Grupos

Los grupos te permiten organizar a los miembros de tu equipo. En lugar de compartir archivos o carpetas con cada individuo, puedes compartirlos con un grupo para otorgar acceso al contenido automáticamente. Esta es la pestaña "Groups" (Grupos), y aquí podemos ver y administrar todos los grupos actuales del equipo.

Habitualmente los grupos se utilizan para departamentos, ubicaciones geográficas y profesorado en aulas de estudiantes o niveles de enseñanza, y permiten crear fácilmente listas de personas diferentes para asignarles un contenido específico.

Veamos ahora el proceso de creación. Un administrador puede crear uno de estos dos tipos de grupos: los grupos administrados por la empresa, en que los administradores son responsables de añadir o eliminar a usuarios, y los grupos administrados por usuarios, en que estos aprueban a los miembros nuevos y los miembros existentes pueden dejar el grupo cuando quieran. Para continuar, crearemos un grupo llamado "Research" (Investigación).

En lo que respecta a crear grupos y añadir a usuarios y gestionarlos, de forma similar a la pestaña de miembros, a menudo podemos utilizar aplicaciones de terceros como Okta o Azure.

Una vez creado un grupo, podremos gestionar los miembros incluidos, cambiar el nombre del grupo o modificar el tipo de administración entre empresa o usuarios en cualquier momento. Para continuar, vamos a añadir a un miembro: Bob. En cualquier momento, si queremos eliminar a un miembro, basta con pasar el cursor sobre su fila y hacer clic en la "x". Con esto revocaremos el acceso a cualquier contenido al que hubiera tenido acceso como parte del grupo. Si queremos cambiar el nombre del grupo, tendremos que seleccionar "Edit Group" (Editar grupo). Al seleccionar la opción "Make User Managed" (Convertir en administrado por usuarios), se nos pedirá que introduzcamos el nombre de un miembro del equipo que luego se convertirá en el responsable de este grupo. Esa persona no tendrá que ser administrador del equipo.

De nuevo, la principal diferencia entre los grupos administrados por la empresa y los administrados por usuarios es que los de empresa permiten al administrador tener un poco más de control. Son ellos quienes deciden quién forma parte del grupo y, en última instancia, quién tiene acceso al contenido. Los grupos administrados por usuarios son excelentes para quienes trabajen en contenido creativo, por ejemplo, y necesitan añadir fácilmente a miembros adicionales para un crecimiento orgánico.

Ahora vayamos a la pestaña de contenido para ver cómo asignar un grupo a una carpeta del equipo. Como vemos aquí, la carpeta "Laboratory" (Laboratorio) tiene asignado un grupo predeterminado llamado "Everyone at" (Todos los miembros de). Este grupo predeterminado incluye a todas las personas que hay actualmente en el equipo, y a los miembros nuevos se les añade automáticamente a medida que se van uniendo. Vamos a eliminar este grupo y a añadir el grupo "Research" (Investigación) que acabamos de crear.

Si accedemos a la carpeta "Laboratory" (Laboratorio), vemos que los miembros de ese grupo forman parte ahora de sus tres subcarpetas. Accedamos ahora a WestLab y, en vez de añadir a los miembros adicionales uno por uno a esta carpeta, podemos escribir "Lab West" para facilitar el proceso de gestión y garantizar que solo las personas adecuadas accedan al contenido.