Como começar como um novo administrador de uma equipe atual

Alex acaba de entrar para uma equipe de marketing dinâmica como o novo administrador do Dropbox. As responsabilidades dele incluem gerenciar a conta de equipe do Dropbox, garantir o acesso eficiente aos recursos e manter a segurança dos dados. Para se atualizar, Alex se aprofunda em várias áreas-chave:

Função de membro da equipe

Alex percebe que, antes de se aprofundar em todas as permissões extras que tem como administrador, também deve aprender os detalhes de como usar o Dropbox como membro da equipe. Seu primeiro passo é fazer o mesmo treinamento que os membros da sua equipe: o curso para membros de equipe do Dropbox.

Membros e grupos

Para um novo administrador do Dropbox como Alex, entender como gerenciar membros e grupos é fundamental para organizar e controlar o acesso dentro da conta de equipe do Dropbox.

Alex participa da sessão de treinamento em tempo real para administradores do Dropbox, na qual aprende a adicionar novos membros e a colocá-los em grupos que representam equipes funcionais, como o departamento de marketing, ou equipes multifuncionais para clientes. Uma de suas primeiras ações como administrador é criar um novo grupo para os novos estagiários.

Alex também aprende como remover membros e quando é melhor suspender um membro em vez de excluí-lo, como no caso de um estagiário que retornará à empresa em outro momento.

Registros de atividade e auditoria

Alex verifica a aba de compartilhamento externo na seção de Segurança da seção de Administração para ter visibilidade sobre quais arquivos, pastas e links compartilhados estão sendo compartilhados externamente e os detalhes de como foram compartilhados.

Ele também pode gerenciar o acesso a esses arquivos e pastas na aba de compartilhamento externo. Isso permite que ele resolva possíveis problemas, como acesso não autorizado ou exclusões acidentais de arquivos.

Alex sabe que monitorar regularmente os relatórios de atividade o ajudará a acompanhar o acesso e o compartilhamento de arquivos, facilitando a identificação de alterações inesperadas ou acessos não autorizados. Alex também responde a qualquer alerta de segurança que recebe.

Recuperação de arquivos e histórico de versões

Alex aprende como restaurar arquivos excluídos e reverter para versões anteriores de documentos.

Saber disso é muito útil quando alguém apaga acidentalmente um arquivo essencial deapresentação no dia anterior a uma reunião importante com o cliente.

Alex se familiariza com as configurações atuais da equipe. Ele verifica quem tem acesso a quê, garantindo que as permissões estejam alinhadas com a função de cada pessoa e, se necessário, faz ajustes.

Isso dá a Alex uma visão clara da estrutura do Dropbox da equipe e dos níveis de acesso atuais, além de garantir que os membros da equipe tenham o nível de acesso necessário aos arquivos sem comprometer a segurança.

Estrutura e organização das pastas da equipe

Alex trabalha com os departamentos individuais para configurar pastas específicas de equipe para novos projetos, como campanhas de mídia social e propostas para clientes.

Para melhorar a organização, Alex analisa as estruturas de pastas “atuais” e recomenda hierarquias lógicas para seus parceiros de negócios.

Ao revisar a estrutura de pastas da equipe, Alex também observa quais pastas da equipe de nível superior podem precisar de limites de armazenamento à medida que o conteúdo da equipe cresce.

Gerenciamento de armazenamento e espaço

À medida que a equipe cria mais conteúdo, Alex precisa entender o que está contribuindo para o crescimento do uso do armazenamento. Ele pode usar um relatório de armazenamento da equipe para descobrir qual conteúdo está ocupando espaço nas pastas da equipe, nas pastas compartilhadas e nas pastas privadas.

Alex também pode acessar a seção de Administração, em Informações de Armazenamento, para conferir o uso geral do armazenamento, o espaço restante e quais pastas ou membros da equipe estão ocupando mais espaço. Para ter mais detalhes, ele pode explorar relatórios de armazenamento e de membros, como o Relatório de armazenamento da equipe, o Relatório de dados dos membros e o Relatório de acesso dos membros, para desvendar os padrões de uso e acesso.

Se necessário, Alex poderá definir limites para os membros individuais da equipe. Ele também pode definir limites de armazenamento para pastas da equipe de nível superior para ajudar departamentos, projetos ou funções de negócios a gerenciar o armazenamento de forma mais previsível.

Para proteger os dados da equipe, Alex pesquisa maneiras de alinhar melhor as configurações com as políticas de segurança da empresa onde trabalha. Ele implementa a autenticação de dois fatores para todos os membros da equipe. Ele também configura políticas de senha para aumentar a segurança da conta.

Essa abordagem permite que novos administradores do Dropbox, como Alex, aprendam gradualmente as tarefas essenciais, enquanto criam valor imediato para suas equipes.