Dropbox Paper

¿Qué es Dropbox Paper?

Dropbox Paper es un espacio de trabajo flexible para documentos online que forma parte de Dropbox en el que tus colaboradores y tú podéis crear, editar y compartir contenido de forma conjunta en tiempo real. Está diseñado para las primeras fases de una colaboración, como las actas de reuniones, los planes de proyecto y los intercambios de ideas, y te permite combinar texto, imágenes, contenido multimedia y tareas en un único documento compartido para centralizar las ideas, las decisiones y las tareas de seguimiento en un mismo lugar.

Un documento de Paper es un lienzo flexible en el que puedes hacer lo siguiente:

• Recopilar notas y decisiones.

• Añadir imágenes, archivos y bloques de código.

• Utilizar listas de verificación para hacer un seguimiento de las tareas.

• Añadir comentarios y mencionar a los colaboradores para que las conversaciones permanezcan junto al trabajo.

¿Dónde se almacenan mis documentos de Paper?

También es útil saber dónde se encuentran los documentos de Paper en tu cuenta de Dropbox, ya que esto influye en la forma en que los organizas, los compartes y los recuperas si se elimina algo.

Los documentos de Paper se guardan como archivos .paper en tus carpetas de Dropbox, junto con el resto de tu contenido. Puedes moverlos, renombrarlos y copiarlos como el resto de los archivos, y aparecen en los resultados de las búsquedas.

También puedes utilizar la sección específica de la página de inicio de Paper para encontrar documentos de Paper recientes y destacados, y para buscar los que necesites. Para acceder a la página principal de Paper desde dropbox.com, selecciona Paper en el icono de cuadrícula.

Crear un documento de Paper en dropbox.com

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Abre la carpeta en la que quieras guardar el documento de Paper.

3. Haz clic en Nuevo en la parte superior de la página.

4. En las opciones, selecciona Documento de Dropbox Paper.

5. Pon un título a tu documento y empieza a escribir.

El archivo .paper aparece en esa carpeta junto con el resto de tu contenido y también se muestra en la página principal de Paper.

A medida que añades encabezados, Paper crea un índice automáticamente en el margen. Así, resulta más sencillo leer los documentos largos y puedes ir directamente a la sección que necesitas.

También puedes escribir comandos sencillos con una barra oblicua para añadir elementos sobre la marcha, sin dejar de usar el teclado, como, por ejemplo:

• Encabezados, listas, tablas y cronologías para organizar información como hojas de ruta, propietarios y fechas.

• Bloques de código y citas, para que los fragmentos técnicos y las afirmaciones clave resulten fáciles de identificar.

• Incrustaciones multimedia para imágenes, audio y vídeo, lo que permite mantener el material de referencia y las grabaciones en contexto.

Para ver la lista completa de métodos abreviados de teclado, haz clic en el botón con un icono de teclado en la parte inferior derecha de un documento de Paper.

Plantillas

Si sueles crear documentos similares, las plantillas pueden ahorrarte tiempo. Te permiten mantener un diseño uniforme y centrarte en rellenar el contenido en lugar de tener que crear documentos nuevos continuamente.

Las plantillas suelen utilizarse para lo siguiente:

• Crear notas de reuniones estructuradas, cuando quieres que siempre aparezcan las mismas secciones.

• Diseñar planes de proyecto en los que se lleva un seguimiento de los hitos, los propietarios y las fechas.

• Hacer lluvias de ideas en las que resulta útil contar con indicaciones y tener bien definidos los próximos pasos.

Las plantillas conservan una versión de una estructura y la reutilizan siempre que vuelvas a necesitar ese formato.

En Paper, puedes hacer lo siguiente:

• Partir de una plantilla ya preparada para situaciones habituales.

• Convertir un documento en una plantilla para reutilizar tu propia estructura.

Convertir un documento de Paper en una plantilla

Si ya tienes un documento con la estructura que te gusta, puedes convertirlo en una plantilla reutilizable.

Para ello, solo tienes que seguir estos pasos:

1. Abre el documento de Paper que quieres convertir en una plantilla.

2. Haz clic en Más opciones (los tres puntos) en el documento.

3. Haz clic en Guardar como plantilla.

Paper crea una plantilla a partir del contenido y el diseño actuales del documento. Podrás editarla siempre que quieras; todos los documentos que crees a partir de ella seguirán la estructura actualizada. Los cambios que hagas en la plantilla no afectarán a los documentos que ya hayas creado.

Dropbox ofrece una biblioteca de plantillas de Paper donde puedes buscar plantillas y guardarlas en tu cuenta. Las plantillas guardadas se muestran como archivos .papert, y los documentos que crees a partir de ellas se guardarán como archivos .paper en las carpetas que elijas.

Para trabajar con plantillas en Dropbox Paper:

• Guarda en tu cuenta las plantillas que te interesen de la biblioteca de Paper.

• Edita, comparte o elimina archivos .papert como harías con cualquier otro archivo de Dropbox.

• Crea documentos nuevos a partir de tus plantillas guardadas cuando quieras empezar a trabajar.

Compartir y colaborar en Paper

Paper está diseñado para colaborar. En lugar de enviar archivos adjuntos y mensajes por separado, puedes invitar a la gente que quieras a un documento, debatir sobre el contenido en los comentarios y asignar tareas directamente en la página.

Invitaciones

Puedes invitar a personas específicas a un documento de Paper y decidir si pueden editar el contenido o solo verlo.

Para invitar a personas desde dropbox.com, sigue estos pasos:

1. Abre el documento de Paper.

2. Haz clic en Compartir.

3. Introduce las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas que deseas invitar.

4. Elige Puede editar o Puede ver.

5. Opcional: añade un breve mensaje para dar contexto.

6. Haz clic en Compartir para enviar las invitaciones.

También puedes crear un enlace para compartir un documento y elegir quién puede abrirlo, según tu configuración de uso compartido y tu plan. Para obtener más información sobre los enlaces compartidos y los permisos que también se aplican a los documentos de Paper, consulta el módulo «Compartir» de este curso.

Para añadir un comentario:

1. Resalta el texto o pasa el cursor por encima del contenido que quieras comentar.

2. Haz clic en el icono de Comentarios situado en el margen o en la barra de herramientas de formato.

3. Escribe tu comentario y, luego, haz clic en Publicar.

Los comentarios aparecen en el margen y en un panel lateral. Tú y tus colaboradores podéis responder en el mismo hilo, marcar un comentario como resuelto cuando se haya abordado el problema y volver a abrirlo si es necesario seguir debatiéndolo. Con el tiempo, esto permite crear un historial claro de preguntas, respuestas y decisiones, todo ello vinculado a los puntos del documento en los que más importancia tienen.

Para marcar comentarios como no resueltos:

1. Abre un documento de Paper.

2. Haz clic en Más opciones (los tres puntos).

3. Haz clic en Historial del documento.

4. Encontrarás la lista de comentarios cerrados en la pestaña Historial de comentarios.

5. Desplázate hasta el comentario que quieras reabrir y haz clic en Reabrir.

Menciona a alguien:

1. En el texto del documento o en un comentario, escribe @ (el símbolo de la arroba).

2. Empieza a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona en cuestión.

Las menciones pueden servir para:

• Notificar a alguien sobre una pregunta o una decisión.

• Llamar la atención sobre una sección específica de un documento.

• Indicar quién es el responsable de un elemento de la lista de verificación.

Tareas

Las listas de verificación de Paper sirven para hacer un seguimiento sencillo de las tareas, de modo que puedas convertir tus notas en pasos claros a seguir sin necesidad de usar más herramientas. Por ejemplo, después de una llamada con un cliente, puedes registrar las tareas de seguimiento en forma de lista de verificación en el mismo documento donde figuran las notas de la reunión y, a continuación, añadir @menciones y fechas para que quede claro quién es el responsable.

Para añadir tareas en un documento de Paper:

1. Abre o crea un documento de Paper.

2. En una nueva línea, escribe [ ] (el corchete izquierdo y el derecho) y pulsa la barra espaciadora para crear un recuadro de tareas pendientes.

3. Escribe la tarea junto al cuadro y pulsa Intro para añadir otra.

4. Añade una mención con @ para asignar la tarea.

5. Haz clic en el icono de calendario para añadir una fecha límite.

También puedes insertar una lista de verificación con los comandos de adición rápida. En una nueva línea, escribe /todo y pulsa Intro; a continuación, empieza a añadir elementos.

Exportar documentos de Paper

A veces es necesario sacar un documento de Paper fuera de Dropbox, por ejemplo, para enviarlo como archivo adjunto en un correo electrónico, incluirlo en otro sistema o compartir una versión que no cambiará. También es posible que quieras disponer de una copia limpia para revisarla en una reunión.

Paper te permite exportar documentos a formatos habituales y, al mismo tiempo, conservar la versión original de Paper para seguir colaborando. Puedes hacerlo desde tu navegador web en dropbox.com.

Puedes exportar un documento de Paper como:

• Un archivo de Microsoft Word (.docx)

• Un archivo Markdown (.md)

• Un archivo PDF (.pdf)

Para exportar un documento de Paper:

1. Abre el documento en dropbox.com, para que aparezca en el editor de Paper en tu navegador web.

2. Abre Más opciones (los tres puntos) en el documento.

3. Haz clic en Exportar.

4. Elije el formato de archivo para la descarga.

5. Haz clic en Descargar.

Cuando exportas:

• El contenido incrustado, como los vídeos o los reproductores de audio, puede aparecer como enlaces en lugar de como vistas previas completas.

• Algunos diseños, como las tablas complejas o las cronologías, pueden tener un aspecto algo distinto en la versión exportada.

Mover, copiar y migrar documentos de Paper

En un módulo anterior, has aprendido a mover, cambiar el nombre y copiar archivos y carpetas normales en Dropbox para mantener los proyectos en orden. Aquí se aplican las mismas ideas: sigues decidiendo dónde se ubican los archivos, qué nombres son adecuados y cuándo es útil conservar una segunda copia.

Cada documento de Paper aparece como un archivo .paper en tus carpetas de Dropbox. Puedes hacer lo siguiente:

• Mover un archivo .paper a otra carpeta desde dropbox.com, la aplicación para escritorio o la aplicación móvil.

• Cambiar el nombre de un archivo .paper. El título del documento se actualiza para que coincida con el nuevo nombre.

• Hacer una copia de un archivo .paper para crear un documento independiente con el mismo contenido inicial.

Estas opciones son útiles si vas a consolidar proyectos antiguos, a trasladar material de referencia a largo plazo a otra herramienta o a mantener un archivo local fuera de Paper.

Recuperación e historial de los documentos de Paper

Cuando varias personas están editando un documento de Paper, es útil saber que se pueden ver los cambios y, en muchos casos, volver a una versión anterior. En un módulo anterior, has visto cómo funcionan el historial de versiones de archivos de Dropbox y la página «Archivos eliminados» para los archivos normales. Paper es similar, pero usa su propio historial y herramientas de recuperación, ya que es un editor basado en la web y no un tipo de archivo estándar.

En un documento de Paper, puedes abrir el historial del documento para hacer lo siguiente:

• Consultar quién editó el documento y cuándo lo hizo.

• Revisar las versiones anteriores y restaurar una versión anterior si es necesario.

• Revisar los cambios y los comentarios resueltos a lo largo del tiempo, y marcar los comentarios como no resueltos cuando desees reabrir una conversación.

Si realizas un cambio del que te arrepientes, puedes restaurar una versión anterior desde la ventana del historial del documento. Una vez que restauras esa versión y la editas, no puedes volver a la versión más reciente que reemplazaste, por lo que conviene que lo verifiques bien antes de continuar.

Recuperar documentos de Paper eliminados

Cuando eliminas un documento de Paper, este aparece en la página «Archivos eliminados» junto con tus otros elementos eliminados, donde puedes restaurarlo durante el período de recuperación. La duración de este período de recuperación depende de tu plan.

Cuando eliminas un documento de Paper de forma definitiva, este desaparece de estas vistas de recuperación, por lo que, si no tienes claro si volverás a necesitarlo, es más seguro eliminarlo primero de forma normal y solo después de forma permanente.

Trabajar con documentos de Paper en el teléfono

Paper funciona mejor en un navegador web de ordenador, pero también puedes abrir, revisar, compartir y realizar actualizaciones sencillas desde tu teléfono cuando necesites seguir trabajando. En los dispositivos móviles, la principal diferencia es la forma de acceder a tus documentos, que depende de si tu cuenta usa la versión anterior o la nueva de Dropbox Paper.

Puedes acceder a tus documentos de Paper a través de la aplicación de Dropbox para móviles y seguir editándolos en un navegador web para dispositivos móviles.

En tu teléfono, puedes hacer lo siguiente:

• Abrir la aplicación de Dropbox para móviles e ir a Inicio o Archivos para encontrar tu documento.

• Tocar el archivo de Paper que quieras abrir para que Dropbox lo cargue y puedas verlo.

• Continuar en el navegador web de tu móvil para editar el texto y añadir comentarios, cuando sea posible.

• Usar la opción Compartir en la aplicación de Dropbox para móviles para invitar a personas o copiar un enlace.

Si lo prefieres, también puedes abrir un navegador web en tu teléfono, iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox y abrir el documento de Paper directamente en el editor web.

Nota: La aplicación móvil Dropbox Paper dejó de estar disponible el 9 de octubre de 2025. Puedes encontrar más información sobre esto en el Centro de ayuda.

Deberías poder consultar rápidamente las notas de una reunión antes de una llamada, actualizar una lista de verificación después de una conversación o conseguir un enlace para compartir con alguien, sin necesidad de volver a tu ordenador.

En este módulo, has aprendido qué es Dropbox Paper, cómo crear documentos y aplicarles formatos, cómo usar plantillas y cómo colaborar mediante los comentarios, las menciones y las tareas, así como a exportar, mover y recuperar documentos. Desde aquí, puedes volver a revisarcualquier módulo para reforzar una habilidad o empezar a combinar lo que has aprendido para crear tus propios flujos de trabajo en relación con los archivos, el uso compartido, los dispositivos móviles y Paper.