• Des titres, des listes, des tableaux et des plannings pour organiser des informations telles que les feuilles de route, les propriétaires et les dates.

• Des blocs de code et des citations, afin de pouvoir repérer facilement les extraits de code techniques et les déclarations clés.

• Des intégrations de fichiers multimédias (images, audio et vidéo), afin de conserver les documents de référence et les enregistrements dans leur contexte.

Pour afficher la liste complète des raccourcis clavier, cliquez sur le bouton des raccourcis (il ressemble à un clavier) en bas à droite du document Paper.

Modèles

Si vous créez souvent des documents similaires, vous pouvez gagner du temps en utilisant des modèles. Ils vous permettent de conserver une mise en page cohérente et de vous concentrer sur l’essentiel – l’ajout de contenu – sans avoir à recréer le document à chaque fois.

Les modèles sont utilisés régulièrement pour créer :

• Des notes de réunion structurées qui devraient comporter les mêmes sections à chaque fois.

• Des plans de projet permettant de suivre les événements clés, les propriétaires et les dates.

• Des documents de brainstorming comportant des invites et des étapes à suivre clairement définies.

Les modèles vous permettent de conserver une seule version d’une structure et de la réutiliser chaque fois que vous avez besoin de ce format.

Dans Paper, vous pouvez :

• Créer un document à partir d’un modèle prêt à l’emploi pour les scénarios courants.

• Convertir un document existant en modèle afin de réutiliser votre propre structure.

Convertir un document Paper en modèle

Si vous disposez déjà d’un document dont la structure vous convient, vous pouvez le convertir en modèle réutilisable.

Pour créer un modèle à partir d’un document Paper :

1. Ouvrez le document Paper que vous souhaitez convertir en modèle.

2. Cliquez sur Plus d’options (les points de suspension) dans le document.

3. Cliquez sur Enregistrer comme modèle.

Paper crée un modèle basé sur le contenu et la mise en page actuels du document. Vous pouvez continuer à modifier le modèle : chaque nouveau document que vous créerez à partir de celui-ci utilisera la structure mise à jour. Les modifications que vous apportez au modèle ne s’appliquent pas aux documents que vous avez déjà créés.

Dropbox propose une bibliothèque de modèles Paper dans laquelle vous pouvez parcourir des modèles et les enregistrer dans votre compte. Les modèles enregistrés s’affichent sous la forme de fichiers .papert et les documents que vous créez à partir de ceux-ci sont stockés sous forme de fichiers .paper dans les dossiers de votre choix.

Pour utiliser des modèles dans Dropbox Paper :

• Enregistrez des modèles existants de la bibliothèque de modèles Paper dans votre compte.

• Modifiez, partagez ou supprimez des fichiers .papert tout comme les autres fichiers Dropbox.

• Créez de nouveaux documents à partir des modèles que vous avez enregistrés lorsque vous êtes prêt à commencer à travailler.

Partager des contenus et collaborer dans Paper

Paper est axé sur la collaboration. Au lieu d’envoyer des pièces jointes et des messages séparés, vous pouvez inviter des personnes à accéder à un document, discuter du contenu dans des commentaires et attribuer des tâches directement sur la page.

Invitations

Vous pouvez inviter des personnes spécifiques à accéder à un document Paper et décider si elles peuvent modifier le contenu ou uniquement le consulter.

Pour inviter des personnes depuis dropbox.com :

1. Ouvrez le document Paper.

2. Cliquez sur Partager.

3. Saisissez les adresses e-mail ou les noms des personnes à inviter.

4. Choisissez Peut modifier ou Peut consulter.

5. Facultatif : ajoutez un court message d’explication.

6. Cliquez sur Partager pour envoyer les invitations.

Vous pouvez aussi créer un lien de partage pour un document et choisir qui peut l’ouvrir, en fonction de vos paramètres de partage et de votre forfait. Pour en savoir plus sur les liens partagés et les autorisations qui s’appliquent également aux documents Paper, consultez le module sur le Partage présenté précédemment dans ce cours.

Pour ajouter un commentaire :

1. Surlignez le texte ou placez le curseur à proximité du contenu dont il est question.

2. Cliquez sur l’icône de commentaire dans la marge ou dans la barre d’outils de mise en forme.

3. Saisissez votre commentaire, puis cliquez sur Publier.

Les commentaires apparaissent dans la marge et dans un panneau latéral. Vous et vos collaborateurs pouvez répondre dans le même fil de discussion, marquer un commentaire comme résolu lorsque le problème est traité et le rouvrir si une discussion supplémentaire est nécessaire. Au fil du temps, cela permet de constituer un historique clair des questions, des réponses et des décisions, le tout associé aux endroits du document où ils sont le plus pertinents.

Pour restaurer des commentaires :

1. Ouvrez un document Paper.

2. Cliquez sur … (plus d’options).

3. Cliquez sur Historique du document.

4. Dans l’onglet Historique des commentaires, vous trouverez la liste des commentaires archivés.

5. Accédez au commentaire que vous souhaitez rouvrir et cliquez sur Restaurer.

Pour mentionner une personne :

1. Dans le texte du document ou dans un commentaire, saisissez @ (le symbole arobase).

2. Commencez à saisir le nom ou l’adresse e-mail de la personne.

Les mentions peuvent :

• Informer une personne d’une question ou d’une décision.

• Attirer l’attention sur une section spécifique d’un document.

• Indiquer qui est responsable d’une tâche de la liste de tâches.

Tâches

Dans Paper, les listes de tâches servent à assurer un suivi simplifié des tâches ; vous pouvez ainsi transformer vos notes en étapes à suivre clairement définies sans avoir à utiliser un outil distinct. Par exemple, après un appel avec un client, vous pouvez consigner les actions de suivi sous la forme d’une liste de tâches dans le même document que vos notes de réunion, puis ajouter des @mentions et des dates afin d’indiquer clairement qui est en charge de chaque action.

Pour ajouter des tâches dans un document Paper :

1. Ouvrez ou créez un document Paper.

2. Sur une nouvelle ligne, saisissez [ ] (les crochets gauche et droit) et appuyez sur la barre d’espace pour créer une case de tâche.

3. Saisissez la tâche à côté du champ et appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

4. Ajoutez une @ mention pour attribuer la tâche.

5. Cliquez sur l’icône représentant un calendrier pour ajouter une date d’échéance.

Vous pouvez également insérer une liste de tâches à l’aide des commandes d’ajout rapide. Sur une nouvelle ligne, saisissez /todo et appuyez sur Entrée, puis commencez à ajouter des éléments.

Exporter des documents Paper

Il peut arriver que vous ayez besoin d’extraire un document Paper de Dropbox, par exemple pour l’envoyer en pièce jointe à un e‑mail, l’intégrer à un autre système ou partager une version qui ne sera pas modifiée. Vous pouvez également avoir besoin d’une copie exempte de commentaire, d’annotation à présenter lors d’une réunion.

Paper vous permet d’exporter des documents dans des formats courants, tout en conservant la version Paper d’origine pour une collaboration continue. Vous pouvez le faire à partir de votre navigateur sur dropbox.com.

Vous pouvez exporter un document Paper aux formats suivants :

• fichier Microsoft Word (.docx)

• fichier Markdown (.md)

• fichier PDF (.pdf)

Pour exporter un document Paper :

1. Ouvrez le document sur dropbox.com, afin qu’il s’affiche dans l’éditeur Paper de votre navigateur.

2. Ouvrez le menu … (plus d’options) dans le document.

3. Cliquez sur Exporter.

4. Choisissez un format de fichier pour le téléchargement.

5. Cliquez sur Télécharger.

Lorsque vous exportez :

• Le contenu intégré, tel que les vidéos ou les lecteurs audio, peut apparaître sous la forme de liens plutôt que d’aperçus complets.

• Certaines mises en page, telles que les tableaux complexes ou les chronologies, peuvent présenter quelques différences dans la version exportée.

Déplacer, copier et migrer des documents Paper

Dans un module précédent, vous avez appris à déplacer, renommer et copier des fichiers et des dossiers standard dans Dropbox afin d’optimiser l’organisation de vos projets. Les mêmes principes s’appliquent ici : vous devez toujours décider de l’emplacement des fichiers, des noms à leur donner et des cas dans lesquels il est utile d’en conserver une deuxième copie.

Chaque document Paper apparaît sous la forme d’un fichier .paper dans vos dossiers Dropbox. Vous pouvez :

• Déplacer un fichier .paper dans un autre dossier depuis dropbox.com, l’application de bureau ou mobile.

• Renommer un fichier .paper. Le titre du document est mis à jour pour correspondre au nouveau nom.

• Créer une copie d’un fichier .paper pour créer un document distinct avec le même contenu de départ.

Ces options sont utiles si vous regroupez des projets plus anciens, si vous transférez des documents de référence à long terme vers un autre outil ou si vous conservez des archives locales en dehors de Paper.

Récupération et historique des documents Paper

Lorsque plusieurs personnes procèdent à des modifications sur un document Paper, il est utile de savoir que vous pouvez voir ce qui a changé et, dans de nombreux cas, rétablir une version précédente du document. Dans un module précédent, vous avez vu comment l’historique des versions des fichiers Dropbox et la page « Fichiers supprimés » fonctionnent pour les fichiers standard. Paper fonctionne selon un principe similaire, mais utilise ses propres outils d’historique et de récupération, car il s’agit d’un éditeur en ligne et non d’un type de fichier standard.

Dans un document Paper, vous pouvez ouvrir l’Historique du document pour :

• Savoir qui a modifié le document et quand.

• Parcourir les versions antérieures et restaurer une ancienne version si nécessaire.

• Vérifier les modifications et les commentaires résolus au fil du temps, et annuler la résolution des commentaires lorsque vous souhaitez rouvrir un fil de discussion.

Si vous changez d’avis au sujet d’une modification que vous avez apportée, vous pouvez restaurer une version précédente à partir de la fenêtre d’historique des versions du document. Une fois que vous avez restauré une ancienne version et que vous l’avez modifiée, vous ne pouvez plus revenir à la version postérieure à celle que vous avez remplacée ; il est donc utile de bien vérifier avant de poursuivre.

Récupérer des documents Paper supprimés

Lorsque vous supprimez un document Paper, celui-ci apparaît sur la page « Fichiers supprimés » avec vos autres éléments supprimés. Depuis cette page, vous pouvez le restaurer pendant la période de récupération. La durée de ce délai de récupération dépend de votre forfait.

Lorsque vous supprimez définitivement un document Paper, celui-ci est supprimé de ces vues de récupération. Par conséquent, si vous ne savez pas si vous aurez à nouveau besoin d’un document, il est plus prudent de le supprimer d’abord normalement, puis de le supprimer définitivement.

Travailler sur des documents Paper sur votre téléphone

Paper fonctionne de manière optimale dans un navigateur sur un ordinateur. Vous pouvez tout de même ouvrir, consulter, partager et effectuer des modifications mineures depuis votre téléphone lorsque vous avez besoin de faire avancer votre travail. Sur mobile, la principale différence réside dans la manière dont vous accédez à vos documents, qui varie en fonction de la version, ancienne ou nouvelle, de Dropbox Paper dont vous disposez.

Vous pouvez accéder à vos documents Paper via l’application mobile Dropbox et poursuivre leur modification dans un navigateur mobile.

Sur votre téléphone, vous pouvez :

• Ouvrir l’application mobile Dropbox et accédez à l’Accueil ou à la section Fichiers pour trouver votre document.

• Appuyer sur le fichier Paper que vous souhaitez ouvrir. Dropbox pourra ainsi le charger afin que vous puissiez le consulter.

• Continuer dans votre navigateur mobile pour modifier du texte et ajouter des commentaires, lorsque cette fonctionnalité est prise en charge.

• Utiliser l’option Partager dans l’application mobile Dropbox pour inviter des personnes ou copier un lien.

Si vous préférez, vous pouvez également ouvrir un navigateur sur votre téléphone, vous connecter à votre compte Dropbox et ouvrir le document Paper directement dans l’éditeur Web.

Remarque : l’application mobile Dropbox Paper a été supprimée le 9 octobre 2025. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez le centre d’assistance.

Vous devriez pouvoir consulter rapidement les notes de réunion avant un appel, mettre à jour une liste de tâches après une discussion ou récupérer un lien de partage pour quelqu’un, sans avoir à retourner sur votre ordinateur.

Dans ce module, vous avez découvert ce qu’est Dropbox Paper, vous avez appris à créer et mettre en forme des documents, à utiliser des modèles et à collaborer à l’aide de commentaires, de mentions et de tâches, vous avez également appris à exporter, déplacer et récupérer des documents. À partir d’ici, vous pouvez revenir sur n’importe quel module pour consolider une compétence, ou commencer à combiner ce que vous avez appris pour créer vos propres processus de travail en utilisant les fichiers, le partage, les appareils mobiles et Paper.