Gruppen

Gruppen ermöglichen es Ihnen, die Mitglieder Ihres Team zu organisieren. Anstatt Dateien oder Ordner einzeln mit jeder Person zu teilen, können Sie sie mit einer Gruppe teilen, um automatisch Zugriff auf den Inhalt zu gewähren. Das ist der Tab „Gruppen“, auf dem wir alle im Team vorhandenen Gruppen sehen und verwalten können.

Gruppen sind beispielsweise praktisch für Abteilungen, geografische Standorte oder Fächer (für Schulklassen oder Lerngruppen an Hochschulen). Sie können ganz einfach verschiedene Listen von Personen erstellen, um diesen bestimmte Inhalte zukommen zu lassen.

Bei der Erstellung einer Gruppe kann ein Admin zwischen zwei Arten auswählen: unternehmensverwaltete Gruppen, bei denen Admins Mitglieder hinzufügen oder entfernen, oder nutzerverwaltete Gruppen, bei denen die Nutzer neue Mitglieder genehmigen und bestehende Mitglieder die Gruppe jederzeit verlassen können. Wir wollen eine Gruppe namens „Forschung“ erstellen.

Für das Erstellen von Gruppen und das Hinzufügen und Verwalten von Mitgliedern eignen sich oft Drittanbieteranwendungen wie Okta oder Azure. Das Vorgehen ist ähnlich wie im Tab „Mitglieder“.

Sobald eine Gruppe erstellt wurde, können Sie jederzeit die vorhandenen Mitglieder verwalten, den Gruppennamen ändern oder den Verwaltungstyp zwischen unternehmensverwaltet und nutzerverwaltet wechseln. Jetzt wollen wir das Mitglied „Bob“ hinzufügen. Wenn Sie ein Mitglied entfernen möchten, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über dessen Leiste und klicken Sie auf das „x“. Dadurch wird der Zugriff auf alle Inhalte widerrufen, auf die die Person als Gruppenmitglied Zugriff hatte. Wenn Sie den Gruppennamen ändern möchten, wählen Sie „Gruppe bearbeiten“. Wenn Sie die Option „Diese Gruppe soll von einem Nutzer verwaltet werden“ auswählen, werden Sie aufgefordert, den Namen eines Teammitglieds einzugeben, das zum Manager dieser Gruppe werden soll. Diese Person muss kein Admin in Ihrem Team sein.

Der Hauptunterschied zwischen einer unternehmensverwalteten Gruppe und einer nutzerverwalteten Gruppe besteht darin, dass eine unternehmensverwaltete Gruppe dem Admin etwas mehr Kontrolle verleiht. Admins entscheiden, wer Teil der Gruppe ist und wer letztendlich Zugriff auf die Inhalte hat. Nutzerverwaltete Gruppen eignen sich beispielsweise hervorragend für die gemeinsame Arbeit an kreativen Inhalten, wenn Sie unkompliziert zusätzliche Mitglieder hinzufügen und das Team organisch erweitern möchten.

Gehen wir nun zum Tab „Inhalt“ und versuchen, eine Gruppe einem Team-Ordner zuzuweisen. Wie Sie hier sehen können, habe ich einen Ordner „Labor“ mit einer Standardgruppe namens „Alle bei“. Dieser Standardgruppe werden alle aktuellen Teammitglieder und neuen Mitglieder automatisch hinzugefügt, sobald sie beitreten. Jetzt entfernen wir diese Gruppe und fügen die eben erstellte Gruppe „Forschung“ hinzu.

Wenn wir in den Ordner „Labor“ gehen, sehen wir, dass die Mitglieder dieser Gruppe jetzt Mitglied der drei Unterordner sind. Weiter geht's zu „WestLab“. Anstatt die zusätzlichen Mitglieder einzeln zum Ordner „WestLab“ hinzufügen zu müssen, können wir einfach „Lab West“ eingeben. Dies vereinfacht die Verwaltung und stellt sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf den Inhalt erhalten.