Dropbox を使って作業を効率化する

どのプロジェクトにおいても、必ず反復的な作業が生じるものです。

さまざまな人々からファイルを収集したり、公開前にコンテンツを確認したりするだけでなく、最終的な成果物を送信し、新規プロジェクトのたびに同じタスクを繰り返し行わなければならないかもしれません。

適切なツールを活用すれば、こうした日々のワークフローを簡素化して、チームによる業務の管理時間を短縮し、より多くの時間を業務の遂行に充てられるようになります。

このモジュールでは、一般的なタスクを効率化し、チームの日々の仕事の進め方に役立つ Dropbox の機能について学びます。ご利用のプランやチームの管理者設定によって、一部の機能が異なる場合があります。

ファイルを収集する

多くの作業は、他の人々から情報を集めることから始まります。

お客様のドキュメント、請負業者からの写真、チームメンバーからのプレゼン資料など、どのようなファイルであっても、Dropbox のファイルリクエストを使用すれば、Dropbox アカウントを持っていない相手からでも、指定したフォルダ上にシンプルな方法で直接ファイルをアップロードしてもらうことができます。

例

あるイベントコーディネーターは、10 人の講演者からプレゼンテーションのスライドを受け取る必要があります。

この場合、全員にファイルをメールで送信するよう頼む代わりに、ファイルリクエストを作成します。各講演者がそれぞれプレゼンテーションをアップロードすると、すべてのファイルが自動的に同じ Dropbox フォルダに保存されます。

作業習慣

複数人からファイルを収集する必要があるものの、保存先フォルダへのアクセス権を付与したくない場合は、ファイルリクエストを選択してください。

クリエイティブな作業をレビューする

動画や画像、その他のクリエイティブな作業に関してフィードバックをもらう必要がある場合は、Dropbox Replay を使用して、レビューとコメントをコンテンツと連動させましょう。

Dropbox Replay を使用すれば、レビュー担当者は動画、画像、音声プロジェクトにコメントや画面上の注釈をつけることができます。そのため、変更すべき箇所を誰もが正確に把握しやすくなります。

例

マーケティングチームが製品リリース動画をレビューしている場合、

長いメールスレッドでフィードバックをやり取りする代わりに、レビュー担当者は、動画のタイムライン上に直接コメントを残せます。編集者は、変更すべき箇所を即座に確認し、次回のレビューの実施までにコンテンツを更新できます。

作業習慣

レビュー時に、ファイルにコメントだけでなく、明確かつ視覚的なフィードバックを残す必要がある場合は、Replay を選びましょう。

Dropbox Replay でプロジェクトを作成し、レビュー担当者と共有し、1 か所でフィードバックを収集する方法をご覧ください。

完成したファイルを提出

プロジェクトが完了した際、編集可能な作業用ファイルを必ずしも共有したいわけではないでしょう。

Dropbox Transfer を使用すれば、Dropbox アカウント内の元のファイルやフォルダへのアクセス権を受信者に与えることなく、完成したファイルのコピーを送信できます。

例

デザイン会社が、お客様のブランドプロジェクトを完了したとします。

この場合、作業フォルダを共有する代わりに、Dropbox Transfer を使用して最終版のアセットを送信することが可能です。代理店側で元のプロジェクトを Dropbox に安全に保管したまま、お客様にファイルをダウンロードしてもらえます。

作業習慣

編集中のファイルではなく、最終的な成果物を送信する際は、Dropbox Transferを使用してください。

ユーザー間でファイルのやり取りを行う

誰かと共同作業する場合、共有フォルダや共有リンクを使用すれば、十分なこともあります。一方で、状況によっては、より具体的な方法でファイルの収集や送信を行う必要がある場合もあります。

何を達成すべきかを考え、そのタスクに適した選択肢を選びましょう。

ドキュメントに署名をもらう

作業が承認段階に達すると、チームには大抵の場合、次のステップに進む前に署名を得る必要が生じます。

Dropbox Sign を使用すれば、電子署名用のドキュメントを送信できます。これにより、印刷やスキャン、メールでのやり取りをせずに契約を完了させられます。

例

営業チームが最終版の顧客への提案を作成したとします。

条件に合意を得られたら、署名をもらうために契約書を送信し、署名済みのドキュメントを他の顧客ファイルと一緒に保管します。

作業習慣

ドキュメントに電子署名が必要な場合は、Dropbox Sign を選びましょう。

定型タスクを自動化する

チームが管理するプロジェクトが増えるほど、反復的な作業が増えていきます。

Dropbox のオートメーションオプションを使用すれば、自動フォルダに追加されたファイルの並べ替えや名前変更、変換を行うことができ、反復的な手作業を削減することが可能です。

例

採用チームには、毎月数百通の履歴書が送られてきます。

各ファイルを手動で並べ替える代わりに、送られてきた応募書類を自動フォルダが整理するため、採用担当者はファイルの管理ではなく、候補者の審査に専念することができます。

最適なツールを選択する

仕事の段階によって、必要なツールは異なります。まずは何を達成すべきかを見極め、そのタスクに対応する Dropbox ツールを選びましょう。

• 他のユーザーからファイルを収集する際は、ファイルリクエストを使用します。

• 動画、画像、音声プロジェクトをレビューする場合は、Dropbox Replay を使用します。

• また、完成したファイルを送信する際は、Dropbox Transfer を使用できます。

• 電子署名を依頼する際は、Dropbox Sign で行えます。

• 自動フォルダを使用すれば、繰り返し生じるファイル管理タスクを削減できます。

タスクに合ったツールを選ぶことで、業務の管理にかかる時間が減り、業務を進めることにより多くの時間を割けるようになります。

Dropbox は単なるファイルの保存場所ではありません。

チームがアイデアを整理し、協力してプロジェクトを進め、フィードバックを収集し、最高の成果を生み出す場です。

ここまで、チームによる業務の整理、共同作業、日々のタスクの効率化に役立つツールをご紹介しました。