Quelle que soit la taille de votre équipe, en tant qu’administrateur d’équipe Dropbox, vous disposez de nombreuses options pour gérer l’accès à Dropbox.
13 minutes de lecture
Une gestion simplifiée
Que vous ajoutiez ou supprimiez des membres de votre équipe, Dropbox Business facilite la gestion des utilisateurs.
Gérez des membres/groupes
Si vous avez une grande équipe, la création de groupes personnalisés est un excellent moyen d’organiser les membres de votre équipe. Depuis l’interface d’administration, vous pouvez gérer les autorisations pour vous assurer que seules les bonnes personnes ont accès aux fichiers appropriés, à la fois au niveau individuel et au niveau du groupe.
Identifiez les différents types de groupe
Il existe deux types de groupes que vous pouvez utiliser :
Les groupes gérés par l’entreprise ne peuvent être créés que par les administrateurs. Les membres de l’équipe ne peuvent pas rejoindre ou quitter ces groupes de leur propre initiative.
Les groupes gérés par les utilisateurs sont activés par défaut et peuvent être créés par les administrateurs et les membres de l’équipe. Les utilisateurs peuvent demander à rejoindre les groupes ou à les quitter de leur propre initiative. Les administrateurs et les gestionnaires du groupe peuvent ajouter des membres à un groupe ou en supprimer.
Les administrateurs peuvent désactiver les groupes gérés par les utilisateurs via l’interface d’administration ou changer un groupe géré par les utilisateurs en groupe géré par l’entreprise lorsque vous souhaitez en prendre le contrôle.
Gérez les membres
Vous disposez de plusieurs contrôles pour gérer les membres de votre compte d’équipe Dropbox.
Vous pouvez :
Réinitialiser des mots de passe.
Suspendre ou supprimer des membres.
Afficher les journaux d’activité individuels. Pour ce faire, cliquez sur Membres dans l’interface d’administration.
Sachez qui a fait quoi
En tant qu’administrateur, le journal d’activité est votre nouvel allié. Depuis ce journal, vous pouvez voir ce qui se passe chez tous les membres de votre compte. Vous savez donc quand vos membres partagent des éléments, quels éléments et avec qui. Vous pouvez également savoir quand ils se connectent à leurs comptes ou modifient leurs mots de passe, et quand ils ont lié des applications tierces ou de nouveaux appareils, mais aussi quand un utilisateur est ajouté ou supprimé de l’équipe.
Pour accéder aux journaux d’activité, cliquez sur Activité dans l’interface d’administration.
Vérifiez l’accès des membres à l’aide des rapports
Lorsque vous gérez les accès d’une équipe, les rapports vous permettent de voir à quoi les membres peuvent accéder et d’identifier les points nécessitant un suivi.
Utilisez :
Rapport sur les accès des membres pour voir auxquels dossiers un membre spécifique peut accéder.
Rapport sur les données des membres pour examiner l’utilisation, les limites de stockage et l’accès aux fichiers de chaque membre.
Rapport sur le stockage de l’équipe pour voir quels éléments utilisent l’espace de stockage de l’équipe dans les dossiers d’équipe, les dossiers partagés et les dossiers personnels.
Rapport sur les dossiers d’équipe pour examiner les détails de stockage et d’accès des dossiers et sous-dossiers d’équipe, y compris le contenu actif et archivé.
Rapport sur les dossiers partagés pour examiner les détails de stockage, d’accès et de partage des dossiers partagés, notamment pour savoir s’ils sont internes, externes ou orphelins.
Remarque : les rapports auxquels vous avez accès dépendent de votre rôle d’administrateur et de votre forfait d’équipe.
Gérer les groupes
Grâce à la fonctionnalité de groupe, vous pouvez créer des listes de personnes qui doivent avoir accès aux mêmes fichiers et dossiers. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous souhaitez organiser les membres de l’équipe par service ou par fonction.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez aussi partager des dossiers instantanément avec l’ensemble du groupe et décider s’ils disposent d’un accès en lecture seule ou en écriture.
Pour créer et modifier des groupes, cliquez sur Groupes dans l’interface d’administration.
Identifiez les différents types de groupe
Il existe deux types de groupes que vous pouvez utiliser :
Les groupes gérés par l’entreprise ne peuvent être créés que par les administrateurs. Les membres de l’équipe ne peuvent pas rejoindre ou quitter ces groupes de leur propre initiative.
Les groupes gérés par les utilisateurs sont activés par défaut et peuvent être créés par les administrateurs et les membres de l’équipe. Les utilisateurs peuvent demander à rejoindre les groupes ou à les quitter de leur propre initiative. Les administrateurs et les gestionnaires du groupe peuvent ajouter des membres à un groupe ou en supprimer.
Les administrateurs peuvent désactiver les groupes gérés par les utilisateurs via l’interface d’administration ou changer un groupe géré par les utilisateurs en groupe géré par l’entreprise lorsque vous souhaitez en prendre le contrôle.
Gérez les membres
Vous disposez de plusieurs contrôles pour gérer les membres de votre compte d’équipe Dropbox.
Vous pouvez :
Réinitialiser des mots de passe.
Suspendre ou supprimer des membres.
Afficher les journaux d’activité individuels. Pour ce faire, cliquez sur Membres dans l’interface d’administration.
Sachez qui a fait quoi
En tant qu’administrateur, le journal d’activité est votre nouvel allié. Depuis ce journal, vous pouvez voir ce qui se passe chez tous les membres de votre compte. Vous savez donc quand vos membres partagent des éléments, quels éléments et avec qui. Vous pouvez également savoir quand ils se connectent à leurs comptes ou modifient leurs mots de passe, et quand ils ont lié des applications tierces ou de nouveaux appareils, mais aussi quand un utilisateur est ajouté ou supprimé de l’équipe.
Pour accéder aux journaux d’activité, cliquez sur Activité dans l’interface d’administration.
Vérifiez l’accès des membres à l’aide des rapports
Lorsque vous gérez les accès d’une équipe, les rapports vous permettent de voir à quoi les membres peuvent accéder et d’identifier les points nécessitant un suivi.
Utilisez :
Rapport sur les accès des membres pour voir auxquels dossiers un membre spécifique peut accéder.
Rapport sur les données des membres pour examiner l’utilisation, les limites de stockage et l’accès aux fichiers de chaque membre.
Rapport sur le stockage de l’équipe pour voir quels éléments utilisent l’espace de stockage de l’équipe dans les dossiers d’équipe, les dossiers partagés et les dossiers personnels.
Rapport sur les dossiers d’équipe pour examiner les détails de stockage et d’accès des dossiers et sous-dossiers d’équipe, y compris le contenu actif et archivé.
Rapport sur les dossiers partagés pour examiner les détails de stockage, d’accès et de partage des dossiers partagés, notamment pour savoir s’ils sont internes, externes ou orphelins.
Remarque : les rapports auxquels vous avez accès dépendent de votre rôle d’administrateur et de votre forfait d’équipe.
Gérer les groupes
Grâce à la fonctionnalité de groupe, vous pouvez créer des listes de personnes qui doivent avoir accès aux mêmes fichiers et dossiers. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous souhaitez organiser les membres de l’équipe par service ou par fonction.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez aussi partager des dossiers instantanément avec l’ensemble du groupe et décider s’ils disposent d’un accès en lecture seule ou en écriture.
Pour créer et modifier des groupes, cliquez sur Groupes dans l’interface d’administration.
Identifiez les différents types de groupe
Il existe deux types de groupes que vous pouvez utiliser :
Les groupes gérés par l’entreprise ne peuvent être créés que par les administrateurs. Les membres de l’équipe ne peuvent pas rejoindre ou quitter ces groupes de leur propre initiative.
Les groupes gérés par les utilisateurs sont activés par défaut et peuvent être créés par les administrateurs et les membres de l’équipe. Les utilisateurs peuvent demander à rejoindre les groupes ou à les quitter de leur propre initiative. Les administrateurs et les gestionnaires du groupe peuvent ajouter des membres à un groupe ou en supprimer.
Les administrateurs peuvent désactiver les groupes gérés par les utilisateurs via l’interface d’administration ou changer un groupe géré par les utilisateurs en groupe géré par l’entreprise lorsque vous souhaitez en prendre le contrôle.
Tout le monde à bord !
Utilisez-vous Active Directory ? Excellent ! Vous pouvez utiliser le connecteur AD de Dropbox pour provisionner, retirer, et gérer facilement les utilisateurs et les groupes dans Dropbox.
Remarque : le connecteur AD de Dropbox est disponible pour les équipes Dropbox disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
Les modifications apportées à votre connecteur AD apparaissent dans Dropbox, mais ne modifient aucun fichier ou contenu de votre compte Dropbox. C’est ce qu’on appelle également la synchronisation unidirectionnelle.
Conseil : configurez une synchronisation utilisateur et une synchronisation de groupe distincte lors de la configuration de votre connecteur AD avec Dropbox. Cela vous offrira plus de flexibilité lorsque vous provisionnerez des utilisateurs.
Avec Dropbox, il existe de nombreuses méthodes pour ajouter des utilisateurs, outre le connecteur AD, telles que l’interface d’administration et les outils de gestion des accès et des identités, ainsi que les fournisseurs d’identité. Choisissez celle qui répond à vos besoins (sans oublier que certaines d’entre elles demandent une certaine expertise technique).
Gérez les identités
Si vous utilisez déjà un fournisseur de gestion des identités ou si vous souhaitez conserver un connecteur Active Directory complexe et multi-forêts, vous pouvez le connecter à votre compte Dropbox.
Outils de gestion des identités
La gestion des identités offre aux administrateurs de solides outils conçus pour simplifier les opérations du cycle de vie des utilisateurs, y compris la création et la suppression de comptes Dropbox.
L’authentification unique est disponible pour les équipes Dropbox disposant d’un forfait Advanced ou Enterprise.
L’authentification unique permet à votre équipe d’accéder à Dropbox en se connectant à un fournisseur d’identité centralisé. Cette fonctionnalité facilite la vie de vos utilisateurs en leur évitant de mémoriser un mot de passe supplémentaire. Si vous utilisez déjà un fournisseur d’identité compatible avec Dropbox, la configuration ne prendra que quelques minutes. Si vous gérez également l’authentification unique à l’aide de votre solution de gestion des identités dans le cloud, vous pouvez facilement tout gérer avec votre fournisseur de gestion des identités.
Suspension d’un utilisateur et effacement à distance
Il existe deux manières de supprimer l’accès d’un utilisateur à votre équipe Dropbox, elles sont accessibles depuis l’interface d’administration.
Suspension d’utilisateurs
Si vous suspendez un membre, il perd instantanément l’accès à son compte d’équipe Dropbox et à ses documents Paper. Seuls les administrateurs peuvent supprimer cette suspension.
La suspension d’un compte ne libère pas de licence et ne supprime aucun fichier. Étant donné que le compte existe toujours, la licence reste utilisée. Pour libérer la licence, vous devez supprimer le compte.
Effacement à distance
L’effacement à distance vous permet de supprimer un compte d’équipe Dropbox des appareils associés d’un membre de l’équipe. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez supprimer des données d’un appareil même si un membre de votre équipe les perd.
Une fois l’appareil dissocié et effacé à distance, il cessera immédiatement toute synchronisation.
Restaurer les membres supprimés
Avez-vous supprimé un membre de l’équipe par erreur ? Vous ne souhaitiez pas supprimer un utilisateur ? Aucun problème !
La restauration d’un membre réactive le compte avec les mêmes fichiers et autorisations, de sorte que le compte est exactement tel qu’il était avant la suppression.
C’est comme si la suppression n’avait jamais eu lieu.
Remarque : les administrateurs d’équipe et les administrateurs des utilisateurs sont en mesure de restaurer les utilisateurs supprimés.
Fusionnement d’équipes Dropbox
Si votre entreprise possède plusieurs équipes Dropbox Business, ou si vous travaillez en étroite collaboration avec une autre équipe, il peut être judicieux de fusionner les équipes.
Comment ajouter des utilisateurs Dropbox existants à votre équipe
Invitez le membre de votre équipe comme vous le feriez pour tout nouveau membre. S’il choisit de rejoindre l’équipe, il sera invité à décider de ce qu’il souhaite faire de ses fichiers existants : fusionner ses fichiers avec le compte d’équipe Dropbox ou créer un compte Dropbox personnel distinct pour ses fichiers.
En outre, n’oubliez pas que si ce membre d’équipe fait partie d’une équipe Dropbox existante, il ne peut pas rejoindre une deuxième équipe (en utilisant la même adresse e-mail).
