Como gerenciar o acesso da minha equipe ao Dropbox?
Não importa o tamanho da sua equipe, como administrador de equipe do Dropbox, você tem várias opções para gerenciar o acesso ao Dropbox.
13 Leitura de minutos
Gerenciamento facilitado
O Dropbox Business facilita o gerenciamento de usuários, quer você esteja adicionando ou removendo membros de sua equipe.
Gerenciar membros em comparação com grupos
Se você tem uma equipe grande, criar grupos personalizados é uma ótima maneira de organizar os membros da equipe. Na seção de Administração, você pode gerenciar permissões para garantir que apenas as pessoas necessárias tenham acesso a determinados arquivos, e isso pode ser aplicado a indivíduos ou grupos.
Conheça os tipos de grupos
Você pode usar dois tipos de grupos:
Grupos gerenciados pela empresa só podem ser criados por administradores. Os membros da equipe não podem entrar ou sair desses grupos voluntariamente.
Os grupos gerenciados por usuários são ativados como padrão e podem ser criados por administradores e membros da equipe. As pessoas podem solicitar a participação ou sair dos grupos voluntariamente. Tanto os administradores quanto os gerentes de grupo podem adicionar ou remover membros de um grupo.
Os administradores podem desabilitar grupos gerenciados por usuários na seção de Administração ou convertê-los em grupos gerenciados pela empresa quando precisarem assumir o controle.
Gerenciar membros
Quando se trata de gerenciar os membros da sua conta de equipe do Dropbox, você tem vários controles ao seu dispor.
Você pode:
Redefina senhas.
Suspenda ou exclua membros.
Acesse registros de atividades individuais. Para fazer isso, clique em Membros na seção de Administração.
Veja o que cada um está fazendo
Como administrador, o registro de atividades é seu melhor amigo. Aqui, você fica sabendo o que está acontecendo com todos os membros da sua conta. Isso inclui quando, o que e com quem os membros compartilham, quando entram nas contas ou alteram senhas e quando vinculam aplicativos de terceiros ou novos dispositivos. Você também consegue ver quando um usuário é adicionado ou removido da equipe.
Para acessar os registros de atividades, clique em Atividade na seção de Administração.
Analise o acesso dos membros com relatórios
Ao gerenciar o acesso da equipe, os relatórios ajudam a identificar o que os membros podem acessar e onde pode ser necessário fazer um acompanhamento.
Use um:
Relatório de acesso de membros para ver quais pastas um membro específico pode acessar.
Relatório de dados de membros para analisar o uso, os limites de armazenamento e o acesso a arquivos de cada membro.
Relatório de armazenamento da equipe para descobrir o que está ocupando espaço nas pastas da equipe, nas pastas compartilhadas e nas pastas dos membros.
Relatório de pastas da equipe para analisar os detalhes de armazenamento e acesso para pastas e subpastas da equipe, incluindo conteúdo ativo e arquivado.
Relatório de pastas compartilhadas para analisar detalhes de armazenamento, acesso e compartilhamento, incluindo se as pastas são internas, externas ou sem proprietário.
Observação: os relatórios disponíveis variam de acordo com sua função de administrador e o plano da equipe.
Gerenciar grupos
Com os Grupos, você pode criar listas de pessoas que precisam de acesso aos mesmos arquivos e pastas. Isso é útil principalmente para organizar os membros da equipe por departamento ou função.
Outro benefício é que você pode compartilhar pastas instantaneamente com todo o grupo e decidir se eles terão acesso de edição ou somente visualização.
Para criar e editar grupos, clique em Grupos na seção de Administração.
Conheça os tipos de grupos
Você pode usar dois tipos de grupos:
Grupos gerenciados pela empresa só podem ser criados por administradores. Os membros da equipe não podem entrar ou sair desses grupos voluntariamente.
Os grupos gerenciados por usuários são ativados como padrão e podem ser criados por administradores e membros da equipe. As pessoas podem solicitar a participação ou sair dos grupos voluntariamente. Tanto os administradores quanto os gerentes de grupo podem adicionar ou remover membros de um grupo.
Os administradores podem desabilitar grupos gerenciados por usuários na seção de Administração ou convertê-los em grupos gerenciados pela empresa quando precisarem assumir o controle.
Gerenciar membros
Quando se trata de gerenciar os membros da sua conta de equipe do Dropbox, você tem vários controles ao seu dispor.
Você pode:
Redefina senhas.
Suspenda ou exclua membros.
Acesse registros de atividades individuais. Para fazer isso, clique em Membros na seção de Administração.
Veja o que cada um está fazendo
Como administrador, o registro de atividades é seu melhor amigo. Aqui, você fica sabendo o que está acontecendo com todos os membros da sua conta. Isso inclui quando, o que e com quem os membros compartilham, quando entram nas contas ou alteram senhas e quando vinculam aplicativos de terceiros ou novos dispositivos. Você também consegue ver quando um usuário é adicionado ou removido da equipe.
Para acessar os registros de atividades, clique em Atividade na seção de Administração.
Analise o acesso dos membros com relatórios
Ao gerenciar o acesso da equipe, os relatórios ajudam a identificar o que os membros podem acessar e onde pode ser necessário fazer um acompanhamento.
Use um:
Relatório de acesso de membros para ver quais pastas um membro específico pode acessar.
Relatório de dados de membros para analisar o uso, os limites de armazenamento e o acesso a arquivos de cada membro.
Relatório de armazenamento da equipe para descobrir o que está ocupando espaço nas pastas da equipe, nas pastas compartilhadas e nas pastas dos membros.
Relatório de pastas da equipe para analisar os detalhes de armazenamento e acesso para pastas e subpastas da equipe, incluindo conteúdo ativo e arquivado.
Relatório de pastas compartilhadas para analisar detalhes de armazenamento, acesso e compartilhamento, incluindo se as pastas são internas, externas ou sem proprietário.
Observação: os relatórios disponíveis variam de acordo com sua função de administrador e o plano da equipe.
Gerenciar grupos
Com os Grupos, você pode criar listas de pessoas que precisam de acesso aos mesmos arquivos e pastas. Isso é útil principalmente para organizar os membros da equipe por departamento ou função.
Outro benefício é que você pode compartilhar pastas instantaneamente com todo o grupo e decidir se eles terão acesso de edição ou somente visualização.
Para criar e editar grupos, clique em Grupos na seção de Administração.
Conheça os tipos de grupos
Você pode usar dois tipos de grupos:
Grupos gerenciados pela empresa só podem ser criados por administradores. Os membros da equipe não podem entrar ou sair desses grupos voluntariamente.
Os grupos gerenciados por usuários são ativados como padrão e podem ser criados por administradores e membros da equipe. As pessoas podem solicitar a participação ou sair dos grupos voluntariamente. Tanto os administradores quanto os gerentes de grupo podem adicionar ou remover membros de um grupo.
Os administradores podem desabilitar grupos gerenciados por usuários na seção de Administração ou convertê-los em grupos gerenciados pela empresa quando precisarem assumir o controle.
Integre todos
Você usa o Active Directory? Perfeito! Você pode usar o Conector AD do Dropbox para provisionar, desprovisionar e gerenciar usuários e grupos no Dropbox de forma fácil.
Observação: o Conector AD do Dropbox está disponível para equipes do Dropbox nos planos Advanced ou Enterprise.
As alterações no seu Conector AD aparecem no Dropbox, mas não alteram nenhum arquivo ou conteúdo na sua conta do Dropbox. Isso também é conhecido como sincronização unidirecional.
Dica: configure uma sincronização de usuário e uma sincronização de grupo separada ao configurar o seu AD com o Dropbox. Isso oferecerá mais flexibilidade na hora de provisionar usuários.
No Dropbox, há várias maneiras de provisionar usuários além do Conector AD, como a Administração e o IAM/IdP. Escolha a que for melhor para você (e saiba que alguns desses métodos também exigem um pouco de conhecimento técnico).
Identifique-se
Se já estiver usando um provedor de gerenciamento de identidade ou tiver um Active Directory complexo e com múltiplas florestas que deseja manter, você poderá conectá-lo à sua conta do Dropbox.
Gerenciador de identidade (IDMs)
O gerenciamento de identidade oferece aos administradores um conjunto sólido de ferramentas projetadas para simplificar as operações do ciclo de vida dos usuários, incluindo a criação e remoção de contas do Dropbox.
O SSO (logon único) está disponível para equipes do Dropbox nos planos Advanced ou Enterprise.
O SSO (logon único) permite que sua equipe entre no Dropbox usando um provedor de identidade central. Isso facilita a vida dos seus usuários: eles terão uma senha a menos para lembrar. Se você já estiver usando um provedor de identidade confiável e compatível com o Dropbox, a configuração será muito fácil. Se você também gerencia o SSO (logo único) com o Cloud IDM, poderá gerenciar tudo facilmente com o seu provedor IDM.
Suspender usuário e exclusão remota
Existem duas maneiras de remover o acesso de um usuário à sua equipe do Dropbox, e essas opções podem ser acessadas pela seção de Administração.
Suspensão de usuários
A suspensão de um usuário significa que ele perderá imediatamente o acesso à conta da equipe do Dropbox e aos documentos do Paper. Apenas administradores podem remover a suspensão.
A suspensão de uma conta não libera uma licença nem exclui arquivos. A conta ainda existe, o que significa que ela continua utilizando a licença. Para liberar a licença, será necessário excluir a conta.
Exclusão remota
A exclusão remota permite excluir uma conta de equipe do Dropbox dos dispositivos vinculados de um membro da equipe. Com esse recurso, você pode excluir dados de um dispositivo, mesmo que o membro da equipe o perca.
Depois que você desvincular um dispositivo e usar a exclusão remota, esse dispositivo imediatamente interromperá a sincronização.
Restaure um usuário excluído
Você acidentalmente removeu um membro da equipe? Não queria excluir ninguém? Sem problemas!
Restaurar um membro reativa a conta com os mesmos arquivos e permissões, de modo que a conta fica exatamente como estava antes da exclusão.
É como se nada tivesse acontecido.
Observação: administradores de equipe e administradores de gerenciamento de usuários podem restaurar usuários excluídos.
Como mesclar equipes do Dropbox
Se houver mais de uma equipe do Dropbox Business em sua organização ou se você estiver trabalhando estreitamente com outra equipe, pode ser conveniente combinar essas duas equipes separadas em uma.
Como adicionar usuários atuais do Dropbox à sua equipe
Convide um membro da sua equipe como faria com qualquer novo membro. Se ele escolher entrar na equipe, será solicitado a decidir o que fazer com seus arquivos atuais: mesclá-los com a conta de equipe do Dropbox ou criar uma conta pessoal separada do Dropbox para os arquivos.
Além disso, lembre-se de que, se esse membro da equipe já fizer parte de uma equipe do Dropbox, ele não poderá ingressar em uma segunda equipe (usando o mesmo endereço de e-mail).
