Dropbox Paper

Was ist Dropbox Paper?

Dropbox Paper ist ein flexibler Online-Arbeitsbereich für Dokumente in Dropbox, in dem Sie und Ihre Mitarbeitenden Inhalte in Echtzeit gemeinsam erstellen, bearbeiten und freigeben können. Dropbox Paper ist für Arbeiten in der Anfangsphase wie Besprechungsnotizen, Projektpläne und Brainstormings konzipiert und ermöglicht es Ihnen, Text, Bilder, Medien und Aufgaben in einem einzigen, für alle freigegebenen Dokument zusammenzuführen, damit Sie Ideen, Entscheidungen und Folgemaßnahmen an einem zentralen Ort aufbewahren können.

Ein Paper-Dokument ist eine flexible Arbeitsfläche, auf der Sie Folgendes tun können:

• Notizen und Entscheidungen festhalten.

• Bilder, Dateien und Codeblöcke hinzufügen.

• Checklisten verwenden, um Aufgaben nachzuverfolgen.

• Kommentare hinzufügen und andere Nutzer erwähnen, damit Diskussionen direkt in der Nähe der Arbeit geführt werden.

Wo werden meine Paper-Dokumente gespeichert?

Es ist auch hilfreich, zu wissen, wo Paper-Dokumente in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert sind, da dies Auswirkungen darauf hat, wie Sie sie organisieren, teilen und wiederherstellen, falls etwas gelöscht wurde.

Paper-Dokumente werden als .paper-Dateien in Ihren Dropbox-Ordnern zusammen mit Ihren anderen Inhalten gespeichert. Sie können sie wie alle anderen Dateien verschieben, umbenennen und kopieren, und sie werden in den Suchergebnissen angezeigt.

Sie können auch den speziellen Bereich „Paper Home“ verwenden, um die zuletzt verwendeten Paper-Dokumente und mit einem Sternchen markierte Paper-Dokumente zu finden und nach Paper-Dokumenten zu suchen. Um von dropbox.com aus zur Paper-Startseite zu gelangen, wählen Sie über das Rastersymbol die Option Paper aus.

Ein Paper-Dokument auf dropbox.com erstellen

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie Ihr Paper-Dokument speichern möchten.

3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Neu.

4. Wählen Sie in den Dokumentoptionen die Option Dropbox Paper-Dokument aus.

5. Geben Sie Ihrem Dokument einen Namen und beginnen Sie dann zu schreiben.

Die .paper-Datei wird in diesem Ordner zusammen mit Ihren anderen Inhalten angezeigt und ist auch auf der Paper-Startseite zu finden.

Wenn Sie Überschriften hinzufügen, erstellt Paper am Rand automatisch ein Inhaltsverzeichnis. Dadurch lassen sich längere Dokumente leichter überfliegen, und Sie können direkt zu dem Abschnitt springen, den Sie benötigen.

Sie können auch einfache Schrägstrichbefehle eingeben, um während der Eingabe Elemente hinzuzufügen, ohne die Tastatur zu verlassen, darunter:

• Überschriften, Listen, Tabellen und Zeitachsen zum Organisieren von Informationen wie Roadmaps, Eigentümer und Termine.

• Codeblöcke und Zitate, damit technische Codeausschnitte und wichtige Aussagen leicht zu erkennen sind.

• Medieneinbettungen für Bilder, Audio und Video, die Referenzmaterial und Aufnahmen im Kontext behalten.

Die komplette Liste der Tastenkombinationen sehen Sie, wenn Sie auf das Tastatursymbol rechts unten im Paper-Dokument klicken.

Vorlagen

Wenn Sie häufig ähnliche Dokumente erstellen, können Sie mit Vorlagen Zeit sparen. Mit diesen können Sie ein einheitliches Layout beibehalten und sich auf das Einfügen der Inhalte konzentrieren, anstatt das Dokument jedes Mal neu zu erstellen.

Vorlagen werden häufig für Folgendes verwendet:

• Strukturierte Besprechungsnotizen, bei denen Sie jedes Mal die gleichen Abschnitte haben möchten.

• Projektpläne, in denen Meilensteine, Verantwortliche und Termine nachverfolgt werden.

• Brainstorming-Sitzungen, bei denen Aufforderungen und klar definierte nächste Schritte von Vorteil sind.

Mit Vorlagen können Sie eine Version einer Struktur beibehalten und sie wiederverwenden, wenn Sie dieses Format erneut benötigen.

In Paper können Sie Folgendes tun:

• Mit einer vorgefertigten Vorlage für gängige Szenarien beginnen.

• Ein bestehendes Dokument in eine Vorlage verwandeln, um Ihre eigene Struktur wiederzuverwenden.

Ein Paper-Dokument in eine Vorlage verwandeln

Wenn Sie bereits ein Dokument mit der gewünschten Struktur haben, können Sie es in eine wiederverwendbare Vorlage verwandeln.

So erstellen Sie eine Vorlage aus einem Paper-Dokument:

1. Öffnen Sie das Paper-Dokument, das Sie in eine Vorlage verwandeln möchten.

2. Klicken Sie im Dokument auf Weitere Optionen (die Ellipse).

3. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern.

Paper erstellt eine Vorlage auf der Grundlage des aktuellen Inhalts und Layouts des Dokuments. Sie können die Vorlage weiterhin bearbeiten, und alle zukünftigen Dokumente, die Sie auf ihrer Grundlage erstellen, verwenden dann die aktualisierte Struktur. Änderungen an der Vorlage haben keine Auswirkungen auf Dokumente, die Sie bereits erstellt haben.

Dropbox bietet eine Paper-Vorlagenbibliothek, in der Sie Vorlagen durchsuchen und in Ihrem Konto speichern können. Gespeicherte Vorlagen werden als .papert-Dateien angezeigt, und Dokumente, die Sie auf ihrer Grundlage erstellen, werden als .paper-Dateien in den Ordnern Ihrer Wahl gespeichert.

So arbeiten Sie mit Vorlagen in Dropbox Paper:

• Speichern Sie vorhandene Vorlagen aus der Paper-Vorlagenbibliothek in Ihrem Konto.

• Sie können .papert-Dateien wie andere Dropbox-Dateien bearbeiten, freigeben oder löschen.

• Erstellen Sie neue Dokumente aus Ihren gespeicherten Vorlagen, wenn Sie mit der Arbeit beginnen möchten.

In Paper freigeben und zusammenarbeiten

Paper ist für das Zusammenarbeiten optimiert. Anstatt separate Anhänge und Nachrichten zu versenden, können Sie Personen zu einem Dokument einladen, Inhalte in Kommentaren besprechen und Aufgaben direkt auf der Seite zuweisen.

Einladungen

Sie können bestimmte Personen zu einem Paper-Dokument einladen und festlegen, ob diese Personen Inhalte bearbeiten oder nur anzeigen können.

So laden Sie Personen über dropbox.com ein:

1. Öffnen Sie das Paper-Dokument.

2. Klicken Sie auf Teilen.

3. Geben Sie die E-Mail-Adressen oder Namen der Personen ein, die Sie einladen möchten.

4. Wählen Sie Kann bearbeiten oder Kann betrachten aus.

5. Optional: Fügen Sie eine kurze Nachricht hinzu, um den Kontext zu erläutern.

6. Klicken Sie auf Teilen, um die Einladungen zu senden.

Sie können auch einen Link zum Teilen für ein Dokument erstellen und je nach Ihren Freigabeeinstellungen und Ihrem Abo festlegen, wer ihn öffnen kann. Weitere Einzelheiten zu freigegebenen Links und Berechtigungen, die auch für Paper-Dokumente gelten, finden Sie im Modul „Freigabe“ weiter oben in diesem Kurs.

So fügen Sie einen Kommentar hinzu:

1. Markieren Sie den Text oder bewegen Sie den Mauszeiger in die Nähe des Inhalts, den Sie kommentieren möchten.

2. Klicken Sie auf das Kommentar-Symbol am Rand oder in der Formatierungs-Symbolleiste.

3. Geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie dann auf Posten.

Kommentare werden am Rand und in einem Seitenbereich angezeigt. Sie und andere Nutzer können im selben Thread antworten, einen Kommentar als erledigt markieren, wenn das Problem behoben ist, und ihn erneut öffnen, wenn weitere Diskussionen erforderlich sind. Im Laufe der Zeit entsteht so ein übersichtlicher Verlauf von Fragen, Antworten und Entscheidungen, die alle an den richtigen Stellen im Dokument angehängt sind.

So können Sie geklärte Kommentare erneut öffnen:

1. Öffnen Sie ein Paper-Dokument.

2. Klicken Sie auf Weitere Optionen (die Ellipse).

3. Klicken Sie auf Dokumentverlauf.

4. Im Tab Kommentarverlauf finden Sie eine Liste geklärter Kommentare.

5. Blättern Sie zum gewünschten Kommentar und klicken Sie auf Erneut öffnen.

So erwähnen Sie jemanden:

1. Geben Sie im Text des Dokuments oder in einem Kommentar @ (das at-Symbol) ein.

2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse der Person.

Erwähnungen können:

• Jemanden über eine Frage oder Entscheidung informieren.

• Auf einen bestimmten Abschnitt eines Dokuments aufmerksam machen.

• Anzeigen, wer für einen Punkt der Checkliste verantwortlich ist.

Aufgaben

Checklisten in Paper dienen als einfache Möglichkeit zur Aufgabenverfolgung, sodass Sie Notizen in klare nächste Schritte umwandeln können, ohne ein separates Tool zu verwenden. Nach einem Kundengespräch können Sie beispielsweise die Folgemaßnahmen als Checkliste im selben Dokument wie Ihre Besprechungsnotizen festhalten und dann @Erwähnungen und Datumsangaben hinzufügen, damit klar ist, wer für die jeweiligen Aufgaben verantwortlich ist.

So fügen Sie Aufgaben in einem Paper-Dokument hinzu:

1. Öffnen oder erstellen Sie ein Paper-Dokument.

2. Geben Sie in einer neuen Zeile [ ] (die linke und die rechte eckige Klammer) ein und drücken Sie die Leertaste, um ein Aufgabenfeld zu erstellen.

3. Geben Sie die Aufgabe neben das Feld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

4. Fügen Sie eine @-Erwähnung hinzu, um die Aufgabe zuzuweisen.

5. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen.

Sie können auch eine Checkliste mithilfe von Befehlen zum schnellen Hinzufügen einfügen. Geben Sie in einer neuen Zeile /todo ein, drücken Sie die Eingabetaste und fügen Sie dann Inhalte hinzu.

Paper-Dokumente exportieren

Manchmal müssen Sie ein Paper-Dokument außerhalb von Dropbox verwenden, z. B. um es als E-Mail-Anhang zu versenden, in ein anderes System zu integrieren oder eine unveränderliche Version zu teilen. Möglicherweise benötigen Sie auch eine saubere Kopie, die Sie in einem Meeting vorlegen können.

Mit Paper können Sie Dokumente in gängigen Formaten exportieren, während die ursprüngliche Paper-Version für die weitere Zusammenarbeit erhalten bleibt. Dies können Sie über Ihren Browser auf dropbox.com erledigen.

Sie können ein Paper-Dokument in den folgenden Formaten exportieren:

• Microsoft Word-Datei (.docx)

• Markdown-Datei (.md)

• PDF-Datei (.pdf)

So exportieren Sie ein Paper-Dokument:

1. Öffnen Sie das Dokument auf dropbox.com, damit es im Paper-Editor in Ihrem Browser angezeigt wird.

2. Öffnen Sie im Dokument Weitere Optionen (die Ellipse).

3. Klicken Sie auf Exportieren.

4. Wählen Sie ein Dateiformat aus und klicken Sie auf Herunterladen.

5. Klicken Sie auf Herunterladen.

Für das Exportieren gilt:

• Eingebettete Inhalte wie Videos oder Audioplayer werden möglicherweise als Links und nicht als vollständige Vorschauen angezeigt.

• Einige Layouts, wie etwa komplexe Tabellen oder Zeitachsen, können in der exportierten Version etwas anders aussehen.

Paper-Dokumente verschieben, kopieren und migrieren

In einem vorherigen Modul haben Sie gesehen, wie Sie normale Dateien und Ordner in Dropbox verschieben, umbenennen und kopieren können, um für Ordnung in Ihren Projekten zu sorgen. Hier gelten die gleichen Grundsätze: Sie entscheiden weiterhin, wo sich die Dateien befinden, welche Namen sinnvoll sind und wann es hilfreich ist, eine zweite Kopie aufzubewahren.

Jedes Paper-Dokument wird in Ihren Dropbox-Ordnern als .paper-Datei angezeigt. Sie können:

• Eine .paper-Datei über dropbox.com, die Desktop-App oder die mobile App in einen anderen Ordner verschieben.

• Eine .paper-Datei umbenennen. Der Dokumenttitel wird entsprechend dem neuen Namen aktualisiert.

• Eine Kopie einer .paper-Datei erstellen, um ein separates Dokument mit demselben Ausgangsinhalt zu erstellen.

Diese Optionen sind nützlich, wenn Sie ältere Projekte zusammenführen, langfristiges Referenzmaterial in ein anderes Tool verschieben oder ein lokales Archiv außerhalb von Paper führen möchten.

Wiederherstellung und Versionsverlauf für Paper-Dokumente

Wenn mehrere Personen ein Paper-Dokument bearbeiten, ist es hilfreich zu wissen, dass Sie sehen können, welche Änderungen vorgenommen wurden, und dass Sie in vielen Fällen zu einem früheren Zustand zurückkehren können. In einem vorherigen Modul haben Sie gesehen, wie der Dropbox-Versionsverlauf und die Seite „Gelöschte Dateien“ bei normalen Dateien funktionieren. Paper basiert auf einem ähnlichen Konzept, verwendet jedoch eigene Verlaufs- und Wiederherstellungstools, da es sich um einen webbasierten Editor und nicht um einen Standard-Dateityp handelt.

In einem Paper-Dokument können Sie den Dokumentenverlauf öffnen, um:

• Zu sehen, wer das Dokument wann bearbeitet hat.

• Frühere Versionen durchzugehen und bei Bedarf eine ältere Version wiederherzustellen.

• Änderungen und im Laufe der Zeit geschlossene Kommentare zu überprüfen und die Schließung von Kommentaren aufzuheben, wenn Sie einen Thread erneut öffnen möchten.

Wenn Sie eine Änderung vornehmen, die Sie später bereuen, können Sie über das Fenster für den Dokumentverlauf eine vorherige Version wiederherstellen. Nachdem Sie eine ältere Version wiederhergestellt und dann bearbeitet haben, können Sie nicht mehr zu der neueren Version zurückkehren, die Sie ersetzt haben. Daher ist es ratsam, den Vorgang noch einmal zu überprüfen, bevor Sie fortfahren.

Gelöschte Paper-Dokumente wiederherstellen

Wenn Sie ein Paper-Dokument löschen, wird es zusammen mit Ihren anderen gelöschten Inhalten auf der Seite „Gelöschte Dateien“ angezeigt, wo Sie es während des Wiederherstellungszeitraums wiederherstellen können. Die Dauer dieses Wiederherstellungszeitraums hängt von Ihrem Abo ab.

Wenn Sie ein Paper-Dokument endgültig löschen, wird es aus diesen Wiederherstellungsansichten entfernt. Wenn Sie also nicht sicher sind, ob Sie ein Dokument noch einmal benötigen werden, ist es sicherer, es zuerst normal zu löschen und es erst dann endgültig zu löschen.

Paper-Dokumente auf Ihrem Smartphone bearbeiten

Paper funktioniert am besten in einem vollständigen Browser auf einem Computer. Sie können Dokumente jedoch auch über Ihr Smartphone öffnen, überprüfen, freigeben und kleinere Aktualisierungen vornehmen, wenn Sie unterwegs arbeiten müssen. Auf Mobilgeräten besteht der Hauptunterschied darin, wie Sie auf Ihre Dokumente zugreifen, was davon abhängt, ob Ihr Konto die alte oder die neue Version von Dropbox Paper verwendet.

Sie können über die mobile Dropbox-App auf Ihre Paper-Dokumente zugreifen und sie in einem mobilen Browser weiter bearbeiten.

Auf Ihrem Smartphone können Sie:

• Die mobile Dropbox-App öffnen und Start oder Dateien aufrufen, um Ihr Dokument zu finden.

• Auf die Paper-Datei tippen, die Sie öffnen möchten, damit Dropbox sie zum Betrachten laden kann.

• In Ihrem mobilen Browser fortfahren, um Text zu bearbeiten und Kommentare hinzuzufügen, sofern diese Funktion unterstützt wird.

• Die Option Teilen in der mobilen Dropbox-App nutzen, um andere Personen einzuladen oder einen Link zu kopieren.

Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Browser auf Ihrem Smartphone öffnen, sich bei Ihrem Dropbox-Konto anmelden und das Paper-Dokument direkt im Web-Editor öffnen.

Hinweis: Die mobile Dropbox Paper-App wurde am 9. Oktober 2025 eingestellt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfecenter.

Sie sollten in der Lage sein, vor einem Anruf schnell die Meeting-Notizen einzusehen, nach einer Diskussion eine Checkliste zu aktualisieren oder einen Freigabelink für eine andere Person abzurufen, ohne zu Ihrem Computer zurückkehren zu müssen.

In diesem Modul haben Sie erfahren, was Dropbox Paper ist, wie Sie Dokumente erstellen und formatieren, Vorlagen verwenden und mithilfe von Kommentaren, Erwähnungen und Aufgaben zusammenarbeiten sowie wie Sie Dokumente exportieren, verschieben und wiederherstellen können. Von hier aus können Sie jedes Modul erneut aufrufen, um eine bestimmte Fähigkeit zu vertiefen, oder damit beginnen, das Gelernte zu kombinieren, um Ihre eigenen Workflows für Dateien, Freigaben, Mobilgeräte und Paper zu erstellen.