¿Cómo puedo compartir archivos y colaborar con mi equipo?
La cuenta de equipo de Dropbox puede ayudaros tanto a ti como a tus compañeros y clientes a colaborar y a manteneros al tanto de los proyectos. Y todo esto sin el estrés que conllevan los límites de tamaño de los archivos, los conflictos entre versiones y los comentarios perdidos. Ahora, colaborar es mucho más fácil.
10 min de lectura
Una nueva y mejorada forma de trabajar en equipo
Trabajar con los miembros de tu equipo en proyectos grandes y pequeños es ahora más fácil y divertido que nunca.
Mantén todos tus archivos y carpetas organizados
Sea cual sea tu forma de trabajar, Dropbox te ayuda a organizar tus archivos con distintos tipos de carpetas y opciones de colaboración.
Cada método tiene sus propias ventajas, dependiendo de lo que quieras conseguir.
Descubre cómo subir y descargar archivos en nuestra práctica guía en vídeo.
Carpeta privada
Las carpetas privadas son fáciles de reconocer porque no tienen ningún icono. Las carpetas privadas funcionan como cualquier carpeta: puedes moverlas, cambiarles el nombre, guardar archivos en ellas o eliminarlas.
Nota: solo tú y los administradores de tu equipo podéis acceder al contenido de una carpeta privada en tu cuenta de equipo de Dropbox.
Cuando invitas a alguien a una carpeta, deja de ser privada.
Carpetas compartidas
Las carpetas compartidas se distinguen por tener un icono de personas.
Al compartir carpetas, permites a otros usuarios revisar y editar tus archivos. Para llevar a cabo una de estas dos acciones, es necesario que los colaboradores tengan una cuenta de Dropbox. Compartir carpetas implica que las personas ven todos los archivos y las imágenes de esa carpeta.
También puedes cambiar el nombre a una carpeta compartida; solo tú verás ese cambio. De esta forma, si recibes una invitación para una carpeta compartida llamada “Ventas”, pero ya tienes otras dos que se llaman así, puedes cambiar el nombre a “Ventas oeste medio” sin que esto confunda a tus compañeros.
Sin embargo, si cambias una subcarpeta, esta modificación sí se reflejará para todos.
¿Quieres aprender más sobre cómo compartir archivos y carpetas en Dropbox? Mira nuestro tutorial sobre cómo compartir archivos.
Las carpetas de equipo
Las carpetas del equipo, configuradas por los administradores de TI, suelen incluir contenido gestionado por la empresa. Las carpetas del equipo funcionan como las carpetas compartidas, solo que el administrador del equipo gestiona quién tiene acceso a dichas carpetas. ¿Cómo puedes saber si se trata de una carpeta del equipo? En las carpetas del equipo verás el icono de un edificio.
Espacio del equipo
El espacio del equipo es un espacio de trabajo compartido al que pueden acceder todos los miembros del equipo. Este espacio compartido funciona como un disco compartido por todo el equipo, pues tiene la misma estructura de carpetas para todos los miembros. Pero eso no significa que todos puedan ver lo que hay en esas carpetas; cualquier miembro puede añadir o eliminar a otros de cualquier carpeta en la que se tenga acceso de edición.
Grupos
Los miembros de un equipo pueden crear grupos administrados por usuarios si su administrador lo permite:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.
- Haz clic en el botón junto al nombre de tu equipo: Grupos y miembros.
- Haz clic en Crear grupo.
- Introduce el nombre de tu grupo.
- Este es el nombre que verán todos los miembros del equipo. Como responsable del grupo, puedes modificar el nombre del grupo cuando quieras.
- Haz clic en Crear grupo.
Más información sobre cómo añadir y eliminar a miembros de un grupo
Compartir según tu propio criterio
Con Dropbox puedes decidir cómo prefieres compartir tus archivos y carpetas más importantes.
Si necesitas que alguien revise tu trabajo, puedes darle acceso de edición a tu carpeta compartida. Sin embargo, si no quieres que otros puedan editar tus documentos, lo que puedes hacer es compartir enlaces. Así solo tendrán acceso de lectura a los archivos.
Así ya no tendrás que preocuparte por la seguridad de tus archivos. Otra forma de compartir tus archivos de forma segura es dar acceso a ellos únicamente a ciertas personas (a esto lo llamamos “uso compartido autenticado”). De este modo, los destinatarios verán limitada su capacidad para compartir dichos archivos y tendrán que iniciar sesión para acceder a ellos.
Con tantas opciones a tu alcance, puedes compartir a tu manera y con tus propias condiciones.
Más seguridad (todavía)
Cuando tratas materiales confidenciales o especialmente sensibles, tienes diferentes opciones a la hora de controlar el acceso a los contenidos. Puedes decidir quién puede ver un enlace compartido, así como añadir contraseñas y fechas de caducidad a los enlaces.
Otra forma de controlar el acceso a los archivos compartidos es especificar qué personas tienen acceso a estos. Para ello, haz clic en el botón Compartir en dropbox.com, la aplicación para escritorio o la insignia de cualquier archivo de Microsoft Office guardado en Dropbox. Después, introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras conceder acceso.
A esta forma de compartir la llamamos “uso compartido autenticado”. Esto implica que la persona con la que compartas contenido deberá tener una cuenta de Dropbox y haber iniciado sesión para acceder al archivo.
Tutoriales para compartir y colaborar
Consulta estos tutoriales para aprender a colaborar y compartir tus archivos.
Comparte y vencerás
Una de las primeras cosas que deberías hacer cuando empiezas a colaborar con un miembro del grupo es una carpeta compartida. Así podrás asegurarte de que todo el mundo tiene acceso a lo que necesita y de que trabajan sincronizados.
Compartir carpetas y configurar permisos
Una buena forma de colaborar es conceder acceso a tus carpetas de Dropbox. ¿Quieres aprender a hacerlo?
Compartir enlaces y configurar permisos
Si solo quieres que tu equipo vea un archivo concreto, comparte un enlace y no la carpeta entera.
Compartir contenido dentro de carpetas de equipo
Cuando incluyes contenido en una carpeta de equipo se comparte automáticamente con cualquiera que acceda a la carpeta de equipo. También es fácil compartir el contenido con personas que no formen parte de tu equipo.
Consejos y sugerencias sobre las opciones para compartir
¿Quieres mover o cambiar de nombre una carpeta compartida? ¿Saber cuál es la mejor manera de estructurar tus carpetas para organizarte mejor?
Preguntas frecuentes
¿Tienes alguna pregunta sobre cómo compartir o colaborar con tu equipo? Es probable que tengamos la respuesta. Si tienes alguna pregunta no incluida aquí, ve a help.dropbox.com para obtener más respuestas.
¿Puedo dejar de compartir una carpeta?
Sí, es posible. Cuando dejas de compartir una carpeta, puedes decidir si los miembros pueden conservar una copia de la misma.
Mi enlace compartido ya no funciona. ¿Por qué?
Hay varias razones que pueden provocar que un enlace no funcione. Por ejemplo, puede que este haya caducado, que el propietario haya cambiado la configuración del mismo o que no hayas iniciado sesión en Dropbox. Los enlaces autenticados requieren que los lectores inicien sesión.
He añadido una carpeta a la que ya no quiero ni necesito acceder. ¿Cómo me deshago de ella?
Es muy fácil. Primero, inicia sesión en dropbox.com y selecciona Compartido en la barra lateral izquierda. En la pestaña Carpetas , desliza hacia abajo el cursor hasta la carpeta en cuestión y selecciona los tres puntos (…) junto a la carpeta. Después, haz clic en Eliminar de Dropbox .
No borres la carpeta. Recuerda que cualquier acción que lleves a cabo en la carpeta afectará a todos con los que esté compartida, incluso su eliminación.
Compartir desde el Explorador de archivos o el Finder
También puedes compartir directamente desde el escritorio. Solo tienes que hacer clic con el botón derecho en la carpeta y seleccionar “ Compartir ”.
Compartir en dropbox.com
El procedimiento es el mismo en dropbox.com. Sitúa el cursor sobre el archivo que quieras compartir y haz clic en el botón “ Compartir ” de la derecha.
Añadir la carpeta compartida de otra persona
Si alguien te invita a una carpeta compartida, recibirás una invitación por correo electrónico y una notificación en la bandeja o en la barra de menús.
Añadir la carpeta
Añade la carpeta a tu cuenta de Dropbox para empezar a colaborar con tu equipo.