Organizar los archivos y las carpetas del equipo en Dropbox
Descubre cómo organizar los archivos y las carpetas de tu equipo para que todos puedan encontrar rápidamente la información, trabajar con la versión más reciente y mantener los proyectos funcionando sin problemas.
7 min de lectura
Los proyectos pequeños casi siempre acaban creciendo.
A medida que más personas aportan su granito de arena, los archivos empiezan a multiplicarse. Aparecen nuevas carpetas, se actualizan documentos y los equipos necesitan una forma sencilla de mantenerlo todo organizado.
Tener una estructura de carpetas clara ayuda a que todo el mundo sepa dónde va el trabajo, por lo que resulta más fácil encontrar información, evitar archivos duplicados y tenerlo todo coordinado a medida que evolucionan los proyectos.
En este módulo, aprenderás a organizar el contenido de tu equipo en Dropbox y a crear un espacio de trabajo que todos puedan usar fácilmente.
Organizar el trabajo en un único lugar
Cuando todo el mundo guarda el trabajo en el mismo lugar, es más fácil encontrar información, evitar archivos duplicados y mantener los proyectos en marcha.
Dropbox ofrece a tu equipo un espacio de trabajo compartido donde los archivos se mantienen organizados y accesibles durante todo el proyecto.
El primer paso es elegir la carpeta adecuada para el trabajo que estás haciendo.
Carpetas personales
Tu carpeta personal es tu propio espacio dentro de la cuenta del equipo. Úsala para guardar el trabajo que aún no tengas que compartir con tu equipo, como borradores o proyectos en curso.
Carpetas compartidas
Una carpeta compartida permite a las personas seleccionadas acceder a los mismos archivos.
Utiliza las carpetas compartidas cuando necesites colaborar con compañeros de equipo específicos. Si compartes una carpeta de tu carpeta personal, solo se compartirá el contenido que selecciones.
Las carpetas de equipo
Las carpetas de equipo se utilizan para el contenido que pertenece a un equipo, departamento, grupo o proyecto.
Una carpeta del equipo se puede compartir con todo el equipo, con grupos seleccionados o con personas concretas. Solo ves las carpetas del equipo y el contenido al que tienes acceso.
Usa las carpetas del equipo para los recursos compartidos, la documentación del departamento, los archivos de los proyectos y las plantillas.
Hábito para el trabajo
Guarda la información que pertenece a todo el equipo en una carpeta del equipo y no en la de una persona. Así, será más fácil encontrar y mantener los recursos importantes a lo largo del tiempo.
Crear una estructura de carpetas que tu equipo pueda seguir
Tener una estructura de carpetas coherente ayuda a que todo el mundo sepa dónde van los archivos y facilita la consulta de los proyectos a medida que crecen.
Organizar las carpetas por proyecto, cliente o departamento suele ser más eficaz que agrupar los archivos por tipo.
Mejores prácticas
Acordad una estructura sencilla que tu equipo pueda seguir.
Utiliza nombres claros y coherentes en las carpetas.
Añade subcarpetas cuando sea difícil moverse por una carpeta.
Guarda los archivos en el lugar correcto mientras trabajas.
Elimina periódicamente los archivos duplicados y el contenido que tu equipo ya no necesita.
Para obtener más orientación, consulta estos consejos sobre la gestión de archivos digitales.
Ejemplo
Tu equipo de RR. HH. está preparando su plan de contratación.
Crea una carpeta de proyecto con secciones claramente organizadas para presupuestos, roles y departamentos, de modo que todos sepan dónde encontrar y guardar la información que necesitan.
Subir los archivos de tu equipo
Una vez que tu estructura de carpetas esté lista, puedes empezar a añadir contenido.
Subir archivos y carpetas
Abre la carpeta en la que quieras añadir contenido.
Haz clic en Subir.
Elige Archivos o Carpeta.
Selecciona el contenido que quieres subir.
Espera a que termine la subida.
Cuando se complete la subida, comprueba que tus archivos estén almacenados en la ubicación correcta para que las personas de tu equipo los encuentren fácilmente.
Encuentra los archivos rápidamente
A medida que tu equipo añada más contenido a Dropbox, es posible que no siempre recuerdes exactamente dónde está almacenado un archivo.
Utiliza la búsqueda de Dropbox para encontrar archivos por nombre y acota los resultados con filtros cuando busques algo específico.
Hábito para el trabajo
Utiliza nombres de archivo claros y filtros de búsqueda para encontrar lo que necesitas en lugar de revisar las carpetas una por una.
Mantener una versión compartida
Cuando varias personas trabajan en el mismo proyecto y hay copias separadas, puede ser difícil averiguar qué archivo está actualizado.
Guarda los archivos del proyecto en la carpeta compartida o de equipo acordada y trabaja con esos archivos en lugar de descargar, cambiar de nombre y subir nuevas copias.
¿Para qué le sirve esto a tu equipo?
Para encontrar el archivo actual.
Para mantener juntos los cambios de todo el mundo.
Para evitar el trabajo duplicado.
Hábitos para el trabajo
Actualiza el archivo compartido existente en lugar de crear una copia nueva.
Usa el historial de versiones si necesitas volver a una anterior.
Guarda los archivos que sean propiedad del equipo en la carpeta del equipo correspondiente.
Mueve los archivos inactivos a la ubicación de archivo que haya acordado tu equipo.
Sigue la estructura de carpetas y las convenciones de nomenclatura de tu equipo.
Comprobar si tus archivos están actualizados
Cuando la aplicación para escritorio de Dropbox está abierta y tienes conexión a internet, tus cambios se sincronizan en todos los dispositivos en los que utilizas Dropbox.
Por tanto, todas las personas con acceso pueden ver los últimos cambios en dropbox.com, en la aplicación para escritorio o desde la aplicación móvil.
En el Explorador de archivos o en el Finder, los iconos de sincronización te ayudan a comprobar rápidamente si un archivo o una carpeta aún se están sincronizando o están actualizados.
Hábito para el trabajo
Si no ves un cambio reciente, comprueba el estado de sincronización y la conexión a internet antes de crear otra copia.
Elegir qué carpetas aparecen en tu ordenador
A medida que añadas más contenido a Dropbox, es posible que tengas acceso a carpetas que no necesitas en todos los ordenadores que usas.
La sincronización selectiva es una opción de la aplicación para escritorio de Dropbox que te permite elegir qué carpetas se guardan en el disco duro de tu ordenador.
Cuando eliminas una carpeta mediante la sincronización selectiva, se queda en tu cuenta de Dropbox y sigue estando disponible en dropbox.com. Simplemente deja de aparecer en la carpeta de Dropbox de ese ordenador.
Tus preferencias respecto a la sincronización selectiva solo se aplican al ordenador en el que las selecciones.
Usar la sincronización selectiva
Selecciona el icono de Dropbox que encontrarás en la barra de tareas en Windows o en la barra de menús en Mac.
Selecciona tu avatar.
Selecciona Preferencias y, a continuación, Sincronizar.
Selecciona Modificar junto a la configuración de la sincronización selectiva.
Selecciona las carpetas que quieres conservar en tu ordenador.
Elimina las carpetas que no necesitas en ese ordenador.
Selecciona Actualizar.
¿Sincronización selectiva o solo online?
Ambas opciones pueden ayudarte a gestionar el espacio en el disco duro, pero funcionan de forma diferente.
Usa la sincronización selectiva cuando no necesites que una carpeta completa aparezca en un ordenador en particular.
Marca un archivo o una carpeta como solo online cuando quieras que siga apareciendo en tu carpeta de Dropbox sin ocupar mucho espacio en el disco duro.
Hábito para el trabajo
Mantén las carpetas que usas habitualmente sincronizadas con tu ordenador y utiliza la sincronización selectiva para las que no necesitas en tu unidad local. De ese modo, podrás ahorrar espacio en el disco duro y mantener tu zona de trabajo en el escritorio ordenada.
Ahora ya sabes cómo organizar el contenido de tu equipo, elegir el tipo de carpeta adecuado, crear una estructura de carpetas clara, subir archivos y mantener los proyectos organizados en torno a una única carpeta compartida.