Compartir

Las personas a las que invites recibirán un correo electrónico y, cuando acepten la invitación, verán el elemento compartido en su Dropbox. Los cambios que se hace en una carpeta compartida se sincronizan para todos los usuarios que tienen acceso a ella.

Compartir un archivo o una carpeta con personas específicas desde la aplicación para escritorio

1. Abre la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac).

2. Haz clic con el botón derecho en la carpeta o el archivo que quieras compartir.

3. Haz clic en Compartir… junto al icono de Dropbox.

4. Escribe el correo electrónico, el nombre o el grupo con el que quieres compartir el contenido.

5. Elige Puede editar o Puede ver.

6. Si quieres, añade un mensaje.

7. Haz clic en Compartir archivo o Compartir carpeta.

¿Se puede compartir una subcarpeta que está dentro de una carpeta compartida?

Puede que tengas una carpeta principal del proyecto compartida para el trabajo interno, pero que solo quieras compartir una subcarpeta con un cliente o un socio. Por ejemplo, puedes compartir una subcarpeta de entregas para el cliente sin mostrarle tus documentos de planificación de la carpeta superior.

Lo que puedes compartir depende de tu nivel de acceso y de tu plan:

• Propietario de la carpeta compartida superior: puedes compartir cualquier subcarpeta.

• Acceso de edición: es posible que puedas compartir una subcarpeta si el propietario concede ese permiso a los editores.

• Acceso de solo lectura: con este permiso, no puedes invitar a otras personas directamente, pero puedes compartir un enlace de solo lectura.

• Planes Dropbox Family: algunas subcarpetas no se pueden compartir directamente y, en su lugar, es necesario usar enlaces compartidos.

Si la opción de invitar a otras personas no está disponible, crea un enlace compartido a la subcarpeta.

Cómo unirse a una carpeta compartida

Si alguien te invita a una carpeta compartida, al unirte a ella, la carpeta se añadirá a tu cuenta de Dropbox para que puedas acceder a ella desde la web, desde un ordenador y desde un dispositivo móvil.

Las invitaciones a carpetas compartidas llegan por correo electrónico y a través de notificaciones en Dropbox. También puedes aceptar una invitación directamente desde el icono de la campana de notificaciones en dropbox.com.

Unirse a una carpeta compartida en dropbox.com

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Inicio en la barra de navegación izquierda.

3. Haz clic en Compartido en la barra lateral de la izquierda.

4. Busca la carpeta a la que te han invitado.

5. Coloca el cursor sobre ella y haz clic en Unirse a la carpeta.

Cómo añadir un archivo compartido a tu cuenta

En ocasiones, puedes recibir una invitación para acceder a un solo archivo en lugar de a una carpeta entera, por ejemplo, a un contrato, un PDF o una presentación.

Puedes abrir un archivo compartido desde:

• La invitación por correo electrónico que recibes.

• El icono de la campana de notificaciones en dropbox.com.

• La sección Compartido de la aplicación móvil.

En dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Inicio y, a continuación, en Compartido en la barra lateral izquierda.

3. Haz clic en la pestaña Archivos para ver los que están compartidos.

4. Haz clic en un archivo para previsualizarlo.

Aquellos a los que te hayan invitado no ocupan espacio en tu cuenta, a menos que guardes una copia en tu propio Dropbox. Los archivos que solo se comparten mediante un enlace no se muestran en la página Compartido hasta que los añades a tu Dropbox.

Cómo solicitar acceso a una carpeta compartida en Dropbox

Si abres un enlace a una carpeta compartida y ves una pantalla para solicitar acceso en lugar del contenido de la carpeta, normalmente significa que el propietario no añadió tu cuenta cuando la compartió por primera vez.

Para solicitar acceso:

1. Haz clic en el enlace a la carpeta compartida que has recibido.

2. Haz clic en Solicitar acceso.

3. Si tienes más de una cuenta de Dropbox, elige la que quieras usar.

El propietario de la carpeta recibirá tu solicitud y a ti te llegará una notificación cuando la apruebe o la rechace.

Compartir contenido con una persona que no tenga cuenta de Dropbox

Si tienes que enviar un archivo a una persona que no va a iniciar sesión, como un cliente que solo necesita descargar un fichero para entregar, los enlaces compartidos suelen ser la mejor opción. Los enlaces compartidos se abren como vista previa en dropbox.com, y las personas que no dispongan de una cuenta de Dropbox pueden ver y, en muchos casos, descargar el contenido a través de un enlace de solo lectura.

En el caso de los enlaces de edición, los destinatarios deben iniciar sesión con una cuenta de Dropbox. Las personas que no hayan iniciado sesión no podrán utilizar los permisos de edición, aunque tengan el enlace.

Cómo dejar de compartir un archivo o una carpeta con alguien que no tenga Dropbox

Si has invitado a gente directamente a un elemento compartido, puedes eliminar a una persona o cambiarle los permisos desde la configuración de uso compartido.

También puedes dejar de compartir una carpeta entera si quieres que ya no tenga acceso todo el mundo.

En dropbox.com:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Compartido en la barra lateral de la izquierda.

3. Busca el archivo o la carpeta con el enlace y haz clic en Compartir.

4. En la sección del enlace, haz clic en los tres puntos suspensivos (…) que aparecen junto a él.

5. Haz clic en Eliminar enlace de lectura o en Eliminar enlace de edición y, a continuación, confirma la acción.

Si has compartido un archivo o una carpeta invitando a gente directamente, puedes gestionar el acceso desde la configuración de uso compartido. Desde allí, puedes eliminar a una sola persona, cambiarle los permisos o dejar de compartir la carpeta.

Consultar cuál es la última vez que alguien ha visto tu archivo

En algunos planes individuales de pago, también puedes consultar cuándo es la última vez que alguien ha visto un archivo.

En dropbox.com:

1. Abre el archivo en vista previa.

2. Pasa el cursor sobre un avatar gris para saber cuándo ha visto el archivo por última vez esa persona.

3. Cuando esté disponible, abre el historial de lectores completo para ver una lista de las personas que han consultado el archivo y la fecha en que lo han visto.

El historial de lectores puede incluir las visualizaciones desde dropbox.com, la aplicación para escritorio y las aplicaciones móviles, siempre que la información del lector esté habilitada y los usuarios hayan iniciado sesión.

Controlar la información del lector

Además de consultar quiénes han visto tus archivos, también puedes controlar cuándo está disponible la información del lector. Puedes gestionarla desde tu configuración y para cada elemento:

• En el caso de archivos y carpetas específicos de los que seas titular, abre el cuadro de diálogo Compartir, ve a Configuración y activa o desactiva la opción Información del lector.

• En el caso de las cuentas personales, puedes desactivar la información del lector en toda tu cuenta desde Configuración en dropbox.com, y, si quieres, volver a activarla para elementos específicos.

Debes tener en cuenta las siguientes limitaciones:

• Si alguien solo descarga un archivo a través de un enlace compartido sin previsualizarlo en dropbox.com, su visita no queda registrada en la información del lector.

• Solo el propietario y las personas con acceso de edición pueden ver toda la actividad del archivo. Quienes tienen acceso de lectura no pueden ver la información del lector de otros usuarios.

• Los invitados que abren un enlace compartido sin iniciar sesión aparecen como invitados y no pueden ver la información del lector.

Estas herramientas te permiten saber más fácilmente quién interactúa con tu contenido, sin salir de Dropbox.

Dropbox Transfer

A veces, no quieres invitar a alguien a tus carpetas, sino simplemente entregarle un archivo terminado. Quizá tengas que enviar un vídeo final a un cliente, entregar un contrato firmado o compartir un conjunto de imágenes que alguien deba descargar y almacenar en su dispositivo. En esos casos, resulta útil enviar un paquete unidireccional con fecha de caducidad.

Dropbox Transfer está diseñado exactamente para eso. Envía una copia de tus archivos a otra persona a través de un enlace de descarga, mientras que los originales permanecen a salvo en tu cuenta de Dropbox. El destinatario no necesita tener una cuenta de Dropbox para acceder a la transferencia: simplemente hace clic en el enlace y descarga los archivos.

Cómo crear y enviar una transferencia

Puedes crear una transferencia en dropbox.com, desde la aplicación para escritorio de Dropbox o desde las aplicaciones móviles. El proceso es similar en todos los dispositivos: eliges el contenido, configuras los ajustes y envías el enlace o el correo electrónico.

¿Cuáles son los límites de tamaño?

Todos los planes de Dropbox incluyen Transfer, pero el tamaño máximo de una sola transferencia depende de tu plan. En el caso de los usuarios particulares, Dropbox Basic admite transferencias de hasta 2 GB, Dropbox Plus y Dropbox Family admiten hasta 50 GB por transferencia, y Dropbox Professional, Essentials y el plan Dropbox Transfer, hasta 100 GB.

En los planes para equipos y los planes avanzados, Standard, Education, Advanced y Business admiten transferencias de hasta 100 GB, mientras que Business Plus y Enterprise admiten hasta 250 GB. Los clientes que añadan el complemento Dropbox Replay pueden enviar transferencias de hasta 250 GB, incluso con planes en los que el límite habitual es de 100 GB.

Estos límites se aplican al tamaño total de la transferencia, no a cada archivo que contenga. Puedes incluir muchos archivos más pequeños o un solo archivo grande, siempre y cuando el total no supere el límite de tu plan.

¿Cuándo vence una transferencia?

Las transferencias están pensadas para ser temporales. Cada una tiene una fecha de vencimiento y, una vez que pasa, el enlace deja de funcionar y los destinatarios ya no pueden descargar los archivos. Tus archivos originales se guardan en tu Dropbox, por lo que siempre puedes crear una nueva transferencia más adelante si lo necesitas.

Cuando una transferencia caduca, no se elimina de inmediato. Dropbox conserva las transferencias caducadas durante un período de tiempo antes de eliminarlas de sus servidores. Cuando se eliminan, desaparecen de la pestaña Caducadas en dropbox.com y no se pueden recuperar, aunque los archivos originales de tu Dropbox no se ven afectados.

Si necesitas interrumpir el acceso antes, puedes eliminar la transferencia directamente en cualquier momento. De ese modo, el enlace se inhabilita de inmediato y se elimina de tu lista de transferencias activas.

Nota: Los plazos de vencimiento y eliminación varían según el plan. Para conocer los límites y los plazos exactos, consulta el artículo del Centro de ayuda de Dropbox sobre Transfer.

Cómo ver y gestionar las transferencias

A medida que vayas utilizando Transfer con más frecuencia, te resultará útil saber dónde puedes consultar lo que has enviado, ver si se ha descargado y ordenar las transferencias antiguas. En dropbox.com, todo esto se hace desde el mismo sitio.

Cómo abrir la página de Transfer:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en el icono de cuadrícula en la barra lateral izquierda.

3. Pulsa en Transfer.

Verás tres pestañas: Enviadas, Recibidas y Vencidas. Estas pestañas muestran un breve resumen de las transferencias que has creado, las que te han enviado otras personas y las que ya no están activas.

¿Qué son la solicitudes de archivos?

En ocasiones, es necesario recopilar archivos de personas sin invitarlas a tus carpetas. Es posible que tengas que recopilar recibos de clientes, currículums de candidatos o archivos multimedia grandes de un contratista. En esos casos, lo que necesitas es una página de subida sencilla y una única carpeta de destino, no un espacio de trabajo compartido.

Las solicitudes de archivos en Dropbox te ofrecen exactamente eso. Creas una solicitud, eliges una carpeta de destino en tu cuenta de Dropbox y compartes un enlace o correo electrónico con las personas de las que quieres recopilar archivos. Cualquier persona que reciba la solicitud, incluso aunque no tenga una cuenta de Dropbox, puede subir archivos a través de una página sencilla.

La carpeta de destino es privada por defecto, lo que significa que solo tú puedes ver lo que se sube, a menos que decidas compartirla.

Puedes crear y gestionar las solicitudes de archivos en dropbox.com. Una vez que los archivos llegan a la carpeta de destino, podrás trabajar con ellos desde cualquier lugar, tanto desde la aplicación para escritorio como desde la aplicación móvil, igual que con cualquier otro contenido de tu cuenta de Dropbox.

Cómo se crea una solicitud de archivos

Las solicitudes de archivos se crean en dropbox.com. Después de crear una, puedes abrir tu carpeta de destino desde la aplicación para escritorio o la aplicación para móviles para ver todo lo que se ha subido.

Crear una solicitud de archivos en dropbox.com

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. En la barra lateral izquierda, haz clic en Solicitudes de archivos.

3. Haz clic en Nueva solicitud sobre la lista.

4. En Título, escribe un nombre claro para tu solicitud, como "Facturas del cuarto trimestre" o "Fotos del evento". Este título también se utiliza para el nombre de la carpeta de forma predeterminada.

5. En Descripción, añade los detalles que quieras mostrar a la gente, por ejemplo, los tipos de archivos que esperas, las fechas límite o las pautas para poner nombre a los archivos.

6. En Carpeta para archivos subidos, comprueba la ruta a la carpeta nueva donde se guardarán los archivos subidos. Si quieres elegir otra ubicación, haz clic en Cambiar carpeta y, a continuación, selecciona otra de tu Dropbox.

   • En algunos planes, puedes hacer clic en Establecer convenciones de nomenclatura para aplicar un patrón de asignación de nombres automático a los archivos que lleguen a esta carpeta.

7. Si tu plan lo permite, activa la opción para fijar una fecha límite y elige una fecha y una hora a partir de las cuales la solicitud dejará de aceptar archivos. También puedes decidir si quieres permitir subidas fuera de plazo.

8. Si quieres proteger la solicitud, puedes añadir una contraseña. En ese caso, recuerda compartirla con las personas que vayan a subir archivos, por ejemplo, en el campo de la descripción o en un mensaje aparte.

9. Haz clic en Crear.

10. En la ventana para compartir, escribe los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres solicitar archivos y, después, haz clic en Compartir. Dropbox les enviará un correo electrónico con la página de subida.

    • Si prefieres enviar el enlace tú, haz clic en Copiar junto a Compartir un enlace y, a continuación, pega el enlace en un correo electrónico, un chat o un documento.

Si tienes un plan de equipo que utiliza Email to Dropbox, es posible que también veas la opción de copiar una dirección de correo electrónico especial en lugar de un enlace. Los archivos adjuntos que se envíen a esa dirección irán directamente a la carpeta de la solicitud.

Una vez que la solicitud está activa, las personas abren el enlace, seleccionan archivos de su ordenador o dispositivo, introducen su nombre y correo electrónico y los suben. No ven los archivos de otras personas en la carpeta de destino y no pueden buscar en tu cuenta de Dropbox.

Cómo funciona esto en las versiones web, para escritorio y para dispositivos móviles

• En dropbox.com, puedes crear, editar, cerrar, reabrir y eliminar solicitudes de archivos desde la página Solicitudes de archivos. También puedes ver qué solicitudes están abiertas o cerradas, y puedes ir a la carpeta de destino para revisar los archivos.

• En la aplicación para escritorio, trabajas directamente en la carpeta de destino que elegiste al crear la solicitud. Los archivos subidos aparecen allí y puedes moverlos, renombrarlos, abrirlos o compartirlos como harías con cualquier otro archivo.

• En la aplicación móvil, puedes abrir la misma carpeta, previsualizar los archivos subidos, moverlos a otras carpetas cuando quieras y compartirlos con otras personas. Las solicitudes se siguen creando y gestionando en dropbox.com.

Nota: Los límites de tamaño para las subidas varían según el plan. Para conocer los límites exactos, consulta el artículo del Centro de ayuda de Dropbox sobre las solicitudes de archivos.

Cómo editar una solicitud de archivos

A medida que cambien tus necesidades, es posible que quieras actualizar el título o la descripción, modificar la carpeta de destino o ajustar un plazo o una contraseña. Puedes modificar cualquier solicitud abierta desde dropbox.com.

En un navegador, accede a Solicitudes de archivos, cambia a la vista Abiertas y selecciona la solicitud que quieras actualizar. Puedes editar los detalles, cambiar la ubicación de los nuevos archivos subidos y actualizar las fechas límite o las contraseñas en los planes que admitan esas opciones. Cuando guardes los cambios, el enlace no cambiará, por lo que los usuarios podrán seguir utilizándolo.

En el ordenador y en el móvil, verás el resultado de estos cambios directamente en la carpeta de destino. Los nuevos archivos subidos aparecerán en la nueva ubicación o se regirán por las reglas actualizadas.

Cómo cerrar una solicitud de archivos

Cuando hayas recopilado todo lo que necesitas, podrás cerrar la solicitud de archivos para que deje de aceptar subidas. Una vez que esté cerrada, cualquier persona que abra el enlace verá que la solicitud ya no está abierta.

En dropbox.com, puedes gestionar esto desde la página Solicitudes de archivos. En la vista Abiertas, selecciona la solicitud y, a continuación, elige Cerrar solicitud.La solicitud se trasladará a la pestaña Cerradas, mientras que la carpeta de destino y los archivos subidos se mantendrán en tu Dropbox.

Si estableces una fecha límite, la solicitud se cerrará de forma automática cuando pase el plazo.

El hecho de cerrar una solicitud no afecta a los archivos existentes, por lo que puedes seguir trabajando con ellos con normalidad.

Cómo volver a abrir una solicitud de archivos

Si necesitas recopilar más archivos a través del mismo enlace, puedes volver a abrir una solicitud siempre y cuando no se haya eliminado.

En la pestaña Cerradas de la página Solicitudes de archivos, selecciona la solicitud en cuestión y haz clic en Reactivar solicitud. Puedes actualizar los detalles antes de guardarla. Una vez que la reactives, el enlace existente vuelve a funcionar y los usuarios pueden subir archivos como antes.

Los nuevos archivos subidos aparecerán en la carpeta de destino junto con los archivos anteriores.

Cómo eliminar una solicitud de archivos

Si ya no necesitas una solicitud, puedes eliminarla para que deje de aparecer en tu lista en dropbox.com. Esta opción resulta útil cuando quieres que tu página Solicitudes de archivos se centre en las solicitudes activas o en las que se han usado recientemente.

Puedes eliminar solicitudes desde la pestaña Cerradas de la página Solicitudes de archivos. Una vez eliminada, la solicitud no se puede volver a abrir y la página de subida deja de funcionar.

Cuando se elimina una solicitud de archivos, no se borran los archivos subidos, sino que se quedan la carpeta de destino y puedes eliminarlos o moverlos individualmente.

En este módulo, has compartido archivos y carpetas con personas específicas, has creado enlaces compartidos para personas sin cuenta y has utilizado la información del lector, cuando estaba disponible, para saber quién interactúa con tu contenido. En el siguiente módulo, descubrirás qué sucede cuando eliminas elementos, cómo recuperarlos y cómo herramientas como el historial de versiones y Dropbox Rewind te ayudan a recuperar tu trabajo.